請求業務とは？主な流れや効率化する方法をわかりやすく解説

最終更新日:2024年10月22日

多くの企業が当たり前に行っている請求業務。しかし、その役割や業務の流れ、注意点などについてあいまいな人もいるかもしれません。
そこで今回は、請求業務にありがちな課題と解決法について紹介します。自社の請求業務の内容をあらためて見つめ直し、業務のさらなる効率化を目指しましょう。

目次

• 請求業務とは、商品やサービスの対価を請求する一連の業務のこと
• 請求書には顧客からの対価を回収する重要な役割がある
• 請求業務の流れ
• 1. 請求内容の確定
• 2. 請求書の作成
• 3. 請求書の送付
• 4. 入金の確認
• 5. 消込処理
• 6. 請求書の保管
• 請求業務における注意点
• 請求書の内容に誤りはないか
• 請求書の発行や送付の漏れがないか
• 入金金額に誤りがないか
• 請求業務が抱える課題
• 請求処理に時間がかかる
• ヒューマンエラーが発生しやすい
• 請求書の管理や保管にコストがかかる
• 横領が起こりうる
• 未回収金のリスクがある
• 請求業務を効率化するには？
• 業務フローを改善する
• 請求代行サービスを導入する
• ペーパーレス化する
• システムを導入する
• 請求業務の効率化にはシステム導入が効果的
• よくあるご質問

請求業務とは、商品やサービスの対価を請求する一連の業務のこと

請求業務とは、商品やサービスの対価を顧客に請求し、代金を受け取って帳簿上の処理を行うまでの一連の業務を指します。一般的な企業は、商品やサービスを売って利益を得ることを目指して運営しています。そのため、請求業務は企業の活動を行う上で欠かせない業務といえるでしょう。
 
具体的な業務内容は、請求書の作成や送付だけにとどまりません。請求業務の中には、入金の確認・消込といった作業や、期日までに支払いがなかった場合の催促なども含まれます。

請求業務にミスや遅れが生じると、資金不足や顧客との関係悪化といった重大な問題に発展するおそれがあります。そのため、請求業務には、高い正確性と迅速な処理が必須です。限られたスケジュールの中で多くの工程をこなす必要があるため、できるだけ担当者の負担を抑えるための効率化が求められます。

請求書には顧客からの対価を回収する重要な役割がある

請求書は、商品やサービスを提供した顧客から対価を回収するという重要な役割を持っています。

法律上、請求書の発行は義務ではありません。しかし、請求書には顧客と取引内容のすり合わせを行うという重要な役割があり、トラブルを防ぐ上でも、取引を行う際は請求書を発行することが望ましいでしょう。
 
なお、請求書には、取引日時や取引内容、取引金額、支払期日といった内容が記載されています。これによって、過去の取引の内容を証明することも可能です。
例えば、「1年前に入金された10万円の内訳を知りたい」ときに、請求書を確認すればどのような支払内容だったかがすぐにわかります。自社の取引履歴を確認する上でも、税務署からの問い合わせに回答する上でも、請求書が役立つのです。

※請求書の詳細については下記記事をご覧ください

請求業務の流れ

請求業務は実際、どのような流れで行うのでしょうか。ここでは、6つのステップに分けて、請求業務の流れを解説します。それぞれのステップをできるだけ効率化することが、スムーズな処理につながります。

1. 請求内容の確定

まずは、請求金額を確定させます。契約書や納品書などを確認して、どの顧客にどのような内訳でいくら請求するのかをチェックしてください。
 
万が一、請求内容にミスがあると、顧客からの信用を失いかねません。担当者になった場合は、何を確認して請求を立てるのかをルール化して、ミスがないように進めましょう。
 
なお、請求書には、取引ごとに請求書を発行する「都度請求」と、締め日にまとめて請求する「締め請求」があります。単発の業務では都度請求が行われることもありますが、多くの企業間取引では締め請求が利用されています。

2. 請求書の作成

確定した請求内容をもとに、請求書を作成します。請求書のフォーマットに法的な規程はないため、自社に合ったテンプレートを用意しておきましょう。作成する担当者によって請求書の書式が変わることがないよう、統一しておくことが大切です。

請求書の記載項目は、下記をご確認ください。
 
＜請求書の記載項目＞
（1）請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
（2）取引年月日
（3）取引内容
（4）取引金額
（5）顧客の氏名もしくは名称（法人名など）
 
なお、2023年10月からスタートしたインボイス制度に対応するためには、下記の記載が必要です。
 
＜適格請求書（インボイス）の記載項目＞
（1）請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
（2）適格請求書発行事業者の登録番号
（3）取引年月日
（4）取引内容
（5）税抜または税込の取引金額を税率ごとに区分して合計した金額と適用税率
（6）税率ごとに区分した消費税の金額
（7）顧客の氏名もしくは名称（法人名など）
 
そのほか、支払期日や支払い時の振込手数料の負担者などについて記載する場合もあります。自社と顧客に必要な情報を精査して、記載してください。
 
また、請求書は手書きのほか、Excelや請求書発行ツールなどでの作成も可能です。見積書や注文書の内容などから請求書を自動作成できるツールを利用すると、転記ミスなどを防いで簡単に発行できます。

※インボイスの書き方の詳細については下記記事をご覧ください

3. 請求書の送付

請求書の作成が完了したら、顧客に送付します。その際に、送付先を間違えてしまうと、取引内容が漏洩してしまうおそれがあります。セキュリティインシデントに該当するため、ミスがないよう慎重に進めなければいけません。

また、請求書を送付する際は、正式なものであることを示すために、押印する場合もあります。法的な義務はありませんが、改ざんなどのリスクを考慮して、請求書への押印を義務付けている企業もあります。
 
なお、請求書は「請求書データをメールに添付する」「請求書データをクラウド上からダウンロードしてもらう」「紙の請求書を郵送する」といった方法で送付可能です。

発行した請求書の形式や利用しているツールに応じた方法で送付してください。

※請求書の送り方の詳細については下記記事をご覧ください

4. 入金の確認

請求書を送付した後は、期日までに請求内容に応じた支払いがあるかどうか、入金状況の確認を行います。このとき、入金管理表を作成して、いつまでに、どこから、いくら入金されるのかを一覧にしておくとチェックしやすいでしょう。
 
入金額が請求額と合わない場合は、翌月締め分の入金が前倒しで入っていないかといった確認を行います。自社では確認がとれない不明な差額が生じているときは顧客に確認して、返金や差額の入金といった対応をとる必要があります。
 
万が一、支払期日までに入金が確認できない場合は、顧客に状況の確認と入金の催促を行わなければいけません。ただし、入金を見落としている可能性もゼロではないため、まずは「入金を確認できておりません」といった形でお知らせをしてください。
 
電話やメール、郵送などで何度か催促をしても支払われない場合は、督促状を送ることになります。

5. 消込処理

入金を確認できたら、消込処理を行います。消込処理とは、入金記録と売掛金の残高を照合し、未回収の金額や誤差を確認する業務です。売掛金の消込処理を行った後、月次の決算や締め作業ができるようになります。

6. 請求書の保管

消込処理まで完了したら、最後に発行した請求書を正しく保管しましょう。発行した請求書の控えは、一定期間保管しなければいけません。
保管期間は、原則として法人が7年、個人が5年と定められていますが、個人でも適格請求書発行事業者や消費税課税事業者は、7年間の保存が義務付けられています。
 
なお、メール添付やクラウド上でのやりとりの際に、請求書を電子データで発行した場合は、電子帳簿保存法の保存区分である「電子取引」の要件を守る形で請求書を保存しなければなりません。また、請求書をデータで受け取った場合も同様です。

※電子帳簿保存法の詳細については下記記事をご覧ください

請求業務における注意点

請求業務では、顧客と直接やりとりをすることになります。金銭が絡む業務のため、トラブルがあると企業の信用問題に発展するおそれがあります。十分に注意して業務を行いましょう。

ここでは、請求業務を行う上で、特に気をつけるべきことについて解説します。

請求書の内容に誤りはないか

請求書の内容に誤りがあると、大きな問題につながりかねません。すでに請求済の取引を再度請求してしまっていないか、取引数量や金額などに間違いがないか、しっかり確認した上で請求書を発行しましょう。

併せて、顧客名や支払期日といった、基本的な内容の記入ミスにも注意してください。

請求書の発行や送付の漏れがないか

請求書は、基本的に自発的に発行する必要のある書類です。発行漏れや送付漏れがあると、支払いをしてもらえない可能性があるため注意してください。
 
また、送付先やメールアドレスが正しくなかったために、処理が遅れることもあります。例えば、「請求書は営業担当者が確認した後で、上司が承認して経理担当者に回す」というフローの顧客に対し、営業担当者宛ではなく経理担当者宛に請求書を送ってしまうと先方の処理が遅れます。
 
反対に「請求書は経理担当者にメール」という決まりの企業で、営業担当者に請求書を送付してしまうと、営業担当者が「経理担当者にも送られているだろう」と思い込んでしまい、経理担当者に請求書が届かないおそれがあるでしょう。
 
さらに、「請求書は5日までに到着した分を当月処理」といった規程のある企業では、送付の遅れによって翌月回しにされてしまうかもしれません。どこに、いつまでに送付するのかを整理して、ミスがないように意識しましょう。

なお、顧客から送付先の変更依頼などがあった場合は、すみやかに対応してください。

入金金額に誤りがないか

入金確認を行う際は、入金金額が請求金額と一致しているかどうかを確認しましょう。一致しない場合、下記のような可能性が考えられます。
 
＜入金金額が誤っている場合に考えられる可能性＞
・前月の未入金分や翌月請求分など、請求書の内訳以外の支払いが含まれている
・請求額から振込手数料を引いて入金されている
・1枚の請求書の内容を、2回に分けて入金している
・請求書の金額を見間違えて入金している
・二重に入金している
 
入金額が合わないときは放置せず、自社で調査をした上で顧客に確認してください。

請求業務が抱える課題

請求業務は業務内容が幅広いため、さまざまな課題を抱えています。続いては、多くの企業に共通する請求業務にまつわる5つの課題を紹介します。

請求処理に時間がかかる

請求処理には、まとまった時間がかかります。どの作業も工数を要する上、正確性を求められるため、集中して業務にあたらなければなりません。
その上、毎月決まったタイミングで請求業務が発生することが多いため業務が集中しやすく、担当者には大きな負担がかかります。

ヒューマンエラーが発生しやすい

請求金額の計算や請求書の作成、送付先の入力などを担当者が手作業で行っていると、ミスが生じやすくなります。細かい数字の入力ミスや、ちょっとした計算間違いが企業の信用問題につながる可能性もあります。

請求書の管理や保管にコストがかかる

紙で受け取った請求書や、紙で発行した請求書の控えを保管するためには、該当の書類をファイリングしてキャビネットなどに収納しなければいけません。
 
ファイリングに手間がかかるだけでなく、ファイル代、キャビネット代、倉庫の賃料といったコストを考慮する必要があります。

横領が起こりうる

請求業務を担当者が一手に担っていると、請求書の改ざんによる横領などの不正が起こるリスクが高まります。改ざんや不正が困難な会計システムを導入するか、担当者を定期的に入れ替えるといった対策が必要です。

未回収金のリスクがある

請求業務には、顧客の倒産や経営困難などを理由とした未回収金のリスクがつきまといます。
 
請求額を予定どおりの期日に回収できないと、キャッシュフローが乱れて経営危機を招きかねません。取引前に顧客の与信審査を行うとともに、日頃からの与信管理や、売掛金の保証会社の利用、督促などを利用することで、未回収金リスクの低減が見込めます。

請求業務を効率化するには？

工数が多く、課題も多い請求業務ですが、少しでも業務を効率化する方法をご紹介します。自社に合った方法を選び、担当者の負担軽減に役立ててください。

業務フローを改善する

現状の請求業務のフローや工数を見直してみましょう。特に時間がかかっている部分やミスが起こりやすい部分を洗い出し、改善することで業務の効率化が叶います。

請求代行サービスを導入する

請求代行サービスを使うことで、効率化を図ることも可能です。請求代行サービスとは、請求書の発行や発送、入金確認などを一括して請け負うサービスです。請求データを用意すればその後の対応を行ってくれるため、ミスの軽減や効率化につながります。一方で、サービスの利用には一定のコストが生じるため、注意が必要です。

ペーパーレス化する

紙で請求書のやりとりをしている企業は、ペーパーレス化することで業務効率化を目指せます。
 
電子請求書は、請求書の印刷や封入、郵送といった手間がかからず、保管スペースも不要なため、時間やコストの削減ができるでしょう。

システムを導入する

 
請求業務に対応したシステムを導入することで、請求書の発行から入金確認までの業務を自動化できます。さらに、発注データなどから自動で請求書を作成できるシステムや、銀行口座と連携して自動で消込や記帳が行えるシステムを使えば、経理業務全体の効率化につながるでしょう。

請求業務の効率化にはシステム導入が効果的

請求業務を効率化するには、自社の業務に合ったシステムの導入が効果的です。システムを導入することで、請求業務にかかる時間を削減するとともに、転記ミスや入力ミス、送付漏れといったヒューマンエラーも防止できます。
 
請求書の発行や受領をデジタル化するなら、「BtoBプラットフォーム 請求書」が便利です。会計システムや販売管理システムとのデータ連携や自動入金消込機能で、請求業務の効率化が可能です。
さらに、与信審査や代金回収、督促連絡、決済業務など、すべて含めてデジタル化するなら「BtoBプラットフォーム請求書」と併せて「掛売決済」をご活用ください。どちらもご利用いただくことで、請求業務のすべてをデジタル化し、効率化できます。

よくあるご質問

Q. 請求業務とは何ですか？

請求業務は、商品やサービスの対価を顧客に請求し、代金を受け取って帳簿処理を行うまでの一連の作業を指します。
 
詳細は「請求業務とは、商品やサービスの対価を請求する一連の業務のこと」をご覧下さい。

Q. 請求業務にはどのような課題がありますか？

請求業務には処理に時間がかかることや、ヒューマンエラーが発生しやすいことなど複数の課題があります。
 
詳細は「請求業務が抱える課題」をご覧下さい。

Q. 請求業務を効率化させる方法とは？

請求業務の効率化には、業務フローの見直し、請求代行サービスの利用、電子請求書によるペーパーレス化などがあります。
 
詳細は「請求業務を効率化するには？」をご覧下さい。