請求書の宛名の正しい書き方。意外と見落としがちなポイントは？

最終更新日:2023年12月13日

目次

• 請求書の宛名は正しく書くことが大切
• 請求書の宛名の正しい書き方ポイント5つ
• ポイント1. 略称を使わない
• ポイント2. 会社名には「御中」を付ける
• ポイント3. 担当者名には「様」を付ける
• ポイント4. 「御中」と「様」を一緒に使わない
• ポイント5. 1行に収まらない場合は改行する
• 請求書には宛名以外にも書くべき内容がたくさん
• 宛名記載の手間が省ける電子請求書サービスという方法がある
• 電子請求書とは
• 電子請求書での保存は法的に問題がないのか
• 電子請求書のメリットと注意点
• メリット1. コストの削減
• メリット2. 宛名記載を含む業務の効率化
• メリット3. 請求書の発行がスピーディーにできる
• 注意点1. 取引先との相談が必要
• 注意点2. ID・パスワード管理の手間が掛かる
• 請求書の宛名を正しく書くことはビジネスマナーの基本

請求書の宛名は正しく書くことが大切

請求書を受け取ると、一般的には以下のプロセスを経て支払いに至ります。

・購買担当者による請求内容の確認 ・経理担当者による請求内容の確認 ・代金の支払額の確定 ・期日までに代金の支払い

購買担当者や経理担当者は、取引内容や金額、期日などを確認し、その上で請求漏れがないか、二重請求がないかを見ていきます。

請求先が大企業であれば、部署名や担当者名までしっかり記載をしないと、企業は担当者を探すところから行わなければなりません。請求先に余計な手間を掛けないためにも、請求書の宛名は正しく書き、スムーズに届くようにしましょう。

請求書の宛名の正しい書き方ポイント5つ

請求書の宛名を正しく書くポイントは、会社の名前を省略しない、会社名や担当者名に付ける敬称は正しく使う、1行に収まらない場合は改行するなどのマナーがあります。

ポイント1. 略称を使わない

「株式会社」を「（株）」と書いたり会社の名前を省略したりすることなく、しっかりと正式名称を使いましょう。社名は会社の顔とも言える部分のため、省略すると失礼にあたります。

また「株式会社○○」を「○○株式会社」と書くなど、法人名の前後を間違えて書いてしまうこともあるので、ホームページや名刺などで確認した上で慎重に記載しましょう。

ポイント2. 会社名には「御中」を付ける

請求書を送付する場合、宛名には「御中」と記載します。「○○株式会社　御中」や「○○株式会社　経理部　御中」など、担当者を書かない場合は「御中」を書くと覚えておきましょう。

ポイント3. 担当者名には「様」を付ける

個人宛てに請求書を送付する場合や、担当者名が分かっている場合、宛名には「様」と記載します。

「殿」を用いる方もいますが、「殿」は一般に自分と同等または目下の人に対して使う表現とされるため、ビジネスにおいては「様」を使いましょう。

ポイント4. 「御中」と「様」を一緒に使わない

個人名や担当者名が分かっている場合、様を使うと説明しましたが、以下の順番で記載するのが一般的です。

<正しい記載例>  ○○株式会社　経理部　○○　様

会社名と担当者名の両方を書く場合、担当者名の後ろに「様」を付けるのみで会社名や部署名には敬称を付けないのがルールと覚えておきましょう。

ポイント5. 1行に収まらない場合は改行する

請求書の送付先が、部署の多い大企業や社名が長い会社の場合だと、会社名から担当者まで1行で書けない場合もあります。

この時は無理に文字を小さくしたり文字間を詰めたりせず、会社名の後に改行を入れることで見やすくしましょう。

請求書には宛名以外にも書くべき内容がたくさん

請求書には宛名以外にも、以下の内容を記載しなければなりません。

・発行者の氏名や連絡先  ・相手方の氏名や名称  ・発行年月日  ・商品やサービス名  ・請求金額  ・支払期限  ・振込先口座　など

ファイルデータを添付する方法は簡単で、一般的にはPDFファイルで保存して送付します。PDFで保存されたデータは、パソコンやスマホなど機種を選ばずほとんどの端末で閲覧可能な上、改ざんされにくいメリットがあります。さらに、押印や請求書の送付方法を事前に確認してあるかなど、さまざまなプロセスを踏む必要があります。

しかし、どんなに完璧な請求書でも、宛名の書き方を間違えただけで受け取る側の印象は変わってしまいます。たかが宛名と思わずに、上記で紹介した内容を確認して、正しい宛名書きをしましょう。

宛名記載の手間が省ける電子請求書サービスという方法がある

請求書には宛名を含め記載事項が多くあることが分かりました。

 従来は表計算ソフトなどで請求書を作成し、プリントして郵送する方法が一般的でしたが、最近では電子請求書サービスを活用して、メールに添付したりWeb上でやりとりしたりする企業も増えています。

ここからは、電子請求書とはなにか、法的には問題ないか見ていきましょう。

電子請求書とは

電子請求書とは、その名の通り「電子データ化された請求書」のことです。
 表計算ソフトなどで作成した請求書を、紙で出力し郵送で受け渡しする方法ではなく、電子メールに添付したりWeb上で共有したりして、ファイルデータを受け渡しします。

電子請求書での保存は法的に問題がないのか

請求書をPDFなどの電子データで作成し取引先に送信することは、法的に問題はありません。

 請求書の目的としては、「支払い義務を負う相手に支払うべき内容を通知するもの」「サービスや業務の代金の回収」が挙げられます。また、サービスや業務を提供した、受けたという証明書の役割も果たします。

 請求書を受け取った側は、一定期間請求書を保管する必要があります。保管の方法には、2種類あります。

①電子請求書を紙へ出力し保存する ②電子データのまま保存する

電子データのまま保存するには、「電子帳簿保存法」「e-文書法」という2つの法律の要件を満たす必要があります。電子データとして保存を始める3か月前に税務署長に申請を行う必要があるので、紙に出力して保存する企業も多いのが現状です。

 現在法律上、請求書にハンコを押す義務はありません。しかし、電子請求書であっても改ざんや偽造リスクを避けるためには、電子印鑑やタイムスタンプなどの付与をおすすめします。

 ちなみに、タイムスタンプとは「電子データがいつから存在し、改ざんが行われていないか」を証明するシステムのことです。

電子請求書のメリットと注意点

法的にも問題がなく、スムーズにやりとりが行える電子請求書には多くのメリットと共に注意点も存在します。

メリット1. コストの削減

請求書を電子化することで、以下のコストを削減できます。

・請求書の印紙代  ・封筒代、用紙代、インク代  ・郵送費  ・人件費

メリット2. 宛名記載を含む業務の効率化

請求書を電子化することで、以下の業務の効率化を図れます。

・書類の印刷  ・押印  ・封入  ・宛名印刷  ・送り状の作成  ・郵送手配業務

これらの業務をなくし電子請求書をパソコンで作成し送付できるようにすることで、在宅勤務者やリモートスタッフでもスムーズに業務を行うことが可能になります。

メリット3. 請求書の発行がスピーディーにできる

請求書を投函し企業に届くまでの郵便時間をなくすことで、以下のメリットが挙げられます。

・期日が迫っている請求書でも作成したらすぐに送付できる ・修正や再発行も即時対応可能

また、メールやWeb上で請求書の送付履歴を確認できるため、請求書が届いていないといったトラブルも減ります。 他にも請求書を電子にすると、記載項目の漏れやミスも少なくなるメリットがあります。

注意点1. 取引先との相談が必要

電子請求書はメールやWeb上でのやりとりになるため、送付側だけでなく受け取り側の了承が必要です。

紙の請求書を好む企業はまだまだ多く、社内規定により紙媒体の請求書を使うよう定められていたり、電子化の受け入れに難色を示されたりすることもあります。

このような場合、紙での請求書のやりとりになりますが、この際も請求書を正しく書くことを心掛けて対応しましょう。

注意点2. ID・パスワード管理の手間が掛かる

電子請求書を適切に扱うには、IDやパスワードの管理が必要です。 全ての社員がIDやパスワードにアクセス権があると管理も大変になるため、データにアクセスできるスタッフの範囲を制限するなどして、手間を抑えましょう。

請求書の宛名を正しく書くことはビジネスマナーの基本

請求書の宛名の正しい書き方には、いくつかポイントがありました。今まで間違っていたという方もいたのではないでしょうか。

 請求書の書き方一つで、その人がきちんとした人か、仕事の力量まで判断されてしまうこともあり得ます。ビジネスマナーの基本なので、しっかり細かい項目まで確認して、正しい請求書作りを行いましょう。

 また、記載漏れや手間を省きたい方はぜひ電子請求書サービスを検討してみてください。

＜この記事のポイント＞  ・請求書の正しい宛名書きの見落としがちなポイントをつかめる  ・電子請求書サービスを利用すると、作業の効率化が図れる上記載漏れも少なくなる

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