請求書の正しい書き方とは？作成方法や送り方も解説

最終更新日:2024年11月5日

請求書は、商取引を行う上で欠かせない書類です。しかし、実際に請求書を作るとなると、何を記載すれば良いのかわからなかったり、どのように作れば良いかわからなかったりして戸惑う方もいるかもしれません。
また、近年ではインボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書に関連する法改正も多くあり、改正にもとづいた請求書を作成する必要が出てきました。

そこで今回は、請求書の記載項目や作成方法ほか、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応方法などを解説します。請求書を電子化する方法についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

目次

• 請求書とは、商品やサービスの支払いを促す書類のこと
• インボイス制度での請求書の扱い
• 請求書の必要項目と書き方
• ①宛名（請求先）【インボイス必須】
• ②発行日
• ③管理番号
• ④発行者【インボイス必須】
• ⑤取引内容（取引年月日・取引内容）【インボイス必須】
• ⑥請求金額
• ⑦振込先
• ⑧振込手数料
• ⑨支払期日
• ⑩適格請求書発行事業者の登録番号【インボイス必須】
• ⑪軽減税率の対象品目である旨【インボイス必須】
• ⑫税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率【インボイス必須】
• ⑬税率ごとに区分した消費税額等【インボイス必須】
• 請求書を作成・発行する際の注意点
• 取引内容や金額が正しく記載されているか確認する
• 請求書の発行方法や支払期限を事前に確認する
• 電子発行の場合は、控えの電子保存が必要なことを認識する
• 請求書の作成方法
• ExcelやWordなどで作成する
• クラウドの請求書作成サービスを使用する
• 請求書の送り方
• 紙で郵送する場合
• データで送付する場合
• 請求書作成・発行業務を「BtoBプラットフォーム 請求書」で効率化！
• よくあるご質問

請求書とは、商品やサービスの支払いを促す書類のこと

請求書は、商品・サービスの料金を支払ってもらう際に必要な書類です。法律で決められたフォーマットはありませんが、消費税の仕入税額控除を受けるためには記載事項が定められています。印刷した書類はもちろん、手書きやデータも有効です。
 
請求書の発行は義務ではありませんが、請求書の作成を怠ると、支払いトラブルになりかねません。税務調査や不正な取引を防ぐためにも、請求書を発行するとよいでしょう。

※請求書の詳細については「請求書とは？ 書き方や送り方、電子請求書のメリットを解説」をご覧ください。
 
なお、2023年10月1日より導入されたインボイス制度により、適格請求書発行事業者は適用税率などの要件を満たした適格請求書（インボイス）を発行しなければなりません。詳しくは後述します。
 
※インボイス制度の詳細については「インボイス制度とは？適格請求書等保存方式の導入による経理業務への影響と対応方法」をご覧ください。

インボイス制度での請求書の扱い

インボイス制度が2023年10月1日からスタートしましたが、請求書自体の扱いについては大きな変更はありません。ただし、インボイス制度に対応する請求書を発行するためには、適格請求書発行事業者に登録し、適格請求書を発行する必要があります。
 
適格請求書とは、消費税の仕入税額控除を受けるために必要な形式を満たす請求書です。インボイス制度導入後は、原則として適格請求書以外の請求書が仕入税額控除の対象外になりました。

適格請求書は、適格請求書発行事業者の登録をした事業者しか発行できません。また、適格請求書発行事業者になれるのは、消費税の課税事業者のみです。免税事業者が適格請求書を発行したい場合は、任意で課税事業者にならなければなりません。
 
従来の請求書には、記載項目の法的な制限や発行義務はありませんでした。しかし、適格請求書はインボイス制度にもとづき、記載項目が定められています。国税庁の「適格請求書等の記載事項」にも適格請求書の記載項目が紹介されているため、作成の際は確認するようにしましょう。
 
※適格請求書の詳細については「適格請求書（インボイス）とは？　作成方法や書き方について例をあげて解説」をご覧ください。

請求書の必要項目と書き方

通常の請求書にはフォーマットはありませんが、取引を行う上で売り手と買い手の認識をすり合わせ、正しく支払いを行ってもらうために、取引に必要な項目は記載しておかなければなりません。
 
ここでは、適格請求書に記載すべき項目を例に、請求書の必要項目について解説します。なお、適格請求書発行事業者ではない事業者が請求書を作成する場合も、「⑩適格請求書発行事業者の登録番号」以降の項目以外は変わりありません。取引に必要な項目を正しく記載して、受け取る側も発行側も見やすい請求書を作りましょう。
 
■適格請求書の記入例

①宛名（請求先）【インボイス必須】

請求先の会社名・部署・担当者の氏名などを記載します。併せて、請求先の住所を記載しておくと、窓付き封筒を使用する際に便利です。

②発行日

請求書を発行した年月日を記載します。西暦でも和暦でも問題ありませんが、どちらかに統一して、いつ誰が請求書を発行しても同じ形式で記載できるようにしておきましょう。
 
なお、実際に請求書を発行した日付と請求書に記載する発行日が異なる場合があります。発行日をいつにするかは、顧客ごとの請求スケジュールに合わせて決定するのが基本です。請求書を発行日の記載例を参考に、顧客の契約に合わせて発行日をすり合わせることをおすすめします。
 
＜請求書に記載する発行日の例＞
・「月末締め翌月末払い」の契約で11月分の請求書を発行する場合：「11月30日」と記載
・12月5日に発生した代金の請求書を12月10日に発行する場合：「12月5日」と記載

③管理番号

通しの管理番号をつけておくと、請求先・発行者の双方で請求書を管理しやすくなります。複数枚の請求書を送る場合は、なるべく管理番号を記載するようにしましょう。

④発行者【インボイス必須】

請求書の発行者の個人名・会社名や住所、電話番号を記載します。請求書に押印する場合は、個人名・会社名の末尾に押すのが一般的です。
請求書への押印の義務はありませんが、改ざん防止などのために顧客から押印を求められるケースもあります。

⑤取引内容（取引年月日・取引内容）【インボイス必須】

続いて、取引内容を記載します。商品名やサービス内容、単価、数量、金額を記載して、請求内容の内訳がわかるようにしておきましょう。
いくつかの取引を1枚の請求書にまとめて請求する場合は、それぞれの取引内容を明記するとともに、実際に取引を行った日付を記載します。
 
■取引内容の記載例

取引日	品番	品名	単価	数量	金額
2025/4/1	A-0000	ネジ（小）	100円	10個	1,000円
2025/4/5	A-0001	ネジ（大）	150円	20個	3,000円

 
なお、品番の記載の有無は自由です。管理の都合で記載したほうが良い場合や、顧客に求められた場合は記載してください。
また、取引日は年を省いて月日だけを記入する場合もあります。

⑥請求金額

請求書の上部など、わかりやすい所に最終的に請求する金額の合計を明記します。
振込手数料の負担や、源泉徴収の有無などによって金額が変わることがあるため、特別な対応が必要な場合は、顧客と事前にすり合わせましょう。
 
なお、請求書の金額を記載する際は、一般的に「￥10,000-」というように、数字の最初に「￥」マーク、終わりに「-」マークをつけます。これは、数字が改ざんされるのを防ぐためです。

⑦振込先

請求金額の振込先を記載します。金融機関名・支店名・口座の種類・口座番号・口座の名義の記載が必要です。先方の振込担当者の手間が省けるよう、銀行コード・支店コードも書いておくと親切でしょう。

⑧振込手数料

民法第485条の規定により、振込手数料は請求書を受領した側、すなわち支払者が負担することが原則とされています。

しかし、トラブルにならないためにも、事前にどちらが払うのかを決めておくようにしてください。マナーとして、請求先が振込手数料を負担する場合は「振込手数料は貴社でご負担ください」などの文言を記載しておくとよいでしょう。

⑨支払期日

請求金額の支払期日を記載します。支払期日は発行日同様、顧客との取引条件に応じて決まります。事前に確認の上、双方が合意した日付を記載しましょう。支払期日の記載例は下記のとおりです。

＜請求書に記載する支払期日の例＞
・2025年2月分を月末締め翌月末払いの契約の顧客に請求する場合：「2025年3月31日までに下記口座へお振込ください」と記載
 
なお、月末払いの契約の場合、「末日」という書き方にすると、該当の月が何日まであるかを確認する必要がなく、便利です。

⑩適格請求書発行事業者の登録番号【インボイス必須】

適格請求書を発行する際は、必ず適格請求書発行事業者の登録番号を明記しなければなりません。登録番号はアルファベットのT＋13桁の数字で、適格請求書発行事業者の登録通知に記載されています。
 
請求書を作成するたびに記載していると転記ミスが起こるリスクが高くなるため、テンプレートを作っておくといいでしょう。

⑪軽減税率の対象品目である旨【インボイス必須】

軽減税率の対象品目か否かは、インボイス制度の導入によって記載しなければならなくなった項目です。適格請求書には、必ず記載しましょう。
 
■軽減税率の記載例

取引日	品番	品名	単価	数量	金額
2025/4/3	C-0000	チョコレート　※	200円	5個	1,000円
2025/4/7	B-0001	ネジ（小）	100円	20個	2,000円

※は軽減税率対象品目
 
品名の横に「軽減税率対象品目」と個別に追記することもできますが、上記のように記号などを書き添えて軽減税率対象品目であることを示すことも認められています。

⑫税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率【インボイス必須】

適格請求書には、税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率を明記しなければなりません。請求書に記載した取引内容を8％と10％の税率別に分けて、合計額を記載してください。
 
なお、8％と10％のどちらか一方しかない場合も、適用税率ごとの対価の額と税率を記載しなければなりません。

⑬税率ごとに区分した消費税額等【インボイス必須】

税率ごとに区分した消費税額等も、適格請求書に記載しなければならない項目です。⑫で税率ごとの小計を記載した後、それぞれの消費税額を計算して明記します。
 
なお、適格請求書の消費税額計算は、1枚の請求書につき税率ごとに1回の端数処理しか認められません。必ず税率ごとの税抜の小計を出してから、それぞれの税率を掛けてください。
 
商品の項目ごとに税率を計算してから、合計しないように気をつけましょう。

請求書を作成・発行する際の注意点

続いては、請求書を作成・発行する際の注意点について解説します。請求書を間違えて作成・発行すると、顧客との信用問題にもつながりかねません。注意点を事前に確認の上、正しい請求書を発行しましょう。

取引内容や金額が正しく記載されているか確認する

請求書の内容が誤っていると、正しい金額での取引が行えなかったり、顧客から差し戻されて信用を失ったりするおそれがあります。請求書を送付する前に、取引内容や金額、発行日などに誤りがないか、十分確認してください。
 
発注書が発行されている場合は、請求書の内容と照らし合わせるなどして確認するのがおすすめです。
また、すでに請求済みの取引を再度請求してしまったり、来月分の取引を当月分に含めてしまったりといった間違いも起こりやすいため、注意しましょう。

請求書の発行方法や支払期限を事前に確認する

請求書の発行方法や支払期限などは、顧客と協議の上で決定する必要があります。事前に、下記のような項目について確認しておきましょう。
 
＜請求書発行前に確認すべきことの例＞
・請求書の発行方法（紙かデータかなど）
・締め日、支払日
・売上が確定するタイミング（検収完了日、納品日など）
・振込手数料の負担者
 
なお、振込手数料は原則として支払者が負担します。しかし、両者の合意があれば、売り手が負担しても問題ありません。

電子発行の場合は、控えの電子保存が必要なことを認識する

2024年1月に電子帳簿保存法が改正されたことで、電子取引データはデータのまま保存することが原則として義務付けられました。

請求書をデータでやりとりした場合も電子帳簿保存法の保存要件である「電子取引」に該当するため、データで保存しなければいけません。請求書を受領した側はもちろん、発行した側も控えをデータで保存してください。
 
請求書データを保存する際は、電子帳簿保存法が定める電子取引のデータ保存要件を満たす必要があります。満たすべき要件は、事業者の規模や状況によって異なるため、個別に確認しましょう。
 
※電子帳簿保存法における請求書発行側の対応の詳細については「電子帳簿保存法における請求書発行側の対応は？注意すべきことを解説」をご覧ください。

請求書の作成方法

請求書は、手書きや表計算ソフト、クラウドサービスなどを使って作成する場合が多いでしょう。紙の請求書の場合は手書きで作成することもありますが、書き間違いなどが起こる可能性が高いことや、手間がかかることから、あまりおすすめはできません。
 
ここでは、ExcelやWordを使った請求書の作成方法と、クラウドの請求書作成サービスを利用する方法を紹介します。

ExcelやWordなどで作成する

ExcelやWordを使って請求書を作れますが、特にExcelは自動計算ができるため、請求書作成に適しています。フォーマットを自作したり、ウェブサイトからフォーマットをダウンロードしたりして、簡単に請求書を作成することが可能です。なお、送付する際は、改ざん防止のためPDF形式にしてから送るようにしてください。
 
パソコンにExcelやWordが入っている場合、新しいソフトを導入する必要がないため、コストをかけずに請求書を作成できるのがメリットです。一方で、見積書や帳簿との連携がとりにくいことや、請求書の控えの管理が煩雑になることなどがデメリットとして挙げられます。

クラウドの請求書作成サービスを使用する

クラウドの請求書作成サービスを使うと、請求先や金額といった必要項目を入力するだけで簡単に請求書を作成できます。
 
請求書作成サービスを使う最大のメリットは、見積書や納品書、請求書などを一括管理できる点です。これにより、人的ミスを防ぎつつ、効率良く請求書を発行できます。さらに、税制が改正された場合にも、自動で対応できるというメリットもあります。
 
その反面、導入にコストがかかる点はデメリットといえるでしょう。加えて、クラウド上で請求書のやりとりを行うため、顧客への理解を得る必要もあります。

請求書の送り方

では、請求書を作成したら、どのように送付すればいいのでしょうか。ここでは、紙で郵送する場合と、データで送付する場合に分けて解説します。

紙で郵送する場合

手書きで作成した請求書を郵送する場合や、パソコンで作成した請求書を紙に印刷して郵送する場合は、下記の3点に注意するといいでしょう。
 
・送付状を同封する
請求書だけを突然送ると、受け取った側に悪い印象を与えかねません。何を同封したのかを明確にするためにも、送付状を添付することをおすすめします。
 
■送付状の例
◯◯株式会社◯年◯月◯日
経理部　△△　様
××株式会社
住所
電話番号
書類送付のご案内
 
拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ではございますが、以下の書類をお送りいたしますので、
ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
 
記
 
請求書1通
 
以上
 
・封筒の左下に請求書在中と明記する
封筒を開封しなくても請求書が同封されていることがわかるように、封筒に「請求書在中」と明記します。請求書の送り先が多い場合は、文具店や100円ショップで販売されているスタンプを使用すると効率的です。
 
・信書を送れる普通郵便や信書便で送付する
請求書は信書に該当します。宅配便やクリックポスト、レターパックなどの信書を送れないサービスを使って送付することはできません。普通郵便や信書便を利用するようにしてください。
 
※請求書の郵送方法の詳細については「請求書を郵送するには？送付状や封筒の書き方、郵送方法などを解説」をご覧ください。

データで送付する場合

請求書をデータで送付する方法として、下記の2つが挙げられます。
 
＜請求書をデータで送付する方法＞
・ExcelやWordで作成した請求書をPDF形式で保存して、メールに添付する
・請求書作成サービスを使い、クラウド上からダウンロードしてもらう
 
請求書を電子化することで、紙の請求書を郵送するコストと時間を削減できます。請求書控えの管理の手間も大幅に減るでしょう。
請求書をデータで送付する場合、出社での対応が不要になり、テレワークも導入しやすいため、書類のデータ化は今後ますます進んでいくことが予想されます。

請求書作成・発行業務を「BtoBプラットフォーム 請求書」で効率化

請求書は取引に必要な項目を記載しておくことで、正しい支払いを促すことが可能です。どのような作成方法でも問題ありませんが、記載する項目の正確性が求められるため、請求書業務には非常に手間が掛かります。
 
請求書の作成や発行を電子化することで、オンライン上で帳票のやりとりが完結するため、自社・顧客共に時間とコストを削減できるでしょう。
 
また、販売管理システムや自社基幹システムとの連携もできるので、入力の手間やミスがなくなり、業務の効率化につながります。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応したシステムなら、法令も無理なく遵守した上で、業務の効率化が可能です。
 
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求業務全体を効率化できるクラウドサービスです。請求書の受け取り・発行どちらにも対応しており、請求関連の業務を一括して効率化できます。

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、インボイス制度にも対応しているため、適格請求書の作成・発行もスムーズに行えます。経理業務のデジタル化に、ぜひご活用ください。

よくある質問 Q. 請求書の正しい書き方は？   請求書に法律で決められたフォーマットはありません。しかし、取引を行う上で売り手と買い手の認識をすり合わせ、正しく支払いを行ってもらうために、取引に必要な項目は記載しておく必要があります。また消費税の仕入税額控除を受ける場合は記載事項が定められています。詳しくは「請求書の必要項目と書き方」をご覧ください。   Q. 請求書は手書きで作成してもいい？   請求書は、手書きで作成しても問題ありません。ただし、手書きの場合は書き間違いなどが起こる可能性が高いことや、手間がかかること、さらに郵送する場合にはコストと手間がかかる上、発行から受領まで時間を要すことから、あまりおすすめはできません。一般的には表計算ソフトやクラウドサービスなどを使って作成する場合が多いでしょう。具体的な請求書の作成方法は「請求書の作成方法」をご覧ください。   Q. 請求書の送付状の書き方は？   請求書の送付状には、送付年月日、送付先の情報、差出人の情報、表題、挨拶文、送付内容などを記載します。具体的な書き方や郵送方法については「請求書を郵送するには？送付状や封筒の書き方、郵送方法などを解説」をご覧ください。