請求書を郵送するには？送付状や封筒の書き方、郵送方法などを解説

最終更新日:2023年4月9日

目次

• 請求書を郵送するには？
• 送付状の書き方
• 郵送用封筒の選び方・書き方
• 郵送方法
• 請求書を郵送する際に気を付けること
• 中身が見えない封筒を使う
• 郵便物の重さに合った切手を貼る
• 信書を送付できる手段で送る
• 提出期限をあらかじめ確認しておく
• 郵便物の配達日数の繰り下げや値上げにも注意する
• 請求業務を効率化するには？
• 請求書のPDFデータをメールで送付する
• 請求書の代行サービスに依頼する
• クラウド型のシステムで送付・保管する
• 請求書業務を効率化して、手間やコストを削減しよう

請求書を郵送するには？

まずは、請求書の郵送について、具体的な方法を確認しておきましょう。
 
請求書は、企業間のお金の流れを示すだけでなく、取引内容、取引単価などの重要情報が含まれているため、間違っても第三者の手に届くことがないよう安全性の高い方法で送らなくてはなりません。万が一、送付先を間違ってしまうことなどがあれば取引先からの信用が損なわれるだけでなく、別の取引先に郵送することで、他社を優遇していることが判明してしまうこともあります。また、記載内容にミスがあったり、書くべき内容が抜けていたりすることによって信用問題に発展することもあるため、最新の注意をはらいましょう。
 
ここでは、請求書の送付状の書き方や郵送用封筒の選び方・書き方、郵送方法について紹介します。

送付状の書き方

送付状は、カバーレターや送り状などとも呼ばれ、ビジネスにまつわる文書を郵送やFAXで送る際に一緒に送る書類で、送付者の情報や宛先、枚数などを記載します。
 
送付状は絶対につけなければいけないわけではありませんが、ビジネスシーンではマナーの一つとして浸透しているため、気心が知れた相手や送付状不要の相手以外は、一緒に送ったほうが良いでしょう。
 
送付状に決まった形はありませんが、記載すべき基本情報はいくつかあります。具体的には、下記のとおりです。
 
・送付年月日
まず右上に送付年月日を書きましょう。記入日ではなく、ポストに投函する日やFAXを送る日をを書きます。
 
・送付先の情報
送付年月日の1行下に、左に寄せて宛先を記載します。株式会社、有限会社は省略せずに書き、その下に担当部署や担当者名を記載。部署宛なら「御中」、担当者個人宛なら「様」の敬称をつけましょう。
 
・差出人の情報
送付先の情報から1行下げて、次は右寄せで差出人情報を記載します。必要な情報は、住所、電話番号、会社名、部署名、担当者名です。
 
・表題
何の書類なのかを示すために、差出人情報より下の中央に少し大きめの文字で表題を書きます。この場合、「請求書送付の件」などが妥当でしょう。
 
・挨拶文
挨拶文は、頭語で始まり結語で終わります。ビジネス文書で特に使われる頭語、結語は下記のとおりです。
 
＜頭語＞
拝啓（一般的）、謹啓（丁寧な言い方）、急啓（急ぎの場合）、拝復（返信の場合）など
 
＜結語＞
敬具（拝啓）、敬白（謹啓）、早々（急啓）、敬具（拝復）など
 
・送付内容
表題の下あたりに「記」と少し大きめのフォントで記載し、その下に送付する書類の内容を記載します。
書類の内容を書き終えて1枚に送付状が収まったら、右寄せで「以上」と記載して終わりであることを示しましょう。なお、送付書類が多く1枚に収まりきらない場合は、「別紙参照」として別紙にすべての送付内容を記載してください。

郵送用封筒の選び方・書き方

請求書を送付する封筒の大きさとしては、一般的な請求書のサイズであるA4用紙を三つ折りで入れられる長形3号か、あるいは折らずに入れられる角形2号が良いでしょう。3枚以上を長形3号に入れると分厚くなるため、3枚を超えたら角形2号にするなど枚数で使い分けるのもおすすめです。
封筒の色は、茶色でも特に失礼ではなく、問題はありません。しかし、宛名などが読みやすいなどといった理由から、白色の封筒を使用するのが一般的です。
 
封筒の表面には下記の情報を記載し、縦型なら左下、横型なら右下に「請求書在中」と添え書きしましょう。請求書の中身と同様、会社や部署宛ての場合は「御中」、担当者宛てなら「様」を忘れないようにしてください。
 
＜封筒の表面に書く情報＞
・送付先の郵便番号
・住所
・会社名
・部署名
・担当者名
 
また、裏面には下記の情報を記載し、勝手に開封された際にわかるように封じ目に「〆」と記載します。
 
＜封筒の裏面に書く情報＞
・差出人の情報（会社名、部署名、氏名）
・送付日

郵送方法

請求書は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と法律で定義された信書にあたるため、特定の送り方でしか送ることができません。具体的な送り方としては、下記のとおりです。
 
＜信書を送付できる手段＞
・日本郵便の定型郵便、定形外郵便、レターパック、EMS
・佐川急便の飛脚特定信書便
 
そのため、宅配便やメール便、ゆうパック、ゆうメール、クリックポストなど、上記以外の方法で送ると罰せられる場合があるため注意してください。万が一、上記以外の方法で請求書を送ってしまった場合、基本的なルールを知らない会社として取引先からの評価を落とすこともあるため、十分に気をつけましょう。

請求書を郵送する際に気を付けること

請求書を郵送する際には、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
ここでは、特に気を付けるべき4つのポイントについてそれぞれ説明します。

中身が見えない封筒を使う

万が一、誤って第三者に見られても情報が洩れることがないよう、請求書の郵送時には、しっかりした素材でできた中身が透けない封筒を使いましょう。市販の白い封筒の中には、素材が薄く透過性の高いものがあるため、購入時には店内の照明などに透かして確認してから購入すると安心です。

郵便物の重さに合った切手を貼る

請求書送付時には、必ず郵便物の重さに合った切手を貼ってください。
 
定形郵便の場合の切手代は、郵便物の重さが25g以内ならば84円、50g以内で94円となります。そのため、郵便物が請求書と送付状程度であれば84円切手、他に同封する書類があるときは94円切手を貼りましょう。また、定形外郵便の場合の切手代は、郵便物の重さが50g以内ならば120円、100g以内ならば140円です。この場合、送付物が請求書と送付状だけなら120円切手、送る書類が4枚以上になるようなら140円切手を貼っておけば問題ありません。
 
万が一、切手代が不足してしまった場合、郵便物が手元に戻ってきてしまうなどの事態が起き、取引先が指定する提出期限に請求書が届かないこともあり得ます。そのため、正確な切手代がわからない際には郵便局の窓口に確認することをおすすめします。

信書を送付できる手段で送る

前述のとおり、請求書は信書のひとつであるため、請求書は必ず、信書を送付できる手段で送りましょう。
 
信書を宅急便などの方法で送ることは法律で禁止されており、罰則の対象になります。また書留などで送ると、受取人のサインが必要で取引先の手を煩わせることにも配慮が必要になります。そのため、原則的には普通郵便で送るようにするなど、社内でルール化するのがおすすめです。

提出期限をあらかじめ確認しておく

請求書郵送の際には、先方への提出期限をあらかじめ確認しておくことが大切です。
 
経理処理には締め日があり、締め日までに請求書が届かないと支払が滞ります。入金が遅れるだけでなく、こちらの請求が認められず、入金されないことにもなりかねません。そのため、必ず先方への提出期限を守って請求書を郵送しましょう。

郵便物の配達日数の繰り下げや値上げにも注意する     

2024年4月より普通郵便の翌日配達サービスは原則なくなりました。速達郵便の日数も地域によっては到着まで長くなります。請求書の到着が万が一遅れ、締め日に間に合わないとなった場合、影響は甚大であることは容易に想像できるでしょう。また、2024年秋に定形の郵便封書は現在の84円から110円に、はがきは63円から85円にそれぞれ引き上げられる見込みで、レターパックや速達なども値上げが検討されています。
 
サービスの見直しの背景にあるのは、法令対応と郵便事業の業績悪化です。ドライバーの時間外労働の規制強化に対応するために人員配置とオペレーションが見直され、届けるまでのリードタイムとコストが増えました。
郵便事業を取り巻く環境は今後も変化していくことが予想されるので、動向に注意を払う必要があります。
 
参考：2024年秋以降に郵便料金が値上げ？改定の内容と請求書業務への影響を解説

請求業務を効率化するには？

請求書を郵送以外の方法で送れるようにすると、経理業務が各段に効率化します。担当者の手間や郵送にかかるコストの削減に向け、下記のような方法を実践してみましょう。

請求書のPDFデータをメールで送付する

メールでやりとりしている取引先ならば、請求書もPDF化してメールで送付すると便利です。印刷代や郵送費用も削減できるため、取引先に打診してみるとよいでしょう。
 
請求書をPDFで送る際のメリット、注意点については「請求書のPDF化は法的に有効？紙と比較したメリットや注意点を解説」をご覧ください。

請求書の代行サービスに依頼する

請求書の代行サービスに依頼すれば、正確かつ迅速に請求書を作成してくれるばかりか、郵送まで任せることができます。請求書関連の業務は作業が煩雑で、人的なミスも起こりやすい分野です。毎月月末になると請求書対応にリソースがとられてしまうといった企業も少なくありません。請求書の代行サービスを利用すれば請求書業務の効率化だけでなく、その分のリソースを他の業務に充てることもできるでしょう。

クラウド型のシステムで送付・保管する

請求書の作成から送付・保管までを一貫して行えるクラウド型システムを導入することで、請求書業務を効率化することができるでしょう。システムを利用して請求書を作成・発行すれば即日送付でき、郵便料金の値上げや配達日数の長期化の影響を受けることもないため、安心です。ネット環境があれば、社外からでも請求書対応ができるのも、クラウド型システムのメリットです。

請求書業務を効率化して、手間やコストを削減しよう

紙の請求書を郵送する場合、送付状や封筒の書き方、郵送方法、さらには郵便料金の値上げや配達日数の繰り下げなど、さまざまな注意すべき点があります。請求書の郵送にリソースとコストがかかりすぎていたり、紙の領収書の控えが溜まって保管場所を圧迫していたりするほか、請求書作業にミスが多いといったお悩みがあるなら、デジタル化による効率化を検討しましょう。
 
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