【2026年最新】請求書の郵送方法は？封筒の書き方や送付方法、注意点を解説

最終更新日:2026年2月10日

近年、請求書のやりとりは電子化が進んでいますが、取引先の指定や社内のルールにより、依然として郵送での対応が必要な場面は少なくありません。請求書は、取引内容や金額を明示し、代金の支払いを求める極めて重要な書類であり、その郵送方法にはビジネスマナーに基づいた作法が存在します。
正しい手順で請求書を送付することは、取引先との信頼関係を維持し、スムーズな入金を促す上でも不可欠です。

そこで今回は、請求書を郵送する際に準備するものや、封筒の選び方・書き方、郵送の手順、そして見落としがちな注意点を詳しく解説します。

目次

• 請求書の郵送の際に用意するもの
• 請求書を郵送する際の封筒の選び方と書き方
• 使用する封筒の選び方
• 表面の書き方
• 裏面の書き方
• 請求書郵送の手順
• 1. 請求書と送付状を準備する
• 2. 請求書を封筒に入れる
• 3. 封筒をのり付けし、封字を記載する
• 4. 請求書を郵送する
• 請求書を郵送する際に気を付けること
• 中身が見えない封筒を使う
• 郵便物の重さに合った切手を貼る
• 信書を送付できる手段で送る
• 提出期限をあらかじめ確認しておく
• 郵送後の請求書の控えは保管する
• 請求業務を効率化するには？
• 請求書のPDFデータをメールで送付する
• 請求書の代行サービスに依頼する
• クラウド型のシステムで送付・保管する
• 請求書を郵送している場合は、電子化がおすすめ
• よくあるご質問

請求書の郵送の際に用意するもの

請求書を郵送する際には、請求書本体以外にもいくつか用意すべきものがあります。
次のものを事前に準備しておくことで、作業をスムーズに進めることができます。

＜請求書の郵送の際に用意するもの＞

・請求書

・送付状

・「請求書在中」のスタンプ

・封筒

・切手

請求書を郵送する際の封筒の選び方と書き方

請求書を送る封筒は、受け取る側に与える第一印象を左右します。
適切な封筒を選び、正しい書式で宛名などを記載することが重要です。

使用する封筒の選び方

ビジネス文書である請求書を送る際は、適切な封筒を選ぶことが重要です。
封筒のサイズは請求書の枚数やサイズに合わせて選びましょう。

＜封筒のサイズ＞

・長形3号：A4サイズの用紙を三つ折りにして収める一般的なサイズ

・角形2号：A4用紙がそのまま入るサイズ（枚数が多い場合や折らずに送りたい場合に適している）

封筒の色は白か薄い青などのフォーマルなもので、中身が透けない素材や二重封筒などを選ぶのをお勧めします。

表面の書き方

封筒の表面には、宛先の情報を正確に記載します。

■封筒の表面に記載すること

記載事項	書き方
郵便番号	右上に、算用数字で記載
住所	郵便番号欄の右端にそろえて都道府県名から省略せずに書き、ビル名や階数まで正確に記載
会社名	会社名は「（株）」などと略さず、「株式会社」のように正式名称で記載
部署名・担当者名	会社名の下に記載
宛名	担当者名の下に、名前より大きく記載。送付先が個人の場合は「様」、会社や部署など組織宛ての場合は「御中」を使う
「請求書在中」の記載	封筒の左下に、赤字で「請求書在中」と記載。スタンプでも代用可

裏面の書き方

封筒の裏面には、差出人の情報を記載します。

■封筒の裏面に記載すること

記載事項	書き方
差出人の住所・会社名・氏名	中央より左側に住所、会社名、氏名（または部署名・担当者名）を記載
封かん日	裏面の左上に、郵送する日付を記載
封字	封筒に封をしたら、その中央に「〆」などの封字を記載

請求書郵送の手順

書類の準備と封筒の宛名書きが完了したら、いよいよ郵送の準備に入ります。
ここでは請求書の郵送手順を紹介します。

1. 請求書と送付状を準備する

まずは請求書の内容や、封筒に記載した情報に最終的な誤りがないか、改めて確認しましょう。

次に、送付状を準備します。
送付状には、簡単なあいさつ、同封書類の内容、そして差出人の連絡先などを記載します。

以下にテンプレートを記載しますので、参考にしてください。

＜送付状のテンプレート＞

2. 請求書を封筒に入れる

請求書を封筒に入れる際にも、受け取る相手への配慮が大切です。
A4サイズの請求書は、記載面が内側になるように三つ折りにします。こうすることで、相手が封筒から取り出して開いたときに、すぐに書類の上部に記載された「請求書」の文字が見える状態になります。

封筒に入れる際は、送付状が一番手前（封筒の表面側）に来るように重ねましょう。そして、折りたたんだ請求書の右上を、封筒の裏側から見て右上にくる向きで封入します。

これにより、相手は開封して書類を取り出した際に、自然な形で読み始めることができます。

3. 封筒をのり付けし、封字を記載する

書類を入れ終えたら、封をします。
剥がれてしまわないよう、スティックのりや両面テープを使ってしっかりとのり付けしましょう。水分が多い液体のりは、封筒が波打ってしまう原因になることがあるため、避けた方が無難です。

封をしたら、蓋（フラップ）と本体が重なる部分の中央に封字を記載します。

4. 請求書を郵送する

請求書は、法律上「信書」に該当する書類です。信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されており、信書を送付できるサービスは法律で定められています。
送付できる手段は以下のとおりです。

＜信書を送付できる手段＞

・日本郵便の定形郵便、定形外郵便、レターパック、EMS

・佐川急便の飛脚特定信書便

請求書を郵送する際に気を付けること

請求書を郵送する際には、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。
ここでは、特に気を付けるべきポイントについてそれぞれ説明します。

＜請求書を郵送する際に気を付けること＞

・中身が見えない封筒を使う

・郵便物の重さに合った切手を貼る

・信書を送付できる手段で送る

・提出期限をあらかじめ確認しておく

・郵送後の請求書の控えは保管する

中身が見えない封筒を使う

万が一、誤って第三者に見られても情報が洩れることがないよう、請求書の郵送時には、しっかりした素材でできた中身が透けない封筒を使いましょう。
市販の白い封筒の中には、素材が薄く透過性の高いものがあるため、購入時には店内の照明などに透かして確認してから購入すると安心です。

郵便物の重さに合った切手を貼る

請求書を郵送する際は、郵便物の重さに合った最新の切手料金を確認したうえで送付しましょう。
定形郵便の場合、切手代は郵便物の重さによって次のように変わります。

■請求書送付時の目安

種類	重さの目安	貼る切手の種類 （実務上よく使われる額面）
定形郵便（書類3枚以上など）	50g以内	110円切手
定形外郵便（A4サイズ以上）	50g以内	140円切手
定形外郵便（A4で数枚程度）	100g以内	180円切手

例えば、請求書と送付状を同封した長形3号の封筒を送付する場合は、50g以内のことが多いため110円切手を貼るのが一般的です。

もしパンフレットや契約書などを追加で同封して封筒が厚くなった場合は、重量区分が変わるため、140円切手や180円切手など重さに合わせて選んでください。
正確な料金が不明な場合は、郵便局の窓口で重さを量ってもらうのが確実です。

信書を送付できる手段で送る

前述のとおり、請求書は信書のひとつであるため、請求書は必ず、信書を送付できる手段で送りましょう。

信書を宅急便などの方法で送ることは法律で禁止されており、罰則の対象になります。また書留などで送ると、受取人のサインが必要で取引先の手を煩わせることにも配慮が必要になります。そのため、原則的には普通郵便で送るようにするなど、社内でルール化するのがおすすめです。

提出期限をあらかじめ確認しておく

請求書郵送の際には、先方への提出期限をあらかじめ確認しておくことが大切です。

経理処理には締め日があり、締め日までに請求書が届かないと支払が滞ります。入金が遅れるだけでなく、こちらの請求が認められず、入金されないことにもなりかねません。そのため、必ず先方への提出期限を守って請求書を郵送しましょう。

郵送後の請求書の控えは保管する

郵送した請求書は、その控えを法律で定められた期間（法人の場合は原則7年、個人事業主は5年または7年）保管する義務があります。

税務調査などで提出を求められることもあるため、ファイリングしたり、スキャナ保存の要件に沿って電子化したりして、いつでも参照できる状態にしておきましょう。

※請求書控えの保管期間の詳細は下記の記事もご覧ください。

請求業務を効率化するには？

請求書を郵送以外の方法で送れるようにすると、経理業務が格段に効率化します。担当者の手間や郵送にかかるコストの削減に向け、下記のような方法を実践してみましょう。

請求書のPDFデータをメールで送付する

メールでやりとりしている取引先ならば、請求書もPDF化してメールで送付すると便利です。印刷代や郵送費用も削減できるため、取引先に打診してみるとよいでしょう。

※請求書をPDFで送る方法の詳細は下記の記事もご覧ください。

請求書の代行サービスに依頼する

請求書の代行サービスに依頼すれば、正確かつ迅速に請求書を作成してくれるばかりか、郵送まで任せることができます。
請求書関連の業務は作業が煩雑で、人的なミスも起こりやすい分野です。毎月月末になると請求書対応にリソースがとられてしまうといった企業も少なくありません。

請求書の代行サービスを利用すれば請求書業務の効率化だけでなく、その分のリソースをほかの業務に充てることもできるでしょう。

クラウド型のシステムで送付・保管する

請求書の作成から送付・保管までを一貫して行えるクラウド型システムを導入することで、請求書業務を効率化することができるでしょう。

システムを利用して請求書を作成・発行すれば即日送付でき、郵便料金の値上げや配達日数の長期化の影響を受けることもないため、安心です。ネット環境があれば、社外からでも請求書対応ができるのも、クラウド型システムのメリットです。

請求書を郵送している場合は、電子化がおすすめ

請求書の郵送は、マナーや法律など、配慮すべき点が多く、手作業による負担も大きい業務です。もし現在、手作業で請求書を郵送しているのであれば、業務効率化とコンプライアンス遵守の観点から、電子化を検討することをおすすめします。煩雑な手作業から解放されることで、経理担当者はより創造的で付加価値の高い業務に時間を使うことができるでしょう。

請求書の電子化を始める際は、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』がおすすめです。紙・PDF・デジタルデータでの請求書発行に対応しているため、従来の業務スタイルから無理なく移行でき、電子化を始めやすいというメリットがあります。
請求書の電子化を検討している方は、ぜひ導入をご検討ください。

よくあるご質問

請求書はどうやって郵便で送ればいいですか？

A4サイズの請求書であれば三つ折りにし、長形3号の封筒に入れて郵送するのが一般的です。封筒の表面には、赤字で「請求書在中」と記載しましょう。これにより、相手先で他の郵便物に紛れず、優先的に処理してもらいやすくなります。送付状（添え状）を同封するとより丁寧です。 郵送の手順については「請求書郵送の手順」をご覧ください。

請求書を郵便で送る場合の金額は？

2024年10月の郵便料金改定により、定形郵便物（50g以内）の料金は一律110円となりました。一般的なコピー用紙で請求書と送付状を送る程度なら50g以内に収まりますが、枚数が多い場合や厚紙を使う場合は重さに注意が必要です。料金不足は取引先に迷惑をかけるため、不安な場合は郵便局の窓口で計量しましょう。
郵送料金の詳細はこちらの記事をご覧ください。
「【2025年最新】郵便料金、ゆうメールも値上げ！請求書業務への影響と企業がとるべき対策」

請求書をレターパックで送るのは失礼ですか？

請求書をレターパックで送っても失礼ではありません。「信書」を送れるサービスのため法律上の問題もありません。ただし、通常は普通郵便（110円）で送るのが一般的であり、コストのかかるレターパック（ライト430円等）で届くと、「何か緊急の事情があるのか？」と相手を驚かせる可能性があります。急ぎの場合や追跡番号が必要な場合に限定して使うのが無難です。
郵送料金の詳細はこちらの記事をご覧ください。
「【2025年最新】郵便料金、ゆうメールも値上げ！請求書業務への影響と企業がとるべき対策」