請求書をPDFで送るのは法的に有効？メリットややり方、注意点を解説

最終更新日:2025年12月4日

近年、業務のデジタル化が進む中で、「請求書をPDFで送っても法的に問題ないのか？」という疑問を持つ方が増えています。結論からいえば、PDF化された請求書も法的に有効です。ただし、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、適切な保存ルールを守る必要があります。

そこで本記事では、請求書をPDF化して送る際の法的有効性や保存ルール、PDF化の具体的な方法をわかりやすく解説します。

目次

• 請求書をPDF化して発行しても、法的に問題ない
• PDF化した請求書の保存ルール
• 電子帳簿保存法によるPDF化した請求書の保存要件
• PDF化した請求書の保存期間
• 請求書をPDFで発行するメリット
• コストが削減できる
• 請求業務を効率化できる
• 紙の請求書に比べて検索性が高い
• 簡単に改ざんできない
• テレワークの促進につながる
• 請求書をPDFで発行するデメリット
• 初期費用やランニングコストなどの費用がかかる
• 導入するシステムによって業務フローを再構築する必要がある
• セキュリティリスクがある
• 受取側の手間が増える
• 請求書をPDF化する具体的な方法
• 紙の請求書をスキャンしてPDF化する
• ExcelやWordで作成した請求書をPDFに変換する
• 請求書発行システムを活用する
• 請求書をPDF化する際の注意点
• 取引先に対して、PDFで請求書発行することを伝え、承諾を得る
• 電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認する
• 電子帳簿保存法に沿った形で保管する
• 請求書はPDF発行ではなくシステムでデジタル化すべき3つの理由
• 電子帳簿保存法への対応がスムーズになる
• クラウド上で保存・管理ができる
• 諸々の経理・管理業務が効率化できる
• 請求書発行システムを利用して、請求書を電子化した事例
• トヨタ自動車株式会社様の事例：出向労務費の請求書を電子化
• 三菱地所株式会社様：労働時間2,000時間/月の削減を実現
• 東日本旅客鉄道株式会社：JR東日本が目指す変革にあわせた請求書のデジタル化
• 請求書をPDF化して、業務効率化を目指そう
• よくあるご質問

請求書をPDF化して発行しても、法的に問題ない

結論として、請求書をPDFで発行・送付することは法的に有効です。
紙で印刷された請求書と同様に、PDFファイルであっても正式な請求書として認められます。取引先との合意のもとでPDFでの受け渡しが行われていれば、商取引上の問題も基本的には発生しません。

ただし、PDF化した請求書は電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、保存方法に注意が必要です。
適切に対応するためには、電子帳簿保存法に準拠した形での保存や検索性・改ざん防止の担保など、法令の要件を満たす必要があります。
これらをクリアすれば、PDF請求書は紙と同等に活用できる安全な手段といえるでしょう。

※電子帳簿保存法の詳細は下記の記事もご覧ください。

PDF化した請求書の保存ルール

前述のとおり、請求書をPDFで発行した場合、そのデータは電子帳簿保存法における「電子取引」として扱われます。そのため、保存方法には一定のルールが定められており、法的に認められるにはこれらの要件を満たした形で保存する必要があります。

ここでは、電子帳簿保存法における電子取引のデータの保存要件と、保存期間について解説します。

電子帳簿保存法によるPDF化した請求書の保存要件

PDF化した請求書をデータで保存するには、電子取引の保存要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを守る必要があります。
「真実性の確保」と「可視性の確保」の詳細は下記のとおりです。

■電子取引の保存要件

PDF化した請求書の保存期間

PDFで発行した請求書は電子データが「原本」となるため、紙の請求書と同様に、所定の保存期間が義務付けられています。下記は、事業形態ごとの保存期間の一覧です。

■事業形態ごとの保存期間

事業形態	保存期間
法人	7年
法人（欠損金が生じた事業年度）	10年
個人事業主	5年
インボイス登録者・消費税課税事業者	7年

保存期間を満たさない場合、税務調査時に書類不備と見なされる可能性もあるため、業務フロー全体で保存ルールを徹底することが重要です。

請求書をPDFで発行するメリット

請求書をPDFで発行することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、請求書をPDFで発行した際の主な5つのメリットについて、それぞれ説明します。

コストが削減できる

請求書をPDFで発行する場合、紙の請求書で発生していたコストを削減することができます。
紙で作成して郵送する場合にかかる主なコストは、下記のとおりです。

＜請求書を紙で作成して郵送する場合にかかる主なコスト＞

• ・紙代
• ・インク代
• ・切手代
• ・紙の請求書の控えを保存するためのファイル代、キャビネット代、倉庫代

また、実際に郵送する際には、請求書の封入・郵送を担当する人や、保管した控えを管理する人も必要です。月末など、請求業務が忙しくなる時期には、多くの人員を請求書作業に割く必要があり、その分の人件費も発生するでしょう。

請求業務を効率化できる

請求書をPDF化することで、請求業務にかかる時間が短縮できます。

紙の請求書の場合、作成後の印刷や押印、封入、切手貼付、郵便局への持ち込みなどに時間と手間がかかります。請求書をPDF化すれば、すべての作業がパソコン上で完結するため、作業時間を大幅に短縮することが可能です。
浮いた人員や時間をほかの作業に回すことができ、経理業務全体の効率化を図れるでしょう。

紙の請求書に比べて検索性が高い

紙の請求書よりも検索性が高い点も、請求書をPDF化するメリットのひとつです。

紙の場合、特定の請求書を探し出したいときに、すぐに取り出すことができません。キャビネットに収納された大量のファイルから1枚ずつ目的の書類を探さなければならないでしょう。

一方、PDFの場合、ファイル名で検索をかければ必要な書類をすぐに探し出すことが可能です。監査などで提出を求められた場合や、営業担当者などから問い合わせがあった場合にも、すみやかに対応することができます。

簡単に改ざんできない

簡単に記載内容を改ざんできない点も、請求書をPDF化するメリットです。

PDFで作成した請求書の場合、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成したものと異なり、簡単に手を加えることができません。請求書はビジネスにおけるお金の移動を示す重要な書類であるため、改ざんのリスクは可能な限り低減する必要があり、PDF化はそのひとつの方法として有効といえます。

電子帳簿保存法に則って保存し、インターネット上で取引された時刻や電子文書が存在した日時を証明するタイムスタンプを付与しておけば、より改ざんのリスクは低くなるでしょう。

テレワークの促進につながる

経理担当者のテレワークの促進につながる点も、請求書のPDF化によるメリットです。

請求書をPDF化することによって、請求作業をオフィス以外の場所でも行えるようになります。従来は、紙ベースでの確認が必須だったために出社せざるを得なかった経理担当者にとって、請求書のPDF化は、テレワーク浸透のきっかけのひとつになるでしょう。

請求書をPDFで発行するデメリット

請求書のPDF化にはメリットが多くある一方、知っておきたいデメリットもあります。
ここでは、請求書のPDF化の主な4つのデメリットについて、それぞれ説明します。

初期費用やランニングコストなどの費用がかかる

システムを導入して請求書のPDF化を進める場合、契約時にかかる初期費用や、使用中に継続的にかかるランニングコストなどを視野に入れておく必要があります。

トータルでいくら費用が発生するのか、費用に対して導入メリットは十分にあるのかを、きちんと検討して決めましょう。各社からさまざまな種類のシステムが発売しているため、相見積もりを取るなどして妥当な金額を見極めることも大切です。

導入するシステムによって業務フローを再構築する必要がある

これまでの請求書の発行業務をデジタル化した場合、業務フローを見直し、新たにデータの保存場所や保存ルール、ファイル名のつけ方などを決めてルールを周知しておく必要があります。
慣れるまでは社内での混乱が予想されるため、事前にオペレーションの変更を少しずつ進めておくとスムーズです。

セキュリティリスクがある

PDFの請求書をメールで送付する際、かつては「PPAP」と呼ばれる方法（パスワード付きZIPファイルを添付し、パスワードを別メールで送る方式）が一般的に使われていました。
しかし近年、この形式のセキュリティ上の脆弱性が指摘され、政府や多くの企業で廃止の動きが進んでいます。2020年11月には内閣府・内閣官房がPPAPの使用を廃止し、外部ストレージサービスの利用へ切り替える方針を明確にしました。

PPAPが抱える主なリスクは下記のとおりです。

■PPAPが抱える主なリスク

リスク	内容
メール傍受のリスク	暗号化メールとパスワードメールが同じ経路で送られるため、どちらも盗み見られる可能性がある
マルウェア感染のリスク	パスワード付きZIPファイルはウイルス対策ソフトによるスキャンが困難なため、マルウェアが侵入しやすい
ZIP暗号の脆弱性	ZIP形式の暗号は総当たり攻撃に弱く、専用ツールを使えば短時間でパスワードを解析できてしまう

このような背景から、PDFをメールで送る場合には十分なセキュリティ対策が不可欠です。
可能であれば、より安全な手段として、クラウド上でのファイル共有や、請求書発行システムによる送信への切り替えを検討するのが望ましいでしょう。

受取側の手間が増える

PPAPで請求書を送付すると、受取側は2通のメールを確認し、パスワードを入力して解凍する手間が発生します。
大量のメールを受け取っていると、パスワードを記載したメールを見失ってしまう可能性もあります。1件1件、別メールからパスワードを拾って解凍する作業は、受取側にとっては大きな負担となりかねません。

また、ZIPファイルはスマートフォンなどのモバイルデバイスでは閲覧しにくいというデメリットもあります。受取側が出張や移動が多い職種や、テレワークなどでモバイルデバイスを利用して作業をする場合、足枷となってしまいます。

請求書をPDF化する具体的な方法

請求書をPDF形式で発行する方法には、主に3つの選択肢があります。業務規模や運用体制に応じて適切な手段を選ぶことが、効率的な請求業務につながるでしょう。
ここでは、請求書をPDF化する方法とそれぞれの注意点について解説します。

紙の請求書をスキャンしてPDF化する

既存の紙の請求書をデジタル化する場合、スキャナや複合機、あるいはスマートフォンアプリを使用して、帳票を高解像度でスキャンし、PDFファイルとして保存します。

ただし、この方法で保存するには、電子帳簿保存法上の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があるでしょう。具体的には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認証するJIIMA認証を受けたソフトウェアの使用や、社内の運用ルール整備が求められます。

※スキャナ保存の詳細は下記の記事もご覧ください。

ExcelやWordで作成した請求書をPDFに変換する

自社でExcelやWordを使って請求書を作成している場合は、「名前を付けて保存」や「印刷」メニューからPDF形式に簡単に変換できます。

PDF化することで、元データへの意図しない編集リスクを軽減できるうえ、電子帳簿保存法の電子取引要件にも適合しやすくなります。PDF化した後は、前述の電子取引の保存要件を満たす形で保管してください。

請求書発行システムを活用する

より業務効率を高めたい場合は、請求書発行システムを利用する方法が効果的です。これにより、請求書の作成・PDF生成・送付・保存までを一括して行うことが可能になります。

インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」などのクラウド型システムであれば、電子帳簿保存法の要件に準拠した保存環境が整っており、法令対応の手間も大幅に軽減できます。
また、入金状況の管理や送付履歴の確認などもシステム上で完結でき、請求業務全体の生産性向上が図れるでしょう。

請求書をPDF化する際の注意点

請求書をPDF化してデータ送信してデータを原本とする場合、紙での請求書作成・送付業務とは異なる注意点があります。請求書をPDF化する際は、特に下記の3点を確認し、少しずつ準備を整えていきましょう。

取引先に対して、PDFで請求書発行することを伝え、承諾を得る

いくら業務効率化につながるとしても、取引先への確認なしで一方的に請求書のPDF化を進めることはできません。請求書のやりとりを行う際は、取引先内で認められている方法で発行する必要があります。

そのため、請求書のPDF化を行う際には、必ず事前にすべての取引先へ声をかけ、郵送からの移行に合意を得てください。もし、取引先が難色を示した場合、当該企業に対しては紙の請求書の郵送を継続しなくてはならないこともあるため、注意が必要です。

電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認する

請求書のPDF化を行う際には、事前に必ず電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認しましょう。

電子印鑑とは、インターネット上で作成した文書に押印できるシステムのことです。電子印鑑を使うことによって、プリントアウトして押印する手間がなくなり、パソコン上で書類の作成を完結させることができます。

請求書を含めた重要な書類に押印をし、責任の所在を示すことは、日本特有の商習慣です。ただ、法的には、請求書に必ずしも押印する必要はありません。昨今のテレワークの浸透で、わざわざ印鑑を押すためだけに出社をすることの是非が問われ、押印を廃止する企業も増えました。

そのため、請求書をPDF化するにあたっては、取引先が請求書に押印を必要としているかどうか、あらかじめ確認しておくとスムーズです。トラブルを防ぎたい、これまでの習慣を崩したくない、といった理由で押印を希望する企業に対しては、電子印鑑で対応することをおすすめします。

電子帳簿保存法に沿った形で保管する

前述のとおり、請求書をPDF化して送付した際には、必ず電子帳簿保存法に沿った形で保管しましょう。
2022年に改正された電子帳簿保存法によって、原則、電子データは、電子データのまま保存が原則となりました。そのため、PDFで送付した請求書データも、電子帳簿保存法に則った要件をクリアしたシステムを使ってデータとして保存する必要があります。

請求書はPDF発行ではなくシステムでデジタル化すべき3つの理由

請求書のPDF化を検討している場合、請求書関連の業務を包括的にデジタル化して管理できるシステムを導入し、デジタルデータで発行するのがおすすめです。

ここでは、請求書業務にシステムを導入すべき3つの理由についてそれぞれ説明します。

電子帳簿保存法への対応がスムーズになる

2022年1月から電子帳簿保存法により、電子データでやりとりした請求書は電子データのまま保存することが原則となりました。よって、PDFで発行された請求書をメールに添付して顧客に送付した場合、送付した側も電子帳簿保存法に則った方法でデータのまま保存しなければなりません。

そのため、適切なシステムを導入することで、余計な手間やコストをかけずに正しく電子帳簿保存法に対応できます。

クラウド上で保存・管理ができる

請求書の受取から発行までをデジタル化できるシステムなら、請求書の保存や管理をクラウド上で行うことができます。
これまでの請求書がすべてクラウド上で保管・管理でき、かつどこからでもアクセスできるため、システムの利用料のみで保管コストがかからない点も、システムを導入するメリットのひとつです。

諸々の経理・管理業務が効率化できる

請求書をシステムでデジタル化すると、請求書の金額、税率、明細といった情報がすべてデータ化されるので、発行する請求書を販売管理システムとデータ連携することができ、請求業務プロセスの大半を自動化することが可能になります。

また、前述したように請求書をPDFで取り扱う場合は、正確性を担保するための人的な目視作業がより多く発生したり、受取側は添付ファイルとパスワードを1件1件確認する手間が発生したりするため、デジタルデータと比較するとより多くの時間とコストがかかることが想定されます。
このようにPDFと比較するとデジタルデータのほうが、管理作業や確認作業を効率化することができます。

請求書発行システムを利用して、請求書を電子化した事例

請求書のPDF化は、紙の業務から脱却する第一歩として有効ですが、PDFはあくまで“見た目”の電子化にとどまります。真の効率化を目指すには、PDFでの送付からさらに進んで、「データとして請求書をやりとりする仕組み＝（データ to データ）」への移行がカギとなるでしょう。

ここでは、インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」を活用し、紙やPDFによる請求書業務から電子データ化へと移行し、成果を上げた企業事例をご紹介します。

トヨタ自動車株式会社様の事例：出向労務費の請求書を電子化

世界最大手の自動車メーカー、トヨタ自動車株式会社様。グループ会社や関連会社からの出向者も多く、月に約4,000人分の請求書を受領し精算処理を行っているそうです。
各社ばらばらのフォーマットで届く請求書は紙やPDFで届きますが、労務費は消費税や所得税といった税務処理が煩雑な上に、各社で項目名や記入箇所も異なるので確認が必要です。
「BtoB プラットフォーム 請求書」は、数ある電子請求書システムの中でも、PDFを発行する仕組みではなく、データをデータとしてやりとりできる点に優位性を感じました。導入直後から、「月初の業務がとても楽になった」「一元化で、すごく気が楽になった」という声があがっています。

※トヨタ自動車株式会社様の事例の詳細については「請求書受取側より取引先様に発信し、出向労務費の請求書を電子化。請求書フォーマットを統一し、全体の効率化を進めます。」をご覧ください。

三菱地所株式会社様：労働時間2,000時間/月の削減を実現

日本を代表する総合不動産会社、三菱地所株式会社様。三菱地所所有の物件を含むオフィスビルや商業施設を、運営管理しています。

管理するビルが多く、月に5,000通ほどの請求書が届きます。支払決裁を取るために、基幹システムから出力される支払票という紙に請求書をクリップ止めした紙の束を回覧していくのですが、量も多く、届いていない請求書の依頼・支払票と請求書を突合する目検チェック作業に膨大な時間を要していました。

そこで「BtoB プラットフォーム 請求書」を導入し、これまで各部署で行っていたバックオフィス業務を、集中事務センターに集約させたことで、月2,000時間もの労働時間短縮を実現しました。

※三菱地所株式会社様の事例の詳細については「労働時間2,000時間/月の削減を実現した業務改革。ペーパーレス化と運用の変更で、働き方が変わります。」をご覧ください。

東日本旅客鉄道株式会社：JR東日本が目指す変革にあわせた請求書のデジタル化

日本最大の鉄道事業を営み、東日本エリアに地域や人をつなぐネットワークを広げている東日本旅客鉄道株式会社様。JR東日本グループ外のお取引先さまに月約5,000通の請求書を発行しています。
紙の請求書は同じビル内にあるシステム室にて一括印刷され、それを毎日スタッフが取りに行って、封入・封かん機にかけ、後納郵便で発送するのがルーチンでした。

課題を解決するために「BtoB プラットフォーム 請求書」を導入。「BtoB プラットフォーム 請求書」は発行も受取も対応しており、何より国内シェアナンバーワン※の実績が決め手でした。導入により、JR東日本グループ外のお取引先さまと電子請求書をやりとりできる仕組みを構築することができ、JR東日本全体に電子請求書、デジタル化への意識付けができたと思っています。

※2023年6月現在　東京商工リサーチ調べ

※東日本旅客鉄道株式会社様の事例の詳細については「JR東日本が目指す変革にあわせた請求書のデジタル化。新しい時代を見据え、ネットワークの力を高めます。」をご覧ください。

請求書をPDF化して、業務効率化を目指そう

請求書のPDF化は、紙の請求書から脱却する第一歩として有効です。しかし、PDFはあくまで“見た目”の電子化に過ぎず、処理や保存には手間が残るのも事実です。真の業務効率化を目指すなら、PDFからさらに進んで「DtoD（データ to データ）」の電子請求書の導入が効果的でしょう。

インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」なら、請求書の発行・受領・保管をすべてクラウド上で完結でき、電子帳簿保存法への対応もスムーズ。紙やPDFにかかっていた作業を大幅に削減し、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

紙の請求書をお使いの方は、まずはPDFによるデジタル化から始めて、将来的にはDtoDでの請求業務へ移行するのが理想です。効率化と法令対応を両立しながら、経理の未来を一歩先へ進めていきましょう。

よくあるご質問

Q. 請求書はPDFで送っても法的に問題ないですか？

請求書はPDFで送っても法的に問題ありません。PDFでの請求書発行・送付は有効で、紙と同等に扱えます。なおPDF送信は電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当するため、真実性・可視性の確保など保存要件を満たし、所定期間の保存が必要です。
詳しくは「請求書をPDF化して発行しても、法的に問題ない」をご覧ください。

Q. 請求書のPDFは原本として認められますか？

はい。電子取引の請求書は「電子データが原本」となるため、請求書のPDFは原本として認められます。法人7年（欠損金がある事業年度は10年）、個人事業主5年、インボイス登録・消費税課税事業者は7年の保存が求められます。検索性や改ざん防止の確保など要件に沿って保管してください。
詳しくは「PDF化した請求書の保存ルール」をご覧ください。

Q. 請求書PDFを作成する際に便利なツールは？

Excel／Wordで作成してPDF保存、紙の請求書をスキャナ保存（JIIMA認証対応ソフト）でPDF化、さらに効率化するなら請求書発行システムの利用が便利です。例えば「BtoBプラットフォーム 請求書」は発行・送付・保存を一括で行え、電帳法対応もスムーズです。 詳しくは「請求書をPDF化する具体的な方法」をご覧ください。