【2026年最新】請求書の保管期間は？法人・個人別の期間と電子保存の方法

最終更新日:2026年2月3日

事業を運営する上で日々発生する請求書は、取引の事実を証明する重要な「証憑書類」です。
これらの書類は、法律によって一定期間の保管が義務付けられており、その期間は法人と個人事業主で異なります。

また、2024年1月からは電子データの保存方法に関するルールも大きく変わりました。
「請求書はいつまで保管すればいいのか？」「紙と電子データ、どうやって保存するのが正しいのか？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、法人・個人事業主それぞれの請求書の保管期間や、電子帳簿保存法に対応した正しい保存方法、そして膨大な書類を効率的に管理するためのポイントを詳しく解説します。

目次

• 【ケース別】請求書の保管期間
• 法人における保管期間は原則7年間
• 個人事業主における保管期間は原則5年間
• 適格請求書の保管期間は個人・法人問わず7年間
• 請求書の控えも保管義務がある
• 保管期間を過ぎた請求書の処分方法
• 紙の請求書の処分方法
• 電子請求書の処分方法
• 請求書の保管方法
• 紙で受け取った場合の保管方法
• 電子データで受け取った場合の保管方法
• 請求書を効率的に保管する方法
• 保管ルールを社内で統一する
• ファイル名の規則性を設ける
• 請求書管理システムを導入する
• 請求書を保管する際の注意点
• 保存要件を満たした形で保存する
• 状況ごとに分類し、整理のルールを統一する
• 発行側も控えを保存し、税務調査を意識して管理する
• 保管期間の起算日を正しく把握し、廃棄記録を残す
• 請求書の保管期間と保管方法を正しく理解して、経理業務の効率化を
• よくあるご質問

【ケース別】請求書の保管期間

請求書の保管期間は、事業形態や消費税の納税義務の有無などによって異なります。
まずは、自社がどのケースに該当するのか、以下の表で確認してみましょう。

■請求書の保管期間

ケース	保管期間	備考
個人事業主（免税事業者）	5年
個人事業主（課税事業者）	7年
法人	7年	欠損金の繰越控除を行う場合は10年
適格請求書発行事業者	個人・法人問わず7年	法人で欠損金の繰越控除を行う場合は10年

このように、基本となる保管期間は5年または7年ですが、法人の場合は最大10年の保管が必要になるケースもあります。
なお、簡易課税を選択している事業者は、インボイス（適格請求書）の保存は不要ですが、帳簿書類は同様の期間保存する必要があります。

ここからは、それぞれのケースについて詳しく解説します。

法人における保管期間は原則7年間

法人における請求書の保管期間は、法人税法により原則として7年間と定められています。
7年間の保管期間の起算点は「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」です。例えば、3月決算の法人が2026年3月期の申告を5月末に行う場合、その期の請求書の保管期間は2026年6月1日から7年間となります。

ただし、注意点が2つあります。
まず、青色申告書を提出した事業年度で赤字が生じた場合、欠損金の繰越控除制度により、その年度の請求書は10年間保管する必要があるので注意しましょう。

さらに、会社法では、会計帳簿および事業に関する重要な資料の保管期間を10年間と定めています。請求書が会計帳簿の添付資料に該当する場合は、会社法の10年間が適用されます。

法人税法と会社法で期間が異なりますが、コンプライアンスを徹底する上では、より長い会社法の規定に合わせて10年間保管しておくのが最も安全です。

個人事業主における保管期間は原則5年間

個人事業主の場合、請求書の保管期間は所得税法により原則として5年間と定められています。
これは、青色申告でも白色申告でも同様です。期間の起算日は、その年の確定申告の提出期限の翌日からとなります。

ただし、個人事業主であっても消費税の原則課税（一般課税、本則課税）を採用している課税事業者である場合は、保管期間が7年間に延長される点に注意が必要です。
これは、消費税の仕入税額控除の適用要件として、帳簿および請求書を7年間保存することが定められているためです。前々年の課税売上高が1,000万円を超えて課税事業者になっている方は、保管期間が5年ではなく7年になることを覚えておきましょう。

適格請求書の保管期間は個人・法人問わず7年間

2023年10月1日にインボイス制度が開始されたことに伴い、適格請求書（インボイス）の取り扱いについて新たなルールが加わりました。

適格請求書発行事業者が発行したインボイス、および原則課税を採用している課税事業者が取引先から受け取ったインボイスは、法人・個人事業主を問わず、一律で7年間の保存が義務付けられています。
この7年間の起算日は「課税期間の末日の翌日から2ヵ月を経過した日」となります。

例えば、個人事業主（1月1日～12月31日が課税期間）の場合、2025年分のインボイスの保管期間は、2026年3月1日から7年間です。適格請求書発行事業者は、事業形態にかかわらず7年保存と覚えておくとよいでしょう。

請求書の控えも保管義務がある

請求書は取引先に渡す書類ですが、発行した側にも控えを保存する法的義務があります。
請求書の控えの保管期間は、事業形態や課税区分によって異なります。

■請求書の控えの保管期間

ケース	保管期間	起算日
個人事業主（免税事業者）	5年	確定申告期限の翌日
個人事業主（課税事業者）	7年	課税期間の末日の翌日から2ヵ月経過した日
法人	7年※欠損金発生年度は10年	事業年度の確定申告期限の翌日
適格請求書発行事業者	個人・法人問わず7年	課税期間の末日の翌日から2ヵ月経過した日

控えの保存方法は、自社で管理しやすい方法で問題ありませんが、税務調査などで提示を求められた際に、すみやかに出力・提示できる状態にしておく必要があります。
また、帳簿と請求書控えの両方がそろっていなければ、仕入税額控除が認められない場合もあるため、発行と同時に確実に保存するフローを社内で整備することが重要です。

保管期間を過ぎた請求書の処分方法

法律で定められた保管期間が満了した請求書は、いつまでも保管しておく必要はありません。
しかし、請求書には取引先の情報や金額など、多くの機密情報が含まれています。そのため、廃棄する際は情報漏洩のリスクに配慮し、適切に処分する必要があります。

紙の請求書の処分方法

紙の請求書の場合、そのままゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけて物理的に復元不可能な状態にするのが基本です。量が多い場合は、機密文書の溶解処理サービスを提供している専門業者に依頼するのも安全で効率的な方法です。

電子請求書の処分方法

電子データの場合は、単純にファイルをゴミ箱に入れるだけでは不十分です。データ復元ソフトなどで元に戻せてしまう可能性があるため、ファイルや記録媒体の完全削除が可能な専用ソフトを使用するなど、復元が不可能な方法で処分しましょう。

請求書の保管方法

請求書の保管方法は、紙で受け取るか、電子データで受け取るかによって異なります。それぞれの保管方法を知っておきましょう。

紙で受け取った場合の保管方法

紙で受け取った請求書の保管方法は、下記の2種類です。紙で受け取った請求書は、原則として相手から受け取った請求書原本を保存するよう定められています。

＜紙で受け取った請求書の保管方法＞

・請求書原本を取引先別、年度別などに分類して、ファイリングする

・請求書原本をスキャンして、電子データとして保存する

また、紙の請求書はスキャナで読み取って電子データとして保存（スキャナ保存）することも認められています。
スキャナ保存を行うには、一定の解像度での読み取りやタイムスタンプの付与など、電子帳簿保存法が定める要件を満たす必要があります。

これらの要件を満たせば、スキャン後の紙の原本は廃棄できるため、保管スペースの大幅な削減につながります。

※紙の請求書の保存方法の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子データで受け取った場合の保管方法

2024年1月1日以降、メール添付のPDFやウェブサイトからダウンロードした請求書など、電子取引で受け取ったデータは、必ず電子データのまま保管することが義務付けられました。
紙に印刷して保存することは、原則として認められません。

電子データの保存にあたっては、電子帳簿保存法で定められた以下の要件を満たす必要があります。

ただし、検索要件については緩和措置が設けられています。電子取引の検索要件が不要になる条件は以下のとおりです。

＜電子取引の検索要件が不要になる条件＞

・基準期間（２課税年度前）の売上高が5,000万円以下である

・電子的に保存されたデータをプリントアウトした書面について、取引年月日や取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている

※電子帳簿保存法の詳細は下記の記事もご覧ください。

請求書を効率的に保管する方法

日々増え続ける請求書を効率的に管理するためには、いくつかの工夫が有効です。
ここでは、請求書を効率的に保管する方法を紹介します。

保管ルールを社内で統一する

請求書の管理を特定の担当者任せにするのではなく、組織として統一されたルールを設けることが重要です。
紙の保管場所やファイリング方法、電子データの保存先、ファイル名の付け方などをマニュアル化し、全従業員が同じ方法で作業できるように周知徹底しましょう。

これにより、担当者の不在時や交代時でも業務が滞ることなく、誰もが必要な情報をすぐに見つけられるようになります。

ファイル名の規則性を設ける

電子データで請求書を保存する場合、ファイル名の付け方に規則性を持たせることが非常に効果的です。
「20260531_株式会社〇〇_110000.pdf」のように、「取引年月日_取引先名_金額」といったルールを設けることで、フォルダ内での視認性が高まり、目的の請求書を探しやすくなります。

このルールは、前述の電子帳簿保存法の検索要件を満たす上でも役立ちます。

請求書管理システムを導入する

請求書管理の根本的な効率化を目指すなら、請求書の受領から保管までをクラウド上で一元管理できるシステムを導入するのが最も効果的です。

多くの請求書管理システムは、電子帳簿保存法の要件に対応しており、法改正があった場合でもシステム側で自動的にアップデートされるため、安心して利用できます。
手作業による入力ミスや保管漏れを防ぎ、ペーパーレス化を推進することで、経理業務全体の生産性向上に大きく貢献します。

請求書を保管する際の注意点

請求書を保管する際には、法律を遵守し、後々のトラブルを防ぐために、いくつかの点に注意する必要があります。
ここでは、請求書を保管する際の注意点を解説します。

＜請求書を保管する際の注意点＞

・保存要件を満たした形で保存する

・状況ごとに分類し、整理のルールを統一する

・発行側も控えを保存し、税務調査を意識して管理する

・保管期間の起算日を正しく把握し、廃棄記録を残す

保存要件を満たした形で保存する

最も重要なのは、それぞれの法律が定める要件を満たした形で保存することです。

紙で受け取った請求書は、ファイリングして物理的に保存するか、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子化します。電子データで受け取ったものは、電子帳簿保存法の電子取引の要件に従ってデータで保存しなければなりません。
請求書を保管する際は、形式だけでなく、法律の求める基準をクリアしているか、常に意識することが大切です。

状況ごとに分類し、整理のルールを統一する

請求書をただ保管するだけでは、後から見返す際に大変な手間がかかります。

「年度別」のフォルダの中に「月別」や「取引先別」のサブフォルダを作成するなど、自社の業務フローに合った分類ルールを最初に決めて、徹底することが重要です。
ルールが統一されていれば、税務調査で特定の書類の提出を求められた際にも、慌てずに素早く対応できます。

発行側も控えを保存し、税務調査を意識して管理する

請求書の保存義務は、受け取った側だけでなく、発行した側にもあります。発行した適格請求書の控えは7年間保存することが義務付けられています。

税務調査では、売上と請求内容の整合性を確認されることもあるため、発行した請求書のデータを確実に保存し、いつでも参照できる体制を整えておきましょう。

保管期間の起算日を正しく把握し、廃棄記録を残す

保管期間の起算日は、請求書の発行日ではないことに注意が必要です。起算日は事業の形態や法人・個人の別によって異なるため、自社に適用されるルールを正しく把握することが重要です。
いつ廃棄可能になるかを正確に把握するために、年度ごとに保管したファイルの背表紙や、フォルダ名に「XXXX年X月廃棄可能」とメモしておくと管理がしやすくなります。

また、廃棄した際には、どの書類をいつ、どのような方法で廃棄したかの記録を残しておくと、より丁寧な管理体制といえます。

請求書の保管期間と保管方法を正しく理解して、経理業務の効率化を

請求書は保管期間が法律で定められているため、期間を正しく理解し、コンプライアンスを遵守することが重要です。また、2024年からは電子データのままの保存が義務化され、すべての事業者が電子帳簿保存法への対応を求められています。

こうした法改正への対応は、一見すると業務負担の増加に感じられるかもしれません。しかし、これを機に請求書管理のプロセス全体を見直し、デジタル化を進めることで、長期的には大幅な業務効率化とコスト削減を実現できます。

インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』は、インボイスや電子帳簿保存法にも対応しており、請求書の保管業務を効率化するための有効な手段です。発行・受取・保管まで、請求書業務を一貫してデータで管理できるため、法改正への対応と業務効率化を同時に実現できます。
請求書の保管を効率化した方は、導入をご検討ください。

よくあるご質問

Q. 請求書は7年間保管する義務があるのですか？

請求書の保管期間は、事業形態や消費税の納税義務の有無などによって異なります。基本となる保管期間は5年または7年ですが、法人の場合は最大10年の保管が必要になるケースもあります。
詳しくは「【ケース別】請求書の保管期間」をご覧ください。

Q. 請求書はいつ捨てればいいですか？

法律で定められた保管期間が満了した後に処分可能です。請求書のフォーマットにあわせて復元不可能な状態で処分してください。ただし、期間の数え方は「請求書の日付」ではなく、「確定申告期限の翌日」などからスタートするため、誤って早く捨ててしまわないよう注意が必要です。
詳しくは「保管期間を過ぎた請求書の処分方法」をご覧ください。

Q. インボイスの保管期間は何年ですか？

適格請求書発行事業者が発行したインボイスの写し、および原則課税を採用している課税事業者が取引先から受け取ったインボイスは、法人・個人事業主を問わず、一律で7年間の保存が義務付けられています。
この7年間の起算日は「課税期間の末日の翌日から2ヵ月を経過した日」となります。