【2025年版】スキャナ保存制度とは？要件と改正ポイントを解説

最終更新日:2025 年9月4日

紙の書類からデジタルへの移行が進む中でも、レシートや請求書など紙で受け取る書類は依然として存在し、完全なペーパーレス化には課題が残っています。

こうした課題を解決するために注目されているのが「スキャナ保存制度」です。スキャナ保存制度を活用すれば、紙の取引関係書類をスキャンして電子保存でき、業務の効率化やコスト削減につながります。

そこで本記事では、スキャナ保存制度の概要、対象書類、2024年度の税制改正によるポイント、保存要件、導入ステップなどについて詳しく解説します。

目次

• スキャナ保存制度とは？
• 電子帳簿保存法における3つの保存区分と改正のポイント
• スキャナ保存の対象となる書類
• スキャナ保存の原本は要件を満たしていれば破棄して問題ない
• スキャナ保存制度の保存要件
• 2023年税制改正でのスキャナ保存要件の緩和・見直し
• スキャナ保存のメリット
• 経理業務の効率化
• オフィスの有効活用
• コスト削減
• セキュリティの向上
• スキャナ保存のデメリット
• 業務フローの変更と周知が必要
• 導入時に一定の労力やコストがかかる
• セキュリティ対策が必須となる
• スキャナ保存を導入するためのステップ
• 1.社内体制とルールを整備する
• 2.要件を満たすスキャナ機器やシステムを用意する
• 3.保存データの運用を開始する
• 4.定期的に運用状況を確認・見直す
• スキャナ保存制度に対応したシステムの選び方
• スキャナ保存制度をうまく使い、経理業務を効率化しよう
• よくある質問

スキャナ保存制度とは？

スキャナ保存制度は、電子帳簿保存法における保存区分のひとつで、紙で受け取った取引関係書類をスキャンし、一定の要件を満たせば電子データとして保存できる制度です。

例えば、請求書・領収書・契約書などをスキャナやスマートフォンで撮影して保存することで、紙のまま保存する必要がなくなります。ただし、この制度を利用するには、法令で定められた保存要件をすべて満たす必要があります。

スキャナ保存は義務ではなく任意の制度です。対応しない場合でも罰則はありませんが、紙の原本は法律で定められた保存期間中、きちんと保管する必要があります。

スキャナ保存制度を導入する場合、保存方法は次のいずれかになります。

紙からデジタルへのスムーズな移行を目指す企業にとって、スキャナ保存制度は業務効率化の大きな味方となるでしょう。

※紙でもらった請求書の保存方法の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子帳簿保存法における3つの保存区分と改正のポイント

電子帳簿保存法では、国税関係書類の保存区分として、下記の3つが定められています。

このうちスキャナ保存は、紙で受け取った請求書や領収書などを電子化して保存する方法です。スキャナ保存を活用することで、業務の効率化や省スペース化が実現できます。

近年では制度の見直しが進んでおり、2024年1月の税制改正では、スキャナ保存に関して次のような変更が行われました。

また、2022年の改正では、不正防止の観点から「適正事務処理要件」が廃止され、代わりに不正が判明した場合の「重加算税加重措置」が導入されました。
つまり、スキャナ保存制度は柔軟性が増す一方で、要件に違反した際には厳しい罰則を課される可能性があります。運用の際は要件を正しく理解し、信頼できるシステムや社内体制を整えることが不可欠です。

※電子帳簿保存法の詳細は下記の記事もご覧ください。

スキャナ保存の対象となる書類

スキャナ保存の対象となるのは、主に「国税関係書類」と呼ばれる書類のうち、紙で授受または作成された「取引関係書類」です。
下記は国税庁が定める国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分です。

■国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分

（注）
重要度が低以外のものがいわゆる重要書類(法第４条第３項に規定する国税関係書類のうち、規則第２条第７項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類)、重要度が低のものが一般書類(規則第２条第７項に規定する国税庁長官が定める書類)です。
出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】」

なお、上記の書類は、紙の状態で受領または発行されたものである必要があります。取引先から電子データで受け取った請求書や領収書などは、「電子取引」の扱いとなり、スキャナ保存ではなく電子取引データ保存が必要です。

スキャナ保存の原本は要件を満たしていれば破棄して問題ない

スキャナ保存制度の要件を満たして保存した書類については、原則として紙の原本を破棄して問題ありません。ただし、制度の要件を満たしていない状態で電子化した場合は、原本を法定期間内は保存する必要があります。要件をクリアしているかどうかを事前にしっかり確認しましょう。

スキャナ保存制度の保存要件

スキャナ保存制度を利用するためには、電子帳簿保存法で定められた保存要件をすべて満たす必要があります。保存要件は主に「重要書類」と「一般書類」に分けて定められており、それぞれの要件は次のとおりです。

■スキャナ保存制度の対象書類の分類

重要書類	請求書、領収書、納品書、契約書など
一般書類	見積書、注文書、注文請書、検収書など

■スキャナ保存制度の保存要件

保存要件	重要書類	一般書類
入力期間の制限（書類の受領等後または業務の処理に係る通常の期間を経過した後、すみやかに入力）	〇	-
一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り	〇	〇
カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）	〇	〇※1
タイムスタンプの付与	〇※2	〇※3
バージョン管理（訂正または削除の事実及び内容の確認）	〇	〇
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持	〇	-
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け	〇	※1
整然・明瞭出力	〇	〇
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け	〇	〇
検索機能の確保	〇	〇

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可

※2 入力事項を規則第２条第６項第１号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。

※3 当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】」

2023年税制改正でのスキャナ保存要件の緩和・見直し

2023年度の税制改正では、スキャナ保存制度の要件が一部見直され、実務上の負担が軽減されました。スキャナ保存に関する主な改正事項は次のとおりです。

■スキャナ保存に関する主な改正事項

内容	改正前	改正後
解像度・階調・大きさに関する情報の保存	スキャン時の設定情報を記録・保存する必要あり	廃止（設定自体の要件は継続）
入力者等情報の確認要件	入力者または監督者の情報の記録が必要	廃止
帳簿との相互関連性の確保が必要な書類	すべての書類で帳簿とのリンクが必要	重要書類のみ必要（一般書類は不要）

出典：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～」

なお、スキャン時の「解像度・階調・大きさに関する情報」を保存する義務は廃止されましたが、スキャナ保存時の読み取り要件（200dpi以上・原則カラー画像など）は変わりません。
スマートフォンでスキャンする場合も、これらの画質要件を満たしていなければ保存要件違反となるため、注意が必要です。

スマートフォンでスキャンした書類をスキャナ保存する場合は、下記の点に気を付けましょう。

スマートフォンでのスキャンは手軽な手段ですが、保存要件を満たす品質で撮影・保存することが前提です。実務運用では、事前に社内ルールやガイドラインを整備しておくと安心です。

スキャナ保存のメリット

スキャナ保存制度を導入することで、さまざまなメリットを得られます。対応は任意ですが、下記のメリットに魅力を感じる事業者は、利用を検討してみてください。

経理業務の効率化

書類をデータで保存することで、経理業務の効率化が図れます。これまで、過去の取引書類を確認したいときは、いちいち保管用のファイルを開いて該当の書類を一つひとつ探さなければいけませんでした。しかし、スキャナ保存ではデータに検索機能を持たせることが義務付けられているため、デスクに座ったまま簡単に必要な書類を見つけられます。

また、監査の際も、伝票や元帳と重要書類の紐付けが行われているため、簡単に情報を確認できます。

加えて、2024年からは電子取引のデータ保存が義務化されました。データで受け取った取引関係書類をデータで保存し、紙で受け取った書類は紙で保存するというのは手間がかかりますし、確認もしづらいでしょう。そのため、保存形式をデータにそろえることで、業務を効率化できます。

オフィスの有効活用

領収書や請求書、契約書などをスキャンして電子保存できるようになれば、紙書類を保管しておくキャビネットは必要ありません。その分のスペースを、別の用途に活用できるでしょう。

また、スキャナ保存で書類のデータ化を進めることは、テレワークの推進にもつながります。出社人数が減れば、フリーアドレスの導入や小さいオフィスへの引越しなども可能です。より柔軟に、自社に合ったオフィスの活用法を模索できます。

コスト削減

紙の書類をなくすことは、書類の管理コストや印刷コストの削減にもつながります。ファイルなども不要になり、保管期限の過ぎた書類を廃棄する際の費用もかかりません。

データは全社共通で管理できるため、紙の書類を本社宛に郵送する際のコストなども省けます。

セキュリティの向上

紙の書類をデータ化して保存することで、セキュリティの強化も期待できます。万が一、書類を保管しているオフィスが火災や水害に遭った場合、紙の書類だと破損したり、紛失してしまったりするおそれがあります。また、経年劣化によって文字が読めなくなることもあるでしょう。

しかし、データ化して保存しておけば、そのような心配の必要はなく、長期的に保存できる点もメリットです。

スキャナ保存のデメリット

スキャナ保存には、業務効率化などのメリットがある反面、デメリットもあります。スキャナ保存の導入を検討する際は、自社にとってメリットとデメリットのどちらが大きいかを考えてみましょう。

業務フローの変更と周知が必要

スキャナ保存導入後は、紙の取引書類をやりとりした際の業務フローが従来と変わります。スキャナ保存を前提とした業務フローを新たに策定し、従業員に周知しなければいけません。

導入時に一定の労力やコストがかかる

スキャナ保存制度を導入するには、スキャン環境や保存システムの整備が必要です。専用システムの導入には初期費用や月額コストがかかり、社内フローの見直しやマニュアル作成、従業員教育などにも一定の時間と労力がかかります。

また、スマートフォンや複合機を活用する場合でも、要件を満たしているか確認が必要です。私用スマートフォンの利用も認められていますが、セキュリティリスクを踏まえた社内ルールの整備が欠かせません。 初期段階では負担が大きくなることもあるため、導入支援体制が整ったシステムやツールを選ぶと安心です。

セキュリティ対策が必須となる

スキャナ保存では、紙の書類を電子データとして保存・管理するため、改ざんや漏洩などのリスクに十分な対策が求められます。
例えば、保存したデータが第三者に不正アクセスされたり、誤って削除されたりすると、重要な証憑情報が失われる可能性があります。これを防ぐには、次のような対策が必要です。

特にクラウドサービスを利用する場合は、信頼性の高いシステムを選び、運用ルールも明文化することが重要です。スキャナ保存を安全に運用するには、技術面・体制面の両方でセキュリティ対策を徹底する必要があるでしょう。

スキャナ保存を導入するためのステップ

スキャナ保存制度の導入は、準備から運用まで一連の流れで進めていくことが大切です。ここでは、スキャナ保存を始めるための4つのステップを紹介します。

1. 社内体制とルールを整備する

スキャナ保存を本格的に始めるためには、社内の運用ルールや体制の構築が不可欠です。基盤づくりが全体の成否を左右します。
スキャナ保存を円滑に導入し、継続的に運用していくためには、次の項目を事前に検討し、明確にしておく必要があるでしょう。

2. 要件を満たすスキャナ機器やシステムを用意する

社内体制とルールを整備したら、保存要件に対応したスキャナやシステムを準備し、実運用に耐えうる環境を構築しましょう。既存機器やシステムの見直しもこの段階で行います。

3. 保存データの運用を開始する

準備が整ったら、いよいよ実運用です。スキャンから保存、入力、管理まで、要件を満たす形で正確に実行していくことが求められます。

Step1. 紙の書類の受領・作成：紙の請求書・領収書等を受け取る、作成する
Step2. 紙の書類をスキャン：原本を200dpi以上でスキャンし、重要書類は必ずカラーで保存する
Step3. データ登録・タイムスタンプ付与：受領後、原則7営業日以内（業務処理サイクル方式は2ヵ月7営業日以内）にシステムへ登録。訂正削除履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与は不要
Step4. 取引情報の入力：「取引先」「日付」「金額」等の検索項目を登録し、いつでも検索や履歴確認ができるようにする。訂正・削除に対する履歴管理やバージョン管理も徹底
Step5. データ保管・管理：保存要件を満たすシステムで保存。必要に応じて原本を廃棄

※電子帳簿保存法のタイムスタンプの詳細は下記の記事もご覧ください。

4. 定期的に運用状況を確認・見直す

スキャナ保存は導入して終わりではありません。継続的に制度要件を満たす運用が行われているかを確認し、必要に応じて改善・更新を加えることが大切です。

スキャナ保存制度に対応したシステムの選び方

スキャナ保存制度を正しく運用するには、法的要件を満たし、業務にフィットするシステムの選定が重要です。下記のポイントを押さえて、自社の規模や業務内容、求める機能に応じて、最適なシステムを選びましょう。

■スキャナ保存制度に対応したシステム選定時のチェックポイント

自社に合ったシステムの条件	チェックポイント
JIIMA認証を取得している	「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧」の認証製品かを確認
自社の業務フローに合っている	既存の帳票管理・会計システムとの連携が可能かを確認
検索・履歴管理・タイムスタンプに対応している	スキャナ保存要件を満たす機能があるかを確認
バージョン管理・アクセス制限ができる	ユーザーごとの権限設定や履歴の追跡が可能なセキュリティ機能があるかを確認
導入後のサポートが手厚い	初期設定支援、制度改正時の対応、トラブル時の問い合わせ体制などが充実しているかを確認

スキャナ保存制度をうまく使い、経理業務を効率化しよう

請求書や領収書、契約書といった紙の証憑書類をスキャンして保存するスキャナ保存制度。活用すれば、経理業務のデジタル化・効率化はもちろん、「オフィスの柔軟な活用」「紙書類の印刷・郵送・保管コスト削減」など、さまざまなメリットを享受できます。

ただし、スキャナ保存制度の適用にはいくつかの要件を満たす必要があるため、内容をしっかりと把握しなければなりません。また、スキャナ保存制度の適用と同時に請求業務の効率化も行うと、経理業務の効率化がさらに進むでしょう。

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の電子化を実現し、経理部門の業務効率化やテレワーク導入に大きく貢献します。オプション機能のAI-OCRでは、取引先から送られてくる紙やPDF形式の請求書を処理可能な電子データに変換したり仕訳作業を自動化できたりするため、入力作業を大幅に削減できるのです。

電子請求書システムの導入が今すぐ難しい場合、スキャナ保存を手軽に始められる「BP Storage」がおすすめです。「BP Storage」は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応できるツールで、あらゆる国税関係書類を電子帳簿保存法に対応した形式で保存することができます。

それぞれの企業の課題や、効率化したい業務に応じて、利用するシステムを選定することが大切です。どのサービスが適しているか悩んだときは、お気軽に無料オンライン相談をご利用ください。

スキャナ保存制度を適用した上で、さらなる経理業務効率化の実現を目指す際は、ぜひ「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討してみてはいかがでしょう。

よくある質問

Q. スキャナ保存は義務ですか？

いいえ、スキャナ保存は義務ではありません。電子帳簿保存法では、紙で受け取った国税関係書類（領収書・請求書等）について、一定の要件の下でスキャナで読み取ったデータを保存する方法（スキャナ保存）が認められていますが、これは任意で必ずしもスキャナ保存する義務はありません。紙と電子を併用することも可能で、一部のみをスキャナ保存する方法も認められています。ただし、電子取引で受け取った書類については電子データのまま保存することが義務付けられており、紙での保存は認められていません。
詳細は「スキャナ保存制度とは？」をご覧ください。

Q. スキャナ保存でタイムスタンプは不要ですか？

いいえ、スキャナ保存においてタイムスタンプの付与は原則として必要です。スキャナ保存の対象書類は「重要書類」と「一般書類」に分類されますが、どちらの場合でも何らかの形でタイムスタンプに関する要件を満たす必要があります⁠。
詳しくは「スキャナ保存制度の保存要件」をご覧ください。

Q. スキャナ保存した書類の原本は破棄してもよいですか？
はい、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の要件を満たしてスキャナ保存を行った場合は、原本の紙書類を破棄することが可能です。満たすべき要件は10項目あります。なお、「重要書類」と「一般書類」の場合で要件が異なるため注意が必要です。
詳しくは「スキャナ保存の原本は要件を満たしていれば破棄して問題ない」をご覧ください。