国税関係書類とは？電子帳簿保存法に基づく保存要件と保存期間を解説

最終更新日:2023年10月10日

目次

• 国税関係書類とは、国税に関連して作成された書類のこと
• 電子帳簿保存法における区分
• 取引関係書類には重要書類と一般書類がある
• 電子化する国税関係書類の保存要件
• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引の保存要件
• 電子帳簿保存法での国税関係書類の保存期間
• 国税関係書類を適切かつ効率的に管理するにはシステムの活用がおすすめ

国税関係書類とは、国税に関連して作成された書類のこと

電子帳簿保存法が対象とする書類には、国税関係帳簿と国税関係書類の2種類があります。
 
国税関係書類とは、国税に関連して作成された書類のことです。また、国税関係書類は、決算関係書類と取引関係書類に分けられます。
 
＜国税関係書類の種類＞
・決算関係書類：貸借対照表や損益計算書など、決算に関連して作成する書類
・取引関係書類：見積書や請求書、領収書など、取引に際して作成する書類
 
なお、取引関係書類には、自社が作成した見積書や請求書、領収書などの控えも含まれます。

電子帳簿保存法における区分

電子帳簿保存法の対象となる書類は、国税関係帳簿と国税関係書類の2種類です。電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの保存区分が定められており、国税関係帳簿は電子帳簿等保存に区分され、国税関係書類は作成方法などによって3つの保存区分のいずれかに区分されます。
 
国税関係書類のうち、決算関係書類と自社がパソコンなどで電子的に作成した取引関係書類は、電子帳簿等保存に区分されます。一方、紙で作成した取引関係書類はスキャナ保存の区分です。
 
また、顧客から受け取った書類については、紙で受け取ればスキャナ保存、電子データとして受け取れば電子取引に該当します。なお、自社が電子的に送信した取引関係書類の区分も電子取引です。

取引関係書類には重要書類と一般書類がある

国税関係書類のうち、取引に関連して作成・受領する取引関係書類は、書類の重要性に応じて、重要書類と一般書類に区分されます。
 
重要書類とは、お金や物の流れに直接的にかかわる書類のことです。具体的には、契約書や納品書、請求書、領収書などが挙げられます。また、一般書類とは、お金や物の流れに直接的にはかかわらない書類です。見積書や注文書、検収書などが該当します。
 
電子帳簿保存法のスキャナ保存を行う場合、重要書類と一般書類で保存要件が変わります。重要書類は200dpi以上、256階調以上のカラースキャンが必要ですが、一般書類であればグレースケールで読み取ることも可能です。

電子化する国税関係書類の保存要件

国税関係書類を電子化して保存するためには、区分ごとに定められた要件を満たさなければいけません。
ここでは、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引、それぞれの要件について解説します。

電子帳簿等保存

電子的に作成した国税関係帳簿や決算関係書類、取引関係書類のうちパソコンで自社が作成した書類の控えについては、そのまま電子データとして保存することが可能です。会計システムを使用して国税関係帳簿と決算関係書類を作成している企業は、そのまま電子データとして保存することを検討してみましょう。利用しているシステムが電子帳簿保存法に対応しているのであれば、紙に印刷する必要はありません。
 
なお、電子帳簿等保存には「優良」と「その他」の2種類があります。2022年1月の改正電子帳簿保存法施行前に必要とされていた要件と同等の要件を満たす場合は「優良」、改正電子帳簿保存法によって緩和された要件のみを満たす場合は「その他」になります。
 
■電子帳簿の保存要件

保存要件概要			改正前	改正後
				優良	その他
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること			○	○	－
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること			○	○	－
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること			○	○	－
システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること			○	○	○
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと			○	○	○
検索要件	（1）	取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること なお、改定後の記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定	○	○	－
	（2）	日付又は金額の範囲指定により検索できること	○	○	－
	（3）	二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること	○	○	－
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること			－	－	○

（出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）」）
 
なお、検索要件については、電子帳簿保存法の改正に伴い、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には（2）（3）を満たす必要がなくなりました。
 
「優良」も「その他」も、事前の届出は不要です。ただし「優良」を満たす電子帳簿のメリットである「過少申告加算税の軽減措置」や「65万円の青色申告特別控除」を利用したい場合は、申告期限までに所轄の税務署長に該当の措置の適用を受ける旨について申請する必要があります。

スキャナ保存

自社が紙で発行した書類の控えや、顧客から紙で受け取った書類は、一定の要件を満たす方法でスキャンして画像データとして保存できます。スキャナ保存では、スキャナによる保存のほか、スマートフォンのカメラを使って撮影することも認められています。スキャナ保存に対応したシステムを導入して専用アプリなどで写真を撮影するだけで電子化できるため、経費精算の効率化などにも役立てられるでしょう。
 
スキャナ保存では、重要書類と一般書類によって満たすべき要件が異なります。ただし、一般書類を重要書類と同様の方法でスキャンすることは可能です。そのため、すべての書類について重要書類の要件を満たす形で保存することもできます。
スキャナ保存では、紙の書類を電子データに変換して保存することから、さまざまな要件が定められています。具体的な要件については、下記をご参照ください。
 
■スキャナ保存の要件

要件	重要書類	一般書類
一定水準以上の解像度による読み取り	200dpi以上
カラー画像による読み取り	赤・青・緑それぞれ256階調（約1,677万色）以上	カラー画像ではなく白黒での読み取りも可能
入力期間の制限	次のいずれかを選択 【早期入力方式】 書類の受領後、おおむね7営業日以内にデータを作成・保存する 【業務サイクル方式】 業務の処理にかかる通常の期間を経過したあと、最長受領後2ヵ月＋7営業日以内にデータを作成・保存する	適時に入力
タイムスタンプの付与	「一般財団法人日本データ通信協会」が認定するタイムスタンプを付与する（※1）
解像度および階調情報の保存	◯	◯
大きさ情報の保存	◯ （受領者が読み取る場合、該当書類の大きさがA4以下の場合は保存不要）
ヴァージョン管理	次のいずれかを満たすシステムを使用すること ・訂正または削除の記録が確認できるシステム ・訂正・削除をおこなうことができないシステム
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持	◯	◯
見読可能装置の備え付け	14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識など	カラー画像ではなく、白黒で保存する場合はカラー対応不要
整然・明瞭出力	◯	◯
電子計算機処理システムの開発関係書類などの備え付け	次のような書類を備え付ける ・システム概要書 ・操作説明書 ・システム基本設計書
検索機能の確保	次の要件による検索ができる（※2） 取引年月日、取引先、取引金額 日付または金額の範囲を指定して検索 複数の記録項目を組み合わせて検索

（出典：国税庁「Ⅱ　適用要件【基本的事項】」）
※1 記録の訂正・削除後にそれらの事実や内容を確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプの付与義務は免除される
※2 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定で検索できる機能や複数の記録項目を組み合わせて検索できる機能は不要
 
なお、上記は2023年12月31日までの要件です。2023年4月の税制改正によってスキャナ保存の要件も見直しが行われています。具体的には、解像度・階調・大きさの情報の保存や入力者などの情報の確認、一般書類における帳簿との相互関連性の確保などが不要になるなどの変化がありました。ただし、2023年12月31日までに行うスキャナ保存については、従来の要件を満たす必要があります。

電子取引の保存要件

顧客と電子的に授受した国税関係書類については、電子データのまま保存することが義務付けられています。電子取引の具体例は、下記のとおりです。
 
＜電子取引の具体例＞
・請求書発行システム上で発行、またはダウンロードした請求書
・メールに添付されていたPDFの見積書
・マイページからダウンロードした携帯電話の利用明細、など
 
電子取引のデータを保存する際は「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つの要件を満たす必要があります。
真実性の要件、可視性の要件はそれぞれ下記のとおりです。なお、可視性の要件は下記のすべてを満たす必要がありますが、真実性の要件は下記の4つの要件のうち1つをクリアしていれば問題ありません。
 
＜真実性の要件＞
・タイムスタンプを付与した後でデータのやりとりをする
・データを受け取った後で速やかにタイムスタンプを付与する
・訂正や削除をしたときに履歴が残る、または訂正や削除ができないシステムを利用する
・訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用を行う
 
＜可視性の要件＞
・電子データを保存するために必要なシステムに操作マニュアルを備え付けて、データ出力がいつでもできる状態にしておく
・取引年月日、取引金額、取引先別で検索できるようにする
 
さらに、2023年4月の税制改正によって、電子取引に新たな宥恕措置が設けられました。下記の2点を両方満たしている事業者は、電子取引の要件すべてを満たす必要がありません。電子取引のデータを単純に保存しておくだけでよいとされています。
 
＜2023年4月の税制改正による宥恕措置の要件＞
・満たすべき要件に従って電子取引のデータを保存できない理由があると所轄の税務署長が認めている（事前の申請などは不要）
・税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしてあり、なおかつ電子取引データをプリントアウトした書面の提示や提出の求めにも応じることができる

電子帳簿保存法での国税関係書類の保存期間

電子帳簿保存法に対応する形で国税関係書類を電子データとして保存した場合でも、一定期間書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告、白色申告でそれぞれ異なります。
 
■青色申告の場合の帳簿書類の保存期間

書類の種類	書類の具体例	保存期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など	7年
決算関係書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
現金預金取引等関係書類	領収証、小切手控、預金通帳、借用証など	7年（※）
その他の書類	取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）	5年

※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方の場合の保存期間は、5年となります。
 
■白色申告の場合の帳簿書類の保存期間

書類の種類	書類の具体例	保存期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
	業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	7年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
	業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

 
なお、2023年10月にスタートしたインボイス制度（適格請求書等保存方式）で仕入税額控除を受けるためには、適格請求書を7年間保存しなければなりません。また、発行した適格請求書の控えについても7年間の保存が必要です。適格請求書については、法人や個人事業主といった区別なく保存する必要があります。
 
また、国税関係帳簿については、法人、個人事業主ともに原則として7年間の保存が義務付けられています。ただし、白色申告の個人事業主の任意帳簿は5年間です。

国税関係書類を適切かつ効率的に管理するにはシステムの活用がおすすめ

企業は、日々の取引の中で多くの国税関係書類を作成・受領します。これらの書類は、紙で受け取るものも電子データで受け取るものもあるでしょう。これまでは、すべての書類を紙に印刷して保存することが可能でしたが、2024年以降は、電子データで受け取ったものについてはデータで保存しなければならなくなります。スキャナ保存を導入しない場合、紙とデータそれぞれで国税関係書類の管理が必要になり、混乱を招く可能性があるでしょう。書類のペーパーレス化や経理業務のデジタル化の動きが進む中で、書類の電子化を進めていく必要が高まっていると考えられます。
 
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「BtoBプラットフォーム 請求書」についてのよくある質問はこちら

よくある質問 Q1.国税関係書類にはどんな種類がありますか 国税関係書類には、貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」と見積書や請求書などの「取引関係書類」があります。従来は紙で保存するのが原則であった国税関係書類ですが、電子帳簿保存法によって電子保存が認められるようになりました。 詳しくは「国税関係書類とは、国税に関連して作成された書類のこと」をご確認ください Q2.国税関係書類の取引書類とは？ 国税関係書類の取引関係書類とは、見積書や請求書、領収書など、取引に際して国税に関連して作成された書類のことです。決算関係書類（貸借対照表や損益計算書など、決算に関連する書類）の国税関係書類とは区別されます。 詳しくは「国税関係書類とは、国税に関連して作成された書類のこと」をご確認ください Q3.国税関係書類は紙で保存してもいいですか？ 「国税関係帳簿」と「国税関係書類」は電子帳簿等保存、スキャナ保存による紙での保存が認められており、保存要件を満たすのであれば電子データでの保存も可能です。しかし電子取引による請求書などのデータは2024年1月より、電子データでの保存が義務付けられています。 詳しくは「電子化する国税関係書類の保存要件」をご確認ください