無料オンライン相談

月次決算のやり方と迅速に進めるためのポイント

慢性的な人材不足による生産性の低下は、多くの企業にとって喫緊の課題です。ただし、今後急激に人口が増加する可能性はほぼないため、現状の人員でいかにして生産性を高められるかといった点が重要になるでしょう。その際、どのような方法を選択するにしても欠かせないのは素早い経営判断です。 今回は常に自社の経営状況を把握し、迅速な事業戦略の立案を実現するために必要な月次決算について、そのやり方、より早く実践するためのポイントをお伝えします。

月次決算のやり方と迅速に進めるためのポイント

最終更新日:2021年04月07日

目次

月次決算のやり方

月次決算とは?

一般的に決算というと年に1回、会計年度末に行うものといったイメージを持つかもしれません。そもそも年次決算には法的義務があります。また基本的には、自社の経営状況を税務署や債権者、銀行などへ報告するためのものです。

これに対して月次決算は法的義務はないため、外部に報告する必要はありません。月次決算は、自社の最新の経営状況を把握し、事業計画の見直しや新たな経営判断を迅速にするために行うのです。

月次決算のやり方と流れ

では、具体的に月次決算のやり方と流れについて見ていきましょう。前述したように月次決算に法的義務はないため、正式なやり方があるわけではありません。企業がそれぞれやりやすい方法を選択すればよいともいえるのです。ここでは、一般的なやり方を紹介します。

・月次決算を行うための準備
月次決算を行うためにはまず事前に、現状を把握するための資料をまとめます。最初に現金や預金の確認です。オフィス内の現金と銀行残高を合算します。また、銀行口座を確認し、経理管理システムと突き合わせて入出金、現金と帳簿に相違がないかも確認しましょう。

ほかにも、「前月の領収書、交通費などの経費とりまとめ」「商品を販売している企業、製品を製造している企業であれば、月次棚卸を実施し、在庫金額の確定」も行います。

それ以外では、「仮勘定や仮受金の整理」「未払い費用や前払費用など経過勘定の整理」「減価償却費、賞与、納税引当金、退職給付費用などの計上」が月次決算の準備です。

・月次決算書の作成
月次決算では必ず作成しなければならない資料はありません。企業により経営者が事業戦略の立案や経営判断をするうえで必要だと思うものを作成します。一般的には損益計算書や貸借対照表、資金繰り表などです。

損益計算書では、売上や費用などいつ発生したものかの確認を忘れずに行います。数百、数千万円規模の金額となると、発生月が異なっていればそれだけで月次決算の額は大きく変わるため、注意が必要です。

また、消費税(課税・非課税・不課税・免税)の区分についても確認します。特に海外製のサービスや製品を利用している場合、どの区分になるかを明確にしておかなくてはなりません。

貸借対照表では、売掛金や未収入金が要確認項目です。毎月、確実に入金されているかどうかはしっかりと確認しましょう。

ほかに作成する資料として考えられるのは、「全国に販売店がある場合、販売店ごとの売上表や受注残高表」「会員制のサービスを提供している場合、会員数の増減、推移をグラフ化したもの」などです。こうした資料を作成しておくと経営判断に役立ちます。

・月次決算結果の報告
月次決算に必要なすべての準備をし、資料を作成したら経営者に報告します。経営者は報告されたものを基に、今後の経営判断や事業戦略の立案を行います。これが一般的な月次決算のやり方と流れです。

月次決算を遅らせてしまう要因

月次決算を迅速に行うべき理由

月次決算では、前月の経営状況を把握し、問題があれば迅速に修正を行います。そのため経営者への報告が翌月の20日過ぎになってしまっては意味がありません。遅くとも翌月10日までには資料作成を完成させ、経営者に報告しましょう。

月次決算が遅れてしまう5つの要因

これまで何度も言及してきたように月次決算は経営者が確認するものなので、正確性よりもスピードが重視されます。しかし、多くの企業では、迅速な資料作成が実現できない場合も多くあります。その要因となるのは、一体何でしょうか。それは次の5点です。

1. 月次決算の前準備に取りかかるまでの時間がかかる
たとえば、「自社が発行する請求書が遅れてしまう」「取引先からの入金が期日に間に合っていない」などです。こうした理由によって自社もしくは取引先の作業が遅れてしまうケースも少なくありません。その結果、月次決算の準備自体が遅れてしまい、資料作成も遅くなってしまいます。

2. 既存の業務が忙しくて手が回らない
経理では月末月初に業務が集中します。そのため残業や休日に出勤しないと間に合わない場合もあるでしょう。そのなかで法的義務のない月次決算は、どうしても後回しになるため、期日までに報告をするのが困難になってしまいます。

3. 業務効率化が進んでいない
請求書の作成、領収書や交通費の処理など多くの経理業務が手作業で業務効率化が進んでいない場合、日々の定型作業に追われて、月次決算に手が回らなくなってしまいます。

4. 部署によって利用しているシステムが異なるため連携ができない
たとえば、「労務管理システムと会計管理システムが連携できず、労務管理システムに登録されている社員の労働時間を目視で会計管理システムに手入力しなくてはならない」「営業管理システムに登録された交通費の清算を会計管理システムに移行できない」などです。

システムを利用しているもののそれぞれで連携が取れていない場合、非効率になりその結果、月次決算が遅れてしまいます。また、部署ごとに請求書のひな形や表計算ソフトの記載方法が異なっていて、社内で統一したルールがない点も月次決算が遅れる要因です。

5. 月次決算の重要性が理解されていない
ここまで見てきたように、月次決算は経理担当者だけではなく、他部署の協力がなければ早期の資料作成は実現しません。他部署に月次決算の重要性が理解されておらず、協力体制が取れていないと月次決算は遅くなってしまうでしょう。

月次決算を迅速に行うためのポイント

さまざまな問題を解消し、月次決算を迅速に行うためのポイントは何でしょうか。

・月次決算の重要性を周知する
社内で月次決算の重要性を周知しましょう。そのうえで請求書の締め日やひな形の統一、記載ルールの設定など迅速に進めるための環境を整備します。また、取引先に対しても、期日厳守を改めてお願いしましょう。

・業務の分散
月末月初はどうしても経理業務が集中するため、それ以外の時期にこまめに口座確認を行ったり資料をそろえたりしましょう。月初にまとめて月次決算の準備をしなくてもいいように、普段から整えておくのが重要です。

・月次決算チェックリストの作成
月次決算でやるべき業務、そろえるべき資料をすべて書き出し、チェックリストを作成しましょう。これにより、資料の作成ミスや準備漏れが軽減します。さらに業務の属人化防止にもつながります。

・システムの導入
たとえば、「請求書管理システムを導入し、請求書の電子化を進める」「RPAを導入して既存システムの連携を行う」など、紙の電子化や定型業務の自動化を行い、業務効率化を進めましょう。

常に最新の経営状況把握するために月次決算の作成を

業種によるものの、成熟した市場、商品のコモディティ化、新型コロナウイルス感染拡大など企業を取り巻く環境は決してよいものとはいえません。そのなかで生き残っていくためには、常に最新の経営状況を把握し、迅速な判断をしていく必要があります。そして、迅速な判断に欠かせないのが月次決算です。

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」であれば、月末月初に発生する請求書発行業務を効率化するのはもちろん、取引先から届く請求書も電子データで受け取れます。それにより仕訳入力の必要がなくなるほか、請求書の届く期日が遅れたり、行方不明になるなどの月次決算が遅れてしまう要因の多くが解決されるでしょう。

月次決算の早期化を目指しているのであればぜひ、「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討してみてはいかがでしょう。

監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム 請求書』チーム 編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。

請求書を電子化して、経理業務のコスト削減!
BtoBプラットフォーム請求書の詳細はこちら

BtoBプラットフォーム 請求書 資料ダウンロードはこちら

電帳法・インボイス制度の対応も
業務効率化もこれ一つで!

詳しくわかる資料をプレゼント
  • 01.本サービスの概要、特徴
  • 02.導入により改善・削減できる内容の事例
  • 03.本サービスの料金体系
  • 04.他社サービスとの機能比較一覧