書類の電子化で実現する、
コスト削減と業務効率化

2017年4月13日 桐元 久佳

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企業活動をしていくうえで必要になる、発注書や請求書などの書類。それらをすべて印刷して保管するとなると、膨大な印刷コストが発生します。また、書類が発行される度に書庫を整理したり、必要な書類を探したりするのは大変な手間です。その上、万一間違って書類を廃棄した場合、大きな問題になります。
このような問題を解決する方法として、書類を電子化しパソコンやサーバーに保存して運用する、書類の電子化(ペーパーレス化)があります。電子化すると、どのようなメリットがあるのか見ていきます。

電子化を規定したe-文書法

文書の電子化(ペーパーレス化)についてのルールは、2005年に施行された「e-文書法」で定められています。e-文書法は、法人税法や商法、証券取引法などで、紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を容認する法律で、次の二つの法律で構成されています。

@民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
A民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

e-文書法により、次のような共通文書の電子化が可能となりました。

電子保存の対象となる共通文書

業務 電子化対象文書 法令名 技術要件
経理 取引に関する帳簿書類
(見積書、納品書、請求書、契約書、領収書等)
法人税法
126条1項
見読性
完全性
検索性
人事 雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に
関する重要な書類(出勤簿、給与台帳等)
労働基準法
109条
見読性
総務 株主総会議事録・総会議事録の謄本 商法244条5項 見読性

※経済産業省:文書の電子化・活用ガイドより
※平成27年(2015年)度の税制改正により、スキャナ保存制度の対象となる国税関係書類について、すべての契約書、領収書等が対象となりました。

電子化のメリットと導入事例

書類の電子化を進め、ペーパーレスを実現した場合のメリットは、主に次の二つです。

@コスト削減
印刷コスト、紙代が削減できます。また、紙の書類を保管しておく書庫スペースや、年度ごとの入れ替え業務などの時間も削減できます。

A業務の効率化
電子媒体のメリットである検索機能を活用することで、業務の効率化を図れます。

次に、経済産業省のサイトに掲載されている、電子化を実現した事例を見てみましょう。

電子化に成功した保険会社の事例

全国展開している保険会社A社では、保険申込書の受付から契約の承認までの業務処理の迅速化と、コスト削減を目指し、書類の電子化を進めました。

<書類の電子化前> 従来の契約処理業務は、各営業所で受け取った保険申込書を本社の事務センターで集中処理するために、保険申込書の郵送を行っていました。それによって紛失リスクや輸送コスト、処理時間の増加が発生していたのです。また、紙の申込書では契約内容の照会業務で時間がかかり、保管コストも膨大になるといった課題もありました。

<書類の電子化後>各営業所で保険申込書を電子化し本社に伝送することで、郵送コストを削減できただけでなく、郵送に伴う原本の紛失リスクも低下しました。そして、電子化したことで、データベースへの入力作業が不要になり、業務処理コストの大幅な削減も実現できています。また、電子化によって保険申込書の検索時間を、従来の約1時間から1〜10秒に大幅に短縮し、顧客からの問い合わせに対する迅速な対応も可能になりました。

各社に適した導入方法

このように、書類の電子化を実現することは、企業活動にとって非常に有益です。まずは、どんな場面で電子化するのかを明確にしましょう。そのうえで、業務フローやお客様との書面のやりとりなど、自社にあった方法で実施していけばスムーズに進められると思います。
電子化することで、コスト削減だけでなく、業務の効率化を高めることができます。ぜひ導入を検討されてはいかがでしょうか。

▸「BtoBプラットフォーム 請求書」での電子化事例はこちら

著者プロフィール

日新税理士事務所

2006年6月設立。
大阪・京都・神戸・奈良を中心に活動し、会社設立、融資・補助金・助成金申請など独立開業、税金対策や経営改善計画をサポートする。

日新税理士事務所ホームページ
http://www.ns-1.biz/

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