【2026年最新】納品書の電子化における法律上の要件とケース別の対応方法を解説

最終更新日:2026年5月19日

納品書の電子化を検討する際、「納品書は電子取引の対象になるのか」「自社の保存方法は法的に正しいのか」といった判断に迷う場面も多いのではないでしょうか。
さらに、電子化を推進しようとしても、「紙でほしい」という取引先の要望や長年の社内慣習が壁となって思うように進められないケースも少なくありません。

そこで本記事では、納品書の電子化が義務となるケースを法的根拠とともに整理し、発行側・受取側それぞれの保存要件をケース別にわかりやすく解説します。

目次

• 納品書の電子化は義務ではないが「電子取引」はデータ保存が必須
• 【発行側】発行した形式によって保存方法を選択できる
• 【受領側】受け取った形式によって保存義務が決まる
• 納品書の保存方法判断のフローチャート
• 納品書を電子化する法律上の要件
• 【発行側】納品書（控え）を電子保存する場合の要件
• 【受取側】納品書をデータで受け取った場合の要件
• 【受取側】納品書を紙で受け取った場合の要件
• 納品書を電子化する方法
• スキャンしてデータ化する
• 文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する
• 電子化できるシステムを導入する
• 納品書を電子化するメリット
• 作成時間を短縮できる
• 手書きや印刷の手間が不要
• 保存スペースが不要
• 紛失のリスクが減る
• 過去の納品書を簡単に探せる
• セキュリティの強化ができる
• 納品書を電子化するデメリット
• システムを導入するコストがかかる
• 取引先の理解と協力が必要
• 納品書を電子化する際の注意点
• 電子帳簿保存法の要件に従って保管する必要がある
• 運用フローを整える必要がある
• 取引先企業に許可を得る
• 信頼できるシステムを導入する
• 納品書の電子化で、法対応と経理業務の効率化を同時に実現しよう
• よくあるご質問
• 納品書は電子帳簿保存法の対象ですか？
• 納品書を電子化する場合、取引先の承諾は必要ですか？
• Excelで作成した納品書をPDFにして保存してもいいですか？

納品書の電子化は義務ではないが「電子取引」はデータ保存が必須

納品書の電子化そのものは、法律で義務付けられているわけではありません。従来どおり紙で作成し、郵送や手渡しで取引先に渡すことも可能です。

ただし、PDFのメールへの添付やクラウドシステム経由でのダウンロード、EDI（電子データ交換）など、電子データでやりとりした納品書は電子帳簿保存法の「電子取引」に該当し、電子データのまま保存することが原則として義務付けられています。

なお、納品書は電子帳簿保存法の対象書類です。納品書は法人税法上の「取引関係書類」に分類されており、電子帳簿保存法ではその保存方法に関するルールが定められていることを知っておきましょう。

【発行側】発行した形式によって保存方法を選択できる

発行側は、自社がどのような形式で納品書を発行したかによって、その控えを電子取引データとして保存すべきかどうかが異なります。

＜納品書発行側の対応＞

・電子データで発行した場合：その控えを電子データで保存する義務がある

・紙で発行した場合：控えを電子データで保存するか紙で保存するかを選択できる

【受領側】受け取った形式によって保存義務が決まる

取引先から電子データで納品書を受け取った場合には、それを電子データのまま保存する義務が発生します。印刷して紙だけで保存することは、原則として認められません。

つまり、受領側は受け取った納品書の形式によって電子データでの保存義務の有無が決まります。

納品書の保存方法判断のフローチャート

納品書の保存要件がわからない場合は、以下のフローチャートを使って確認できます。
納品書の受取方法と希望する保存方法の組み合わせから、適切な対応方法を判断しましょう。

納品書を電子化する法律上の要件

電子帳簿保存法では、発行側と受領側で適用される保存要件が異なります。ここでは、それぞれの立場における納品書の保存要件を解説します。

【発行側】納品書（控え）を電子保存する場合の要件

自社が作成した納品書を電子データとして取引先に送付している場合、その控えは「電子取引」に該当し、電子取引データ保存の要件に沿って保存する必要があります。
電子取引の具体的な保存要件は下記のとおりです。

一方、納品書を紙で送付している場合、その控えをどう保存するかは選択できます。
控えを電子データで保存したい場合は「電子帳簿等保存（任意）」として取り扱うことができます。この場合、最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成した帳簿等は「優良な電子帳簿」として認められ、過少申告加算税の軽減措置を受けられる可能性があります。
もちろん、紙での保存を選択することも引き続き可能です。

自社のシステム環境や管理コストに合わせて選択しましょう。

【受取側】納品書をデータで受け取った場合の要件

メール添付のPDF、クラウドシステム経由のダウンロード、EDIなどを通じて納品書を受け取った場合、これらはすべて電子取引に該当します。2024年1月以降、電子取引で受け取った納品書は電子データのまま保存することが原則として義務化されました。電子取引の保存要件は、前述の発行側での記載のとおりです。

電子データで受領した納品書を紙に出力して保存することは原則として認められていません。ただし、「相当な理由がある」と税務署長が認め、かつ税務調査の際にデータ・出力書面を提示できる場合に限り、猶予措置が適用されることがあります。この猶予措置は、すぐに電子保存の体制を整えられない事業者向けに設けられたもので、要件を満たせば青色申告の承認取消しなどの罰則が猶予されます。あくまでも例外措置であるため、早期の体制整備を進めましょう。

【受取側】納品書を紙で受け取った場合の要件

郵送や手渡しで紙の納品書を受け取った場合、原則は「紙のまま保存」となります。2024年以降の改正においても、紙で受け取った書類を紙で保存することは法的に問題ありません。

ただし、ペーパーレス化や検索性の向上を目的として、紙の原本をスキャンして電子データとして保存することも認められています。これは「スキャナ保存」と呼ばれ、任意対応です。

納品書は電子帳簿保存法における「重要書類」に該当するため、次の要件を満たす必要があります。

■重要書類のスキャナ保存の保存要件

入力期間	次のどちらかの入力期間内に入力すること ・（1）書類の作成または受領から、概ね7営業日以内 ・（2）企業ごとに採用している業務処理サイクルの期間（最長2ヵ月以内）を経過後、概ね7営業日以内 ※（2）は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用可
画像の解像度	解像度200dpi相当以上
カラー画像	赤、緑、青それぞれ256階調以上（24ビットカラー）
タイムスタンプ付与	入力期間内に付与 ※入力期間内のスキャナ保存を確認できるシステムを利用している場合は不要
ヴァージョン管理	データを訂正・削除した際の履歴や内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
帳簿との相互関連性	データと、そのデータに関連する帳簿の記録について、相互に関連性を確認できるようにしておく（管理番号をつけるなど）
パソコンなどの備え付け	14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、説明書の備え付け
システムの概要書等の備え付け	スキャナ保存に利用するシステムの概要書や仕様書、操作説明書、スキャナ保存の担当部署や手順を記載した書類の備え付け
出力	下記の条件ですみやかに出力できるようにする （1）整然とした形式 （2）書類と同程度に明瞭 （3）拡大または縮小して出力することができる （4）4ポイントの大きさの文字を認識できる
検索機能	下記の検索機能を確保する（※） （1）「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」で検索ができる （2）「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定で検索ができる （3）上記2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる ※税務署職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば（2）（3）不要

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】」

※スキャナ保存制度の詳細は下記の記事もご覧ください。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する方法は大まかに3種類あります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社に適した方法をとりましょう。

スキャンしてデータ化する

紙の納品書をスキャナでスキャンしたり、スマートフォンなどのカメラで撮影したりしてデータ化する方法です。主に、紙の納品書を受け取った場合に利用される電子化の方法です。

文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する

納品書を紙に手書きするのではなく、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成しPDFで保存すれば、簡単に納品書を電子化できます。こちらは、納品書を自社で発行する場合のデータ化の方法です。

文書作成ソフトや表計算ソフトは、通常、どこの企業でも日常的に使用しているソフトです。コストをかけず、手軽に納品書を電子化したい企業に適しているでしょう。なお、PDFに変換するのは、納品書の改ざんを防ぐためです。文書作成ソフトや表計算ソフトのデータのままではなく、PDFとして発行するのが大切です。また作成したPDFデータの納品書は、メールに添付したり、チャットツール上にアップロードしたりして、取引先に送信します。

電子化できるシステムを導入する

書類を電子的に発行できるシステムを使うと、簡単に納品書の電子化が可能です。見積書や注文請書、納品書、請求書などを発行できるシステムなら、見積書の内容をもとに、自動で納品書の作成が可能です。

見積から請求までの一連の取引で生じる書類をシステム的に発行できるため、宛先や内訳、金額などを打ち直す手間がかかりません。転記ミスも防げるでしょう。システム導入と運用にコストがかかるものの、業務効率化に役立つ方法です。

なお、システム的に発行された納品書は、クラウドシステム上で取引先に対して発行され、取引先がクラウド上からダウンロードするのが一般的です。

納品書を電子化するメリット

納品書の電子化には、数々のメリットがあります。納品書を電子化するメリットを一つひとつ解説します。

作成時間を短縮できる

納品書を電子化することで、書類作成にかかる時間を短縮できます。納品書には、宛先、自社名、納品日、品名、個数、金額、型番、合計金額など、記載すべき項目が少なくありません。また、これらの内容は、見積書や注文請書の内容と同一である場合がほとんどです。

納品書を電子化し、自動で品名や数字が入るようにしておけば、簡単に書類を発行できるでしょう。書類発行システムを利用する場合は、自動で納品書の作成をすることも可能です。

手書きや印刷の手間が不要

電子化した納品書は、印刷や発送をすることなく、データのまま取引先に送信できます。
一方、紙の納品書を発行するためには、下記のいずれかの作業を行わなければいけません。

＜紙の納品書を発行する際に必要な作業＞

・納品書用紙に手書きして、商品に同梱する

・WordやExcelなどで作成して印刷し、商品に同梱する

納品書用紙を用意して手書きしたり、プリンターで印刷したりするのは、手間がかかります。また、商品に同梱する際も、入れ間違いがないように十分注意する必要があるでしょう。電子化によって、こうした手間を省いて、効率良く正確な書類のやりとりが可能です。

保存スペースが不要

データ化した納品書は、自社のサーバーやクラウド上などに保存されます。事務所のスペースを割いてファイルを備え付ける必要がなくなるため、その分、事務所を広く活用できるでしょう。書類保管用の倉庫などを借りる必要もありません。

紛失のリスクが減る

紛失のリスクが減る点も、納品書を電子化するメリットです。
紙の納品書は、気をつけてファイリングしていても、紛失や破損、汚損のリスクがあります。納品書をデータ化してシステム的に管理することで、紛失リスクを低減できるでしょう。

特に、書類保存システムを利用する場合は、外部のクラウド上に書類を保存するため、万が一自社のパソコンにトラブルがあってもデータが失われる心配がありません。

過去の納品書を簡単に探せる

電子化した請求書は、サーバー内やクラウドシステムの中で簡単に検索することができます。電子帳簿保存法には、データのままやりとりした納品書を保存する場合、一定の検索要件を満たす必要があると定められています。この要件を守って保存した納品書は、取引先や取引年月日、取引金額といった条件での検索が容易です。

セキュリティの強化ができる

納品書の作成や保存ができるシステムを導入すれば、セキュリティの管理につなげることもできます。

紙の納品書は、鍵付きのキャビネットなどに保管しない限り、誰でも閲覧できてしまいますし、持ち出しも容易です。一方、書類の作成や保管ができるシステムでは、システムにアクセスできる担当者を制限できるため、安心です。

納品書を電子化するデメリット

納品書の電子化にはメリットも多くありますが、デメリットもあります。納品書の電子化を検討する際は、デメリットについて問題がないかどうか検討しておく必要があるでしょう。

システムを導入するコストがかかる

納品書の電子化にあたってシステムを導入する場合、初期費用とランニングコストがかかります。

納品書の発行ができるシステムの利用料は、サービスによって異なります。それぞれのサービスを導入することで得られるメリットが、コストに見合うかどうかを踏まえて検討することが大切です。

なお、文書作成ソフトや表計算ソフトによって作成した納品書をPDF化してメールに添付する方法なら、システムの導入コストがかかりません。しかし、電子帳簿保存法の電子取引の要件を満たす形で書類の保存をする必要があります。社内で対応できるかどうかを確認しておく必要があるでしょう。書類保存システムを導入するのであれば、システムの導入コストが生じます。

取引先の理解と協力が必要

「これまでとおり紙でほしい」という取引先の要望は、電子化の実務上でよく直面する課題です。納品書の電子化を進めるためには、取引先への丁寧な説明と書面または口頭での同意取得が不可欠です。

また、専用システムを導入する場合、取引先に新しい操作を覚える手間が発生することもあります。取引先に過度な負担をかけると電子化への理解が得にくくなるため、できるだけ操作が簡単なシステムを選ぶことが重要です。

取引先が納品書の電子化に難色を示す場合は、段階的な移行を検討しましょう。

＜納品書の段階的な移行手順＞

1. PDF添付のメール送付から始める

2. 慣れてきたら、専用システムによる配信へと段階的に移行する

3. 紙での発行を希望する取引先には、有償での紙発行サービスを案内する（Webなら無料であることを伝えるのも有効）

このようなアプローチを取ることで、取引先の納得感を得ながら少しずつ電子化の割合を高めていくことができます。取引先ごとに状況が異なるため、個別の事情に合わせた柔軟な対応が、長期的な電子化推進のカギとなるでしょう。

納品書を電子化する際の注意点

納品書の電子化をスムーズに進めるには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、納品書を電子化する際の注意点についてそれぞれ説明します。

電子帳簿保存法の要件に従って保管する必要がある

納品書などの帳票書類の電子データは、電子帳簿保存法で定められた要件に従って保存しましょう。
保存期間については、法人は原則として7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間）、個人事業主は5年間と定められています。

なお、電子帳簿保存法は頻繁に改正が行われるため、法改正があった際は、速やかに対応することが求められます。改正内容を確認し、常に法律で求められている要件に沿った保存方法を維持することが重要です。

運用フローを整える必要がある

納品書を電子化することで運用フローがこれまでとは変わるため、いつ、誰が、どのように納品書を発行し、取引先に発行するのか、具体的な運用フローを整えておきましょう。

紙の発行を希望する取引先宛てなど、イレギュラーな対応をする際のフローや、発行した納品書の控えの保存方法に関するフローなども整えておく必要があります。

取引先企業に許可を得る

既存の取引先に対して、納品書を電子化する旨をあらかじめ伝え、許可を得ておきましょう。
許可が得られなかった取引先については紙で発行しなければならないため、別途管理が必要です。

信頼できるシステムを導入する

納品書の発行や保存ができるシステムは数多くあります。システムを導入する際は、信頼できるサービスを慎重に選定することが大切です。

運営元やセキュリティ対策、使い勝手、サポート体制など、複数の観点から、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。長く使い続けられるシステムを見つけましょう。

納品書の電子化で、法対応と経理業務の効率化を同時に実現しよう

納品書の電子化は、電子帳簿保存法の要件を正しく理解した上で進めることが重要です。自社のケースに応じた正しい対応を整備することが法的リスクの回避につながります。

納品書などの帳票書類の電子化を確実に進めるなら、法的要件を満たしたシステムの導入がおすすめです。
インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』は、請求書だけでなく納品書の電子化にも対応しています。紙の郵送代行・PDF・デジタル・受領代行など、取引先の状況に合わせた多様な送受信方式に対応しており、「取引先が電子化に協力してくれない」という場合でも、段階的な移行が可能なため、無理のないペースで電子化を推進できるでしょう。

サポート体制も充実しているため、導入後の運用面でも安心です。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による「JIIMA認証」を取得しているため、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが保証されています。
帳票書類の電子化を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。

よくあるご質問

Q. 納品書は電子帳簿保存法の対象ですか？

対象です。納品書は法人税法上の「取引関係書類」にあたり、電子帳簿保存法の対象となります。PDFをメール添付したり、システム経由で授受したりした納品書は「電子取引」に該当するため、紙に印刷して保存することは原則として認められず、要件を満たした上で電子データのまま保存することが義務付けられています。
詳細は「納品書の電子化は義務ではないが「電子取引」はデータ保存が必須」をご覧ください。

Q. 納品書を電子化する場合、取引先の承諾は必要ですか？

必要です。これまで紙でやりとりしていた納品書を電子化する場合、取引先への丁寧な説明と、書面または口頭での同意取得が不可欠です。相手のシステム都合などで紙での発行を希望されるケースもあるため、自社のルールを押し付けず、まずはPDFのメール添付から始めるなど、柔軟で段階的な移行を検討しましょう。
詳細は「取引先の理解と協力が必要」をご覧ください。

Q. Excelで作成した納品書をPDFにして保存してもいいですか？

保存可能です。Excel等で作成した納品書をPDF化して保存・送付することは、手軽にコストをかけず電子化できる有効な方法です。改ざん防止の観点からも、ExcelデータのままではなくPDFに変換して発行することが推奨されます。ただし、保存の際は電子帳簿保存法の「電子取引」の要件を満たす必要があります。
詳細は「文書作成ソフトや表計算ソフトで作成する」をご覧ください。