インボイス制度での領収書の扱いと発行側・受領側の注意点

最終更新日:2023年5月31日

インボイス制度が始まる2023年10月1日に向けて、企業ではさまざまな対応が必要になります。一方、正直なところ何が変わるのかわからないという方や、どんな影響があるのか見当がつかないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、インボイス制度で変わる領収書の役割、発行側・受取側の注意点などを解説します。

目次

• インボイス制度とは、インボイスを発行することで仕入税額控除を受けるための制度
• インボイス制度による領収書の役割の変化
• 領収書を簡易インボイスとして扱える
• 領収書のみで仕入税額控除申請ができる
• インボイス制度導入後の発行側から見た変化
• 請求書の記載項目の変更が必要になる
• 取引価格にかかわらず発行しなくてはならない
• インボイス制度導入後の受取側から見た変化
• チェックすべき内容が増える
• 領収書を簡易インボイスとして利用するための注意点
• 利用条件を満たさなくてはならない
• データの場合、発行側と受取側の合意が必要
• 紙とデータの処理・保存方法の違いによって手間が増える
• 領収書を簡易インボイスとして利用するなら、「BP Storage」の導入がおすすめ
• 必要なデータを残して適切に管理できる
• 紙の領収書も一元管理が可能
• 経理業務を丸ごとデジタル化するなら、「BtoBプラットフォーム 請求書」

インボイス制度とは、インボイスを発行することで仕入税額控除を受けるための制度

インボイス制度は、2023年10月1日から開始する制度で、適用税率や消費税額を正しく伝えるためにインボイス（適格請求書）を発行し、仕入税額控除を受けるための制度です。インボイス制度は通称で、正式名称は「適格請求書等保存方式」といいます。

インボイス制度を導入すると、買い手が適用税率や消費税額等を正しく把握できるようにするために、売り手は適格請求書発行事業者として登録した上で、インボイスを発行することが求められます。インボイスは、預かった消費税から支払った消費税を控除する仕入税額控除の要件であり、インボイスが発行されない場合は控除できない分の消費税を買い手が負担しなければなりません。加えて、買い手側は、適格請求書発行事業者から受け取った請求書を保存しておく必要があります。

また、インボイス制度までの移行措置として、従来の請求書に「軽減税率対象品目であること」と「税率ごとの合計額」の記載が義務化された請求書の記載方式として、「区分記載請求書等保存方式」があります。この区分記載請求書等保存方式は、軽減税率の導入により、消費税率に10％と8％の複数税率が存在するようになったことから、2019年10月以降発行分の請求書から適用されてきた方式です。

※インボイス制度の詳細については「インボイス制度とは？適格請求書等保存方式の導入による経理業務への影響と対応方法」をご覧ください。

インボイス制度による領収書の役割の変化

インボイス制度導入後の領収書についても確認しておきましょう。インボイス制度が導入されることで、従来の領収書の扱いも変化します。変更点は大きく2つあります。

領収書を簡易インボイスとして扱える

インボイス制度によって、領収書を簡易インボイスとして扱えるようになります。

簡易インボイスとは適格簡易請求書のことで、インボイスの記載項目が簡易化されたものです。簡易インボイスは「請求書を受領する事業者の名称もしくは氏名」を記載する必要がなく、適用された税率と消費税額のどちらかが記載されていれば問題ありません。そのため、領収書やレシートであっても、必要項目を満たしていれば簡易インボイスとしての発行・保存が可能です。

なお、簡易化されてはいますが、簡易インボイスの効力はインボイスと変わりません。

領収書のみで仕入税額控除申請ができる

領収書のみで仕入税額控除申請ができるようになった点も、インボイス制度によって変化する役割のひとつです。これまで、仕入税額控除申請のためには領収書のほかに請求書が必要でした。しかし、インボイス制度によって領収書が簡易インボイスとして利用できるようになると、領収書さえあれば仕入税額控除申請が可能になります。

※領収書の保管方法の詳細については「領収書の適切な保管方法とは？　改正電子帳簿保存法やインボイス制度導入で変わる領収書の扱い方を解説」をご覧ください。

インボイス制度導入後の発行側から見た変化

インボイス制度の導入によって、領収書を発行する側にはどのような変化があるでしょうか。ここでは、代表的な2つの変化について説明します。

請求書の記載項目の変更が必要になる

インボイスには、消費税法で定められている項目を記載しなくてはなりません。そのため、現在使用している請求書や領収書などの帳票類について、インボイス制度に対応するフォーマットに変更する必要があります。

領収書に記載が必要な項目は、下記のとおりです。

＜領収書に記載が必要な項目＞

• ・簡易インボイスを発行した事業者の氏名または名称と登録番号
• ・取引が行われた年月日
• ・取引に関する資産や役務の内容（軽減税率の対象品目であることも併記）
• ・税率ごとに区分して合計した対価の額と消費税額

取引価格にかかわらず発行しなくてはならない

取引価格にかかわらず領収書を発行しなければならない点は、インボイス制度による変化のひとつです。

インボイス制度導入前は、取引価格が3万円に満たない場合、領収書やレシートの発行がなくても仕入税額が控除される仕組みでした。しかし、インボイス制度の導入後は、簡易インボイスの条件を満たした領収書やレシートがなければ仕入税額は控除されません。

今後は、取引価格がいくらであっても、必ず簡易インボイスが必要になることを覚えておきましょう。

インボイス制度導入後の受取側から見た変化

インボイス制度の導入によって、領収書の受取側にはどのような変化があるでしょうか。ここでは、代表的な2つの変化について説明します。

チェックすべき内容が増える

チェックすべき内容が増える点も、インボイス制度による変化のひとつです。

インボイス制度が始まると、インボイスの受け手側は受け取った請求書や領収書がインボイスかどうかをチェックしなくてはなりません。取引先が多い企業では、経費申請などで提出される膨大な請求書・領収書・レシートを1枚ずつ細かく確認しなければならないため、膨大な時間とリソースが必要になります。

また、書類の項目に不備があり、仕入税額控除を受けられない場合、これまでのように受取側で追記することができません。そのため、受領後すぐに登録番号、記載事項、消費税区分の記載を確認し、抜け漏れがあれば発行元にインボイスの再発行を依頼する必要があります。

特に手書きで発行される領収書は書き間違いなどの人的ミスの可能性が高く、記入者の筆跡によっては文字の判別がしにくいことも考えられるため、確認には細心の注意を払わなくてはなりません。

領収書を簡易インボイスとして利用するための注意点

領収書を簡易インボイスとして利用する場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、特に注意すべき3点について説明します。

利用条件を満たさなくてはならない

簡易インボイスで仕入税額控除を行うには、さまざまな利用条件を満たさなければなりません。具体的な利用条件は、下記のとおりです。

＜簡易インボイスで仕入税額控除を行う際の利用条件＞

• ・発行側が適格請求書発行事業者であること
• ・適格請求書発行事業者の名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分・合計した対価の額（税抜きまたは税込み）、税率ごとに区分した消費税額等または適用税率が記載されていること

また、利用できる業種も、一部の業種に限られています。具体的な業種は下記のとおりです。

＜簡易インボイスを発行できる業種＞

• ・小売業
• ・飲食店業
• ・写真業
• ・旅行業
• ・タクシー業
• ・駐車場業
• ・上記のほかに不特定で多数の者に対して資産の譲渡などを行う事業
• 
  

データの場合、発行側と受取側の合意が必要

簡易インボイスがデータの場合、できるだけ早めに発行側と受取側の合意を得ておくことが大切です。

領収書や請求書は、長年にわたって紙でやりとりしている企業も多い書類です。しかし、昨今のペーパーレス化の流れや、コロナ禍でのテレワークの需要拡大を受けて、紙ではなくデータでのやりとりへの切り替えを望む企業が増えました。

インボイス制度のスタートに合わせて、紙媒体からデータへの切り替えを考えている企業も多いはずです。

しかし、切り替えにあたっては、取引先の意向や準備状況、そもそもデータ化に好意的であるか否かを把握することが重要です。紙からデータへの移行には、担当者をはじめとした従業員の理解醸成、データを受領するためのシステムの導入、人員の配置、システム利用のためのトレーニングなどの準備が必要だからです。そのため、相手側の業務体制に影響を与える可能性を考慮して、できるだけ早く相手に打診・相談して合意を得るようにしましょう。

紙とデータの処理・保存方法の違いによって手間が増える

領収書を簡易インボイスとして利用する場合、紙とデータの処理方法や保存方法の違いによって手間が増える可能性がある点にも、注意が必要です。

2022年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行され、データをプリントアウトして保存することが原則として禁止されました。2024年1月の完全施行までの宥恕措置の期間以降は、「電子的に作成した帳簿・書類はデータのまま保存すること」「電子的に授受した取引情報はデータで保存すること」が義務付けられます。よって、紙からデータへの切り替えを考えていない企業や、導入が遅れている企業が取引先にある場合、紙とデータを別々に処理・保存しなくてはなりません。

先述のとおり、インボイス制度導入後は3万円未満の少額取引であっても簡易インボイスとして利用できる領収書やレシートが必要であるため、処理する請求書の量が増加することは確実です。ペーパーレス化の浸透とともに簡易インボイスでの取引は増えるでしょう。

業務量が増える中で紙とデータをミスなく管理するには、業務フローの見直しや処理のシステム化などの対策を検討する必要があります。

領収書を簡易インボイスとして利用するなら、「BP Storage」の導入がおすすめ

領収書を簡易インボイスとして利用する場合、紙の領収書との併存にスムーズに対応できる体制づくりが肝心です。人力での作業では手間とコストが膨大になり、ミスも増加する可能性が高いため、早めにシステム化を進めましょう。

システム化にあたっては、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage」がおすすめです。「BP Storage」は、改正電子帳簿保存法に対応したシステムで、書類の取り込みからデータ化、電子保存されたデータの検索・確認までをワンストップで行うことができます。

ここでは、「BP Storage」導入による代表的なメリットを2つご紹介します。

必要なデータを残して適切に管理できる

「BP Storage」を導入することで、請求書、契約書、領収書、納品書、検収書、見積書、注文書などの経理書類について、検索要件の記録項目として必要な「取引年月日・金額・取引先」を正確にデータ化できるようになります。また、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残した上で領収書を電子保存することができます。

紙の領収書も一元管理が可能

「BP Storage」を導入することで、電子化を進める上で大きな課題になる紙の領収書への対応も簡単になります。紙で受け取った領収書をスキャンすればデータ化され、データとともに容易に一元管理をすることができます。

経理業務を丸ごとデジタル化するなら、「BtoBプラットフォーム請求書」

経理部門でのテレワークの推進や、煩雑な経理業務の効率化には、領収書に加えて請求書の電子化も欠かせません。「BP Storage」で領収書を電子化できる体制を整えたら、請求書の電子化に取り組み、経理業務全体のデジタル化を進めることが大切です。

請求書の電子化を実践するには、請求書の発行だけでなく受け取り、支払金額の通知など、請求業務全体をデータ化できる「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめです。「BtoBプラットフォーム 請求書 」と「BP Storage」を活用し、手間とコスト、時間のかかる経理業務を一新しましょう。

経理業務のデジタル化をお考えの方は、「BtoBプラットフォーム 請求書 」と「BP Storage」の導入をぜひご検討ください。