請求書に印鑑は必要？ハンコの種類や押印の際の注意点を解説

最終更新日:2025年01月8日

従来、請求書を発行する際は印鑑を押すことは一般的でしたが、近年では請求書の電子化が進み、書類への押印はあまり重視されなくなりました。とはいえ、クライアントから請求書への押印を求められるケースもあるため、その際には注意すべきポイントを押さえておく必要があります。

そこで今回は、請求書に印鑑を押す必要性やハンコの種類、押印する際の注意点のほか、近年増加している電子請求書について解説します。時代に応じて変化している印鑑の役割や形式について、知っておきましょう。

目次

• 請求書に印鑑を押すことは義務ではない
• 請求書に印鑑を押す理由は、請求書の証拠能力を高め、改ざんを防止するため
• そもそもインボイス以外の請求書には、発行義務がない
• 請求書に適したハンコとその他のハンコの違い
• 法人の場合
• 個人事業主・フリーランスの場合
• 請求書に印鑑を押す際の注意点
• 住所や会社名に重なるように押印する
• 印影が残るようにはっきりと押印する
• 訂正印は使用しない
• 電子請求書を導入するメリットや注意点
• 電子請求書を導入することで、費用の削減や業務の効率化が可能
• 電子請求書は電子帳簿保存法にならった運用が必要
• 電子印鑑・電子請求書導入時のポイント
• 改ざんや複製ができないファイルで送る
• セキュリティ性の高いシステムを導入する
• 電子印鑑の作り方
• 実物の印鑑をスキャンする
• フリーソフトを利用して作成する
• 識別情報を付与できるサービスを利用する
• 脱印鑑（脱ハンコ）のメリット・デメリット
• メリット：ペーパーレス化によるコスト削減と、テレワークの普及
• デメリット：初期コスト・運用コストがかかり、一時的に業務負担が増える
• 請求書の印鑑を電子に切り替えて、請求業務を効率化しよう
• よくあるご質問

請求書に印鑑を押すことは義務ではない

従来、請求書を発行する際に印鑑を押すのが一般的でしたが、これは義務ではありません。押印のない請求書も、押印された請求書と同じ効力を持ちます。これは、インボイス（適格請求書）でも同様です。インボイスには記載内容に関する規定がありますが、押印は義務ではありません。

請求書に印鑑を押す理由は、請求書の証拠能力を高め、改ざんを防止するため

請求書への押印は義務ではありませんが、なぜ押印する事業者が多いのでしょうか。これは、印鑑を押すことで請求書の証拠能力を高めて、改ざんを防止する役割が期待されているためです。

押印のない請求書は、似たデザインの書類を偽造された場合、判別が難しくなる可能性があります。一方、印鑑があることで、請求書の信頼性が高まり、偽造のリスクを減らすことができます。

事業者独自の印鑑を書類に押すことで、その書類を事業者が発行したものであることを証明する役割を果たします。

そもそもインボイス以外の請求書には、発行義務がない

請求書への押印は義務ではありません。請求書そのものに関しても、インボイス以外の請求書に発行義務はありません。

しかし、口約束では支払金額を確定しなかったり、支払条件が不明確で認識のずれが生じたりする可能性があります。そこで、取引内容を明確にするために請求書を発行するのが一般的です。

請求書の発行や押印は、取引上のトラブルを防ぎ、スムーズに取引をするために行われている行為だといえます。

請求書に適したハンコとその他のハンコの違い

請求書には通常、角印と呼ばれるハンコを押します。ここでは、角印とその他のハンコの種類や用途を、法人と個人事業主・フリーランスそれぞれについて紹介します。

法人の場合

法人が使用するハンコは、主に角印、実印（代表者印）、銀行印の3種類があります。それぞれ用途が異なるため、すべてのハンコを用意しておくと便利です。また、会社認印も必要に応じて作成しておいたほうがいいでしょう。

角印

角印（かくいん）は、印影が四角形の印鑑で「◯◯株式会社」や「◯◯株式会社之印」などと彫られています。領収書や請求書、見積書などに使用されるハンコで、公的文書には使用しません。

実印

実印（じついん）は代表者印とも呼ばれ、法人登記をする際に法務局に登録する重要度の高いハンコです。実印は、契約書や重要な取引文書など、印鑑証明書が必要な文書に使用されます。実印の印面は丸形が一般的で、「代表取締役印」などの文字が中央に刻まれ、その文字を囲むように社名が彫られています。

銀行印

銀行印（ぎんこういん）は、法人の銀行口座を開設する際に使用するハンコです。印面は丸く、中央に「銀行之印」と記されており、周囲には社名が彫られます。

会社認印

上記のハンコのほかに、社内向けの文書の承認など、日常的な用途で使用する会社認印を作成する場合もあります。法務局や金融機関などに登録していない印鑑を会社認印といいます。

実印と銀行印は、契約書や金融取引など重要な手続きに使用されるハンコのため、日常的な用途への使用は避けましょう。

個人事業主・フリーランスの場合

個人事業主やフリーランスの場合は、事業にも個人名のハンコを使用する場合が多いでしょう。事業用のハンコを別途作成する場合もあれば、これまで利用していた個人名のハンコをそのまま使用することもあります。

個人事業主やフリーランスの方が仕事で使用するハンコは、主に「丸印」と「角印」です。丸印は個人名、または屋号と個人名が彫られたもの、角印は屋号などが彫られたものを指します。丸印は事業用の銀行口座開設や契約書などに使用し、角印は請求書や領収書などに使用します。

ただし、角印は作らず、すべて丸印で対応している個人事業主やフリーランスも少なくないのが現状です。そもそも、請求書や領収書への押印は義務ではないため、角印がなかったとしても問題ありません。また、請求書や領収書に丸印を押すことも可能です。

請求書に印鑑を押す際の注意点

請求書に印鑑を押す際には、下記の3点に注意しましょう。適切な運用を心掛け、トラブルを招かないように気をつけてください。

住所や会社名に重なるように押印する

請求書には、決まったフォーマットがないため、押印の位置にも規定はありません。ただし、一般的には会社の住所や会社名が記載されている部分の、右側に押印することが多いでしょう。

なお、請求書のフォーマットの中には、押印欄が設けられているものもあります。このようなフォーマットを使用している企業では、押印欄に印鑑を押してください。

印影が残るようにはっきりと押印する

紙の請求書に印鑑を押すときは、印影がはっきりと残るように押しましょう。

角印をはじめとした会社のハンコは、浸透印ではなく朱肉を利用して押さなければなりません。朱肉が古くなっていたり、インクが少なくなっていたりすると、はっきりとした印影が残らないことがあります。印影が薄くなってきたと感じたら、インクを補充するか、別の朱肉を使用してください。

また、押印をする際は、真上から均等に力を込めて押すようにします。特に、ゴム印に比べて角印などの硬いハンコは、抜けやかすれが発生しやすいため注意が必要です。四隅がしっかりと押されるよう丁寧に押印してください。ただし、力を入れすぎると左右にすれてしまうリスクがあるため、慎重に押すことが大切です。

万が一、請求書への押印をミスした場合は、請求書を再発行して、再度印鑑を押してください。

訂正印は使用しない

請求書の誤りを訂正印で修正するのは避けましょう。金額の間違いはもちろん、品名や住所などの誤りであっても訂正印ではなく、書類そのものを再発行するのが適切です。

請求書は取引金額を証明する重要な証憑であり、訂正印で修正すると、たとえ正式な書類であったとしても、改ざんや不正を疑われる可能性があります。

また、税務調査などを受けた際に指摘されるリスクが高まるため、請求書に誤りがあった際は必ず再発行してください。

電子請求書を導入するメリットや注意点

前述のとおり、請求書への押印ミスをした場合、請求書を再発行する必要があり、手間がかかります。しかし、近年では請求書のデジタル化が進み、それに伴って電子印鑑の利用も広がっています。電子請求書を活用することで、こうした手間を大幅に軽減することが可能です。ここでは、電子請求書を導入するメリットや注意点について解説します。

電子請求書を導入することで、費用の削減や業務の効率化が可能

電子請求書を導入することで、印刷や郵送費用の削減、業務の効率化、セキュリティの強化といった多くのメリットが得られます。さらに、データの管理や検索が容易になり、過去の取引情報の確認や共有がスムーズに行えます。

電子請求書は、データ上で電子印鑑を押印するため、物理的な押印ミスが発生しません。また、内容に修正が必要な場合も、データを修正して再送信するだけで対応できるため、紙の請求書のように再発行の手間がかからなくなり、業務の大幅な効率化を図れます。

※電子請求書の詳細については下記記事をご覧ください。

電子請求書は電子帳簿保存法にならった運用が必要

電子請求書を導入する場合、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子請求書は、電子帳簿保存法が定める「電子取引」区分の書類に該当し、データのまま保存することが原則として義務付けられています。また、電子請求書は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たした上で保存する必要があるため、電子請求書を導入する場合は要件を確認し、適切な運用を行うように意識してください。

取引関係書類の電子化が進む中、請求書や印鑑を電子化することで業務の効率化を図りやすくなるでしょう。

※電子帳簿保存法の詳細については下記記事をご覧ください。

電子印鑑・電子請求書導入時のポイント

請求書と印鑑を電子化することで、請求業務の大幅な効率化が期待できます。ただし、電子印鑑や電子請求書導入の際には、注意すべき点を事前に把握しておくことが重要です。

ここでは、電子印鑑や電子請求書を導入する際に、押さえておきたいポイントを解説します。

改ざんや複製ができないファイルで送る

電子請求書を送付する際は、改ざんや複製ができない形式で送りましょう。

電子請求書は、ファイル形式によって改ざんや複製が容易な場合もあります。例えば、Excelで作成された請求書をExcelデータのまま送付した場合、電子印鑑が押印されていても簡単に数字を書き換えられてしまいます。不正につながるおそれがあるため、PDFのような改ざんが難しいファイル形式で送付するか、電子請求書発行システムを利用するのがおすすめです。

たとえ悪意がなくても、ヒューマンエラーなどで数字が書き換えられてしまったり、消えてしまったりすることもあります。請求書自体の信頼性にも関わるため、WordやExcelで作成した請求書は、必ずPDF形式に変換してから送付してください。

セキュリティ性の高いシステムを導入する

電子請求書を顧客に受け渡す際は、セキュリティ性の高いシステムを利用しましょう。

電子請求書の送信方法のひとつに、メール添付があります。しかし、メール添付は、宛先の入力ミスやマルウェア感染といった理由で、情報漏洩につながるおそれがあります。こちらが十分注意していても、セキュリティ事故が起こる可能性をゼロにはできません。

クラウド上で請求書の受領・発行が可能なシステムを利用することで、こうしたリスクを低減できます。セキュリティ対策はベンダーが行うため、自社での対策の手間も省けます。安心して利用できるシステムを使用してください。

※請求書のメール添付に関する危険性の詳細については下記記事をご覧ください。

電子印鑑の作り方

電子印鑑の代表的な作成方法は、下記の3種類です。それぞれの方法によって作成できる電子印鑑の特徴や機能が異なるため、自社に合った方法を選択しましょう。

実物の印鑑をスキャンする

印鑑を白い紙に押印し、印鑑をスキャンすることでデータ化が可能です。これまで発行してきた書類などに押印していた印影を、そのままデータとして利用できます。

一方で、スキャンデータはどうしてもノイズが入ります。きれいな印影にするためには、一定の加工が必要でしょう。必要に応じて、印影以外の背景部分を削除し、透過させなければなりません。

フリーソフトを利用して作成する

電子印鑑は専用の作成ソフトを使用することで、誰でも簡単に作成できます。無料で利用できるソフトも多く、手軽に作成できる点が魅力です。ただし、単純に文字を組み合わせて作られることが多いため、複製されやすく、信頼性が低いというデメリットがあります。

実際の印影を読み込んで電子印鑑として利用できるサービスを使えば、よりオリジナリティが高く信頼性のある電子印鑑の作成が可能です。

識別情報を付与できるサービスを利用する

識別情報（タイムスタンプ）を付与できるサービスを利用して作成された電子印鑑は、高いセキュリティ性を持っています。タイムスタンプとは、特定の時点で該当のデータが確かに存在したことを証明するシステムです。

この機能を持つサービスで電子印鑑を押印すれば、押印した時点のデータの実在を証明できるだけでなく、押印をした人の情報も記録されるため、不正利用のリスクを大幅に低減できます。

また、このようなサービスを活用することで、印鑑の信頼性が向上し、ビジネスの透明性を確保するのにも役立ちます。セキュリティを重視する場合や、重要な取引で使用する場合には、タイムスタンプ機能を持つ電子請求書を採用するのがおすすめです。

脱印鑑（脱ハンコ）のメリット・デメリット

請求書そのものや請求書の印鑑の電子化は、請求業務の効率を高めるために有効な手段です。しかし、これまでの印鑑文化から脱却することには、メリットだけでなくデメリットもあります。

ここでは、押印をなくすことで得られるメリットとデメリットについて、詳しく見ていきましょう。

メリット：ペーパーレス化によるコスト削減と、テレワークの普及

請求書などの書類への押印を廃止することは、ペーパーレス化を推進し、テレワークの実現につながります。従来、経理担当者は請求書業務のために出社する必要がありましたが、請求書のペーパーレス化を進めることで、このような出社の負担が軽減できます。

さらに、書類のデジタル化によって業務効率が向上し、テレワークの普及や働き方改革にもつながるでしょう。

加えて、紙の書類を管理するコストを削減できるほか、紙資源の消費を抑えることで環境負荷の低減も叶います。こうした取り組みは、従業員の負担を減らし、より柔軟で効率的な働き方の実現が期待できます。

デメリット：初期コスト・運用コストがかかり、一時的に業務負担が増える

押印を廃止することには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも考えられます。

例えば、システム導入をする場合、初期コストや運用コストが発生する点が挙げられます。また、従来の押印に慣れている顧客に、新しい運用を理解してもらう必要もあるでしょう。

さらに、業務フローを切り替える際、一時的に担当者の業務負担が増える可能性があります。新しいシステムの使い方を学ぶ必要があったり、移行期間中に旧システムとの併用が必要になったりするためです。これらの課題を踏まえ、計画的にシステムの導入を進めることが重要です。

※脱ハンコのメリットの詳細については下記記事をご覧ください。

請求書の印鑑を電子に切り替えて、請求業務を効率化しよう

紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、請求業務の効率化が可能です。電子印鑑を利用すれば、紙の請求書と同じように押印した請求書を電子データとして作成できます。自社や顧客の事情に応じて、適切に活用しましょう。

インフォマートの「BtoBプラットフォーム」は電子印鑑、タイムスタンプに対応しており、受け取った書類の改ざんを防ぐセキュリティ機能を備えています。さらに、取引先からの希望があれば、契約書や請求書の「かがみ」部分に印影を配置することも可能です。

インフォマートのサービスは、すでに100万社以上の企業で導入されており、気軽に相談できるサポート体制も整っているため、初めての書類の電子化でも安心してご利用いただけます。
請求書業務全般の電子化には「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめです。書類のペーパーレス化や業務効率化を検討している方は、ぜひインフォマートのサービスをご活用ください。

よくあるご質問

Q. 請求書に印鑑は必要ですか？

請求書に印鑑は必須ではありません。事業者独自の印鑑を書類に押すことで、その書類を事業者が発行したものであることを証明する役割を果たします。また、偽造のリスクを低減したり改ざんを防止したりする役割が期待されます。

Q. 請求書に押印がなくても効力はある？

押印のない請求書も、押印された請求書と同じ効力を持ちます。これは、インボイス（適格請求書）でも同様です。

Q. 適格請求書（インボイス）の請求書に印鑑は必要ですか？

適格請求書（インボイス）に印鑑は必須ではありません。インボイスには記載内容に関する規定がありますが、押印は義務ではありません。ただし、事業者独自の印鑑を書類に押すことで、その書類を事業者が発行したものであることを証明する役割を果たします。偽造のリスクを低減したり改ざんを防止したりする役割が期待されるため、印鑑を押すのが一般的です。