なぜ、請求書に印鑑は必要なのか？新しい働き方を実現するために果たす印鑑の役割は？

最終更新日:2021年04月28日

目次

• そもそも請求書に印鑑は必要なのか？
• 印鑑文化のメリットとデメリット
• 印鑑文化のメリット
• 印鑑文化のデメリット
• 印鑑問題の解決策は？
• ビジネスの世界でも少しずつ印鑑廃止の流れへ
• 印鑑に変わる認証システムは？
• 自社の印鑑文化について改めて考えてみては？

そもそも請求書に印鑑は必要なのか？

テレワークのスムーズな導入を阻む要因の1つである印鑑問題。特に押印の機会が多い経理部や人事部では、テレワーク中でも書類の確認や押印だけのためにオフィスに出社するといったケースも少なくありません。

しかし、そもそも請求書に印鑑は必要なのでしょうか。実は請求書のやりとりは商習慣の1つでしかなく、法的には印鑑はもちろん、請求書自体がなくても口約束だけで契約は成立します。

それではなぜ、ほとんどの企業では請求書を発行し、押印をするのでしょう？　それは契約を書面として残しておいて後になってトラブルが発生するのを防止するためです。印鑑はその書面の証拠能力を高め、改ざんを防止するためにあります。

口約束だけでは、後になって「言った・言わない」のトラブルになる可能性が高いです。また書面を残したとしても、押印がなければ簡単に請求内容を改ざんできてしまうでしょう。また、押印は個人ではなく正式に会社として請求書を発行したという意味を持つため、取引先にとって信頼や安心につながります。

法律的な縛りはないものの、請求書と印鑑の押印はこれらのトラブルを未然に防ぎ、スムーズに契約を実行するための手続きなのです。

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印鑑文化のメリットとデメリット

印鑑文化は、テレワーク定着の障壁になっています。しかし、古くから習慣として定着しているためメリットも少なからず存在しています。ここでは印鑑文化のメリットとデメリットについて見ていきましょう。

印鑑文化のメリット

・代理契約が可能になる
署名の場合、本人以外は行えません。たとえば契約締結の際、何らかの事情で契約者本人がその場所にいなければ契約ができないのです。しかし、印鑑であれば契約者本人でなくても、同じ会社の社員に委任して押印ができるため、契約がスムーズに進みます。

・署名よりも簡便性が高い
署名は本人でなければならないものの、印鑑を持ち歩く必要がない分、簡便性が高いと思われるでしょう。しかし、日本の場合は長らく印鑑文化が続いてきたため、契約時の署名に慣れていません。

欧米では公証人が契約の場に同席して署名の公証をするからこそ、署名が成り立っているのです。日本で署名を導入しようとしてもかんたんには進まないでしょう。しかし、印鑑なら公証人を同席させる必要はありません。そのうえ本人でなくても契約できるため、より簡便性が高いといえます。

・ 改ざんされるリスクが低い
印鑑を使った契約で押印するのは、契約者の名前だけではありません。「間違えた際の訂正印」「2枚以上の書類がある際の割印」など、さまざまな場所です。これが結果として、書類の改ざん防止につながっています。

印鑑文化のデメリット

・テレワーク導入の障壁になる
前述したようにテレワークを導入する際、請求書への押印が撤廃されていなければ、社員は押印のためだけに出社する必要があります。これはテレワーク導入を難しくするだけでなく、業務効率化を妨げるうえ、交通費の増加にもつながってしまうでしょう。

※テレワークを可能にする書類、印鑑の電子化についてはこちらを参照ください。
「出社の理由は「ハンコを押すため」。脱ハンコでテレワークを推進」

・ペーパーレスが進まない
印鑑文化は紙の書類があるからこそ、なくならず継続しています。つまり印鑑文化を残すには、紙の書類を残さなくてはなりません。その結果としてペーパーレスが進まず、テレワークの導入や業務効率化が難しくなってしまうのです。

・新型コロナウイルス感染対策の妨げになる
テレワークの導入は、柔軟な働き方・地方にいる人材の確保など多くのメリットを持ちます。しかし近年、導入する企業が増加している最大の理由は、新型コロナウイルス感染拡大の防止にあるのです。3密を避けるには、出社を控えるのはもちろん、出社してもできるだけ他者と密な状態をつくらないようにしなくてはなりません。

しかし、印鑑文化を継承するには、多くの社員が触れた紙を触る必要があります。それだけで感染するリスクが増大するわけではありませんが、今後は少しでもそうした状況をなくすようにしたほうがよいといえます。つまり印鑑文化を続けるのはデメリットといわざるをえないでしょう。

印鑑問題の解決策は？

ビジネスの世界でも少しずつ印鑑廃止の流れへ

長く続いてきた印鑑文化には、メリットとデメリットの両方があるため、必ずしも廃止しなければならないわけではありません。しかし、世間では少しずつ廃止に向けた動きが始まっているのです。2020年11月13日、河野太郎行政改革担当相は記者会見の場にて、行政手続きの認印を全廃すると発表しました。

行政手続きにかかわる認印には、確定申告や婚姻届け、転出入届といったものも含まれるため、すぐに民間のビジネスに反映されるわけではありません。ただ、この発表の前後で一部の大手IT系企業が印鑑を廃止する意思を表明したため、少なからず影響は出るでしょう。

印鑑に変わる認証システムは？

印鑑廃止の流れは少しずつではあるものの動き始めています。しかし、印鑑の代わりになるものはあるのでしょうか。印鑑文化のメリットでも触れたように、署名が印鑑に取って変わるのは難しいでしょう。そこで、浮上してくるのが電子印鑑です。

電子帳簿保存法はこれまでに何回かの改正を重ね、現在では企業で扱うほとんどの書類を電子化した状態で保管できるようになっています。そこでこれまでの印鑑に代わり、改ざん防止や信頼性の向上を目的としてタイムスタンプと電子署名の利用が増加しているのです。

電子印鑑を利用するためのシステムはさまざまな企業から提供されています。ポイントは印鑑だけではなく、書類の電子化も同時に進められるかどうかでしょう。紙の書類に押印したものを電子化して保存するのでは結局、紙も印鑑も残るため、かえって電子化する手間が増えてしまいます。

そのため、電子化された書類に電子化された印鑑を押せるシステムでなくてはなりません。

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」「BtoBプラットフォーム 契約書」であれば、「請求書の作成・発行・受取・保管」「契約書の作成・締結・管理」まですべてクラウド上で可能です。印鑑を用意する必要もなく、テレワークの導入にも大きく貢献するでしょう。

自社の印鑑文化について改めて考えてみては？

テレワーク導入を進めるからといって印鑑文化が今すぐになくなってしまうわけではありません。しかし業務効率化の妨げになるものや、新型コロナウイルスの感染を拡大させてしまう可能性を高める業務に関しては、印鑑も含めて考え直さなければならない時期に来ているのです。

これからの働き方について、自社の印鑑文化から考えてみてはいかがでしょう。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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