ペーパーレス化の決め手？タブレット活用のメリット・デメリットを解説

最終更新日:2022年12月22日

働き方の多様化やコスト削減、環境への配慮などを理由にペーパーレス化に踏み切る企業が急増しています。ペーパーレス化への動きが加速するなか、業務ツールとしての役割が欠かせなくなっているのがタブレットです。

今回はペーパーレス化におけるタブレット活用のメリット・デメリット、活用事例や導入の課題解決のヒントを紹介します。

目次

• ペーパーレス化の必要性と実施の現状
• 企業でのペーパーレス化が必要な理由
• ペーパーレス化推進に積極的な企業は多い
• ペーパーレス化とタブレット活用
• タブレットをペーパーレス化に活用するメリット
• タブレットをペーパーレス化に活用するデメリット
• タブレット活用によりペーパーレス化を進めるためのポイント
• マネジメント層が積極的に使う
• 必要性への理解を促す
• 全社的にタブレットの活用スキルを向上させる
• タブレット活用でペーパーレス化に弾みをつける

ペーパーレス化の必要性と実施の現状

環境への配慮、生産性の向上といった観点から政府もペーパーレス化を推進、企業に対しても促進を期待しています。また企業側でもペーパーレス化推進への意識が高まっているようです。ペーパーレス化の必要性とその現状について解説しましょう。

企業でのペーパーレス化が必要な理由

政府は、各省庁の業務においてペーパーレス化を促進しています。また企業に対しては、「電子帳簿保存法」「e-文書法」の改正などによるデータ化への後押しが図られているのです。

ペーパーレス化には印刷コストや保管スペースの軽減・検索性向上、セキュリティ向上、さらに業務効率や生産性向上などメリットが多くあります。コロナ禍を通じてテレワークが浸透したものの、紙ベースではこうした多様化する働き方に対応が難しい点も、ペーパーレス化に拍車をかけているのです。

ペーパーレス化推進に積極的な企業は多い

ペーパーロジック株式会社による「ペーパーレスに伴う2020年度予算に関する意識調査」（注１） では、 2020年に社内のペーパーレス化を推進した企業は「75.7%」に達しています。

導入した業務はワークフローの電子化や勤怠管理、経費精算や見積書・請求書発行、電子契約など。幅広い分野でのペーパーレス化が行われているのです。

ペーパーレス化へ踏み切った要因として、「テレワークの推進」や「SDGs取り組みの一環」とする声が多く聞かれました。今後についてもペーパーレス化への予算配分を確保、検討している企業が半数以上を占めています。

ペーパーレス化とタブレット活用

ペーパーレス化をさらに進めるためにはタブレットの活用が有効だとされています。その理由と、タブレット導入についての課題について解説します。

タブレットをペーパーレス化に活用するメリット

タブレットをペーパーレス化に活用するメリットは、下記のとおりです。

・多くのデータを持ち運びできる
紙の書類の場合、鞄に入れて持ち運べる量には限界があるでしょう。タブレットであれば本体にも相当量の書類が保存できるほか、microSDカードやメモリスティック、クラウドストレージの利用によって大量の書類を持ち運ぶこと無く、必要な書類をいつでも自由に検索し、使用することが可能になるのです。

・電子化した書類を閲覧、書き込みできる
タブレットでは電子化した書類を閲覧するだけではなく、タッチペンによる書き込みも可能です。手書きで書き込みができ、そのまま保存可能であれば紙の書類に遜色ない使用感となります。

・ある程度画面サイズが大きい
同様の使い方ができるものにスマートフォンがあります。しかしタブレットではある程度の画面サイズがあるため、より見やすく使いやすくなるのです。スマートフォンと同様、画面の拡大・縮小ができ、暗闇でも確認しやすくなります。

・検索しやすい
電子化された書類は、検索性に優れます。タブレットの画面に必要な書類をすぐに呼び出せるため、スピーディーに説明や作業を進められるでしょう。

・複製しやすい
電子データは紙ベースの書類と異なり、端末内で簡単にコピーや保存ができます。必要であればプリンターにデータを送信して印刷も可能です。今はコンビニの複合機からデータ印刷できる時代。出先でどうしても紙ベースの資料が必要になった場合には、24時間対応できます。

・共有しやすい
デジタル化された書類なら、メールやチャット機能からの送付、共有ストレージでの共有ができます。FAXや郵送といった機器や手間を必要とせず、情報共有が可能です。

・作成・保存が簡単
端末一台で書類の作成・保存が可能です。パソコンとほぼ同等の機能を搭載しているため、オフィス系ソフトでデータ作成が容易にできます。

・ほかのシステムと連携できる
書類管理や会計管理など、アプリを通じてほかのシステムとの連携も可能です。クラウドを活用すれば、データがリアルタイムで共有され、すべてのシステムに即時反映されます。

タブレットをペーパーレス化に活用するデメリット

一方、タブレットでのペーパーレス化の障害になる点もあります。

・一覧性が悪い
タブレットの画面は基本１つなので、紙のようにパラパラと通し読みができません。一覧性では、紙の資料のようにいかないのです。

・資料の大きさによっては見づらい
拡大・縮小は可能なものの俯瞰的に全体を見たい大きい資料の場合、タブレットでは見にくい可能性もあります。

・メモ書きがしにくい
最近はタッチペンの性能も向上し、紙のような質感の画面シールもあります。しかしやはり手軽さでは、紙と筆記用具に劣ってしまうでしょう。

・抵抗感を持つ場合もある
そもそも紙の書類にこだわる場合、デジタル化されたデータに抵抗感を持つ人もいます。

・導入コストがかかる
企業にとってもっともネックとなるのが、タブレットの導入コスト。完全なペーパーレスを目指すのであれば、社員全員への支給が前提となります。

タブレット活用によりペーパーレス化を進めるためのポイント

タブレット活用についての課題（デメリット）を克服しながら、ペーパーレス化を進めるためのポイントを解説します。

マネジメント層が積極的に使う

機器の導入決定ではトップダウンによる指示が必要なものの、それだけでは十分となりません。さらにマネジメント層が「使ってみせて先導役となる」必要があります。

よってマネジメント層にもタブレットを扱うスキルが求められるでしょう。マネジメント層が積極的に使えば使い勝手や課題もわかるため、社員への浸透を図れます。マネジメント層には、事前の学習と活用への理解を深める姿勢が求められるのです。

必要性への理解を促す

現場の人間が、デジタル化や業務のペーパーレス化がなぜ必要なのかを理解していなければ、紙の書類からの脱却は望めません。勉強会やセミナーを開催し、根本的な部分からの理解を促していきましょう。

導入コストをムダにしないためにも、無理せず段階的に導入を進めていきます。先行する部署やセクトでの実績を示しながら、着実にペーパーレス化を促進していくのです。

また一度に何もかもデジタル化すると、業務の混乱を招きます。後戻りしないよう、できる箇所からペーパーレスへの置き換えを推進しましょう。

全社的にタブレットの活用スキルを向上させる

「置き去り」の社員を出さないよう配慮するのも重要です。講習会といった学習の場を提供したり、業務上でのサポート体制を整備したりといった施策もあわせて進めます。

パンフレットやカタログなど閲覧しやすく操作性の良さがすぐに感じられるものや、使い慣れたオフィス系ソフトのデータから扱ってみるのがおすすめです。自然な形で操作に慣れていくよう日常的に活用し、周囲からのフォローを促していきます。

先にもあったようにタブレットの利便性を確保するためには、クラウド利用が欠かせません。オンラインストレージをはじめとするクラウドサービスを利用し、タブレットによる業務の効率化をさらに向上させていきます。

※ペーパーレス化の詳細は以下をご覧ください。
ペーパーレス化を進めるためのポイントと業務効率化ツール

タブレット活用でペーパーレス化に弾みをつける

企業のペーパーレス化とタブレット活用は、切り離せないものとなってきています。データ化された書類を効率的に使うためにも、タブレットによる操作を一般化させたほうがよいでしょう。

また浸透を図るために、
・タブレットのデメリットに対する理解
・資料の作成の仕方を変える
・見やすいレイアウトを採用する

といった、タブレットに適した書類のフォーマットを工夫するなど全社で考えていくのも必要です。全社を挙げての積極的な活用こそが、ペーパーレス化を後戻りさせない秘訣といえます。

出典：
・（注1）ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査｜ペーパーロジック株式会社（PDF）