「AI OCR」とOCRはどう違うのか、「AI OCR」がもたらすメリットや効果、デメリットや注意点とともに解説

最終更新日:2022年02月09日

近年、注目される「AI OCR」は、これまでのOCRと何が違うのでしょうか。じつは「AI OCR」を活用すると経理業務効率化やペーパーレス化に大きく役立つのです。この記事では「AI OCR」の概要やOCRとの違い、メリットや効果、デメリットや注意点などさまざまな点から「AI OCR」について見ていきます。

目次

• まずOCRとは？
• OCRが使われる場面と得られるメリット
• 「AI OCR」とは？
• 「AI OCR」とOCRの違いを一言でいうと
• 「AI OCR」がもたらすメリットや効果7つ
• 文字の認識率が高まる
• 異なるフォーマットでも活用可能
• システムとの連携にて、経理業務効率化に貢献
• 手間を省く
• ペーパーレス化の促進
• 検索性が向上し、管理も楽になる
• 経理のテレワーク化が進む
• 便利な「AI OCR」にも限界がある
• 100％完全な読み取りは難しい
• 「AI OCR」の活用でペーパーレス化と経理業務効率化を進めよう

まずOCRとは？

「AI OCR」について知る前に、これまであったOCRをおさらいしましょう。OCRとは、紙に書かれた情報を認識してデータに変換する機能のことで、Optical Character Reader（またはRecognition）の略です。

そもそもコンピューターは手書きや紙に印刷された文字をそのままでは認識できません。そのため「読み取り」という作業を挟んで、コンピューターに文字を認識させる必要があります。たとえば書類に書かれた文字をスキャナで読み取ってコンピューターに認識させ、データとして扱うといったものです。

OCRが使われる場面と得られるメリット

ではOCRが使われる場面と得られるメリットを見ていきます。

・紙書類のPC入力作業の手間軽減や誤入力が防げる

紙の書類を見ながらPCなどで入力作業をしていた場合、OCRを使うと、入力の手間や誤入力が減っていきます。

・文字情報の検索性が向上する

OCRで手書きや紙に印刷された文字を読み取って電子データに変換すると、コンピューター上でキーワード検索ができます。またキーワード検索によって検索性が向上するため、書類を探したり確認したい箇所を探したりする手間が減ります。

・データ量が小さくなるうえ、保管や形式の変換などが可能になる

画像やPDFなどの電子データをテキストデータとして保存すると、書類のデータ容量が小さくなるため、保管の際に便利です。またWordやExcelといった形式にも変換できます。それによって内容の調整やテンプレート化も簡単になります。

「AI OCR」とは？

「AI OCR」とは、AIが持つ自動かつ深く何度も学習する仕組みを搭載したOCRのことです。

OCRは入力の手間やミスを減らしてくれます。しかし「読み取りが確実に成功する」まで作業を繰り返すことに時間がかかっていました。

また「どの位置を読み取るか」指定しなければならないうえ、その範囲外のデータを読み取るのは難しかったのです。さらに文字の認識率が低いときもあり、やり直しによって時間がかかる場合もあります。

しかし「AI OCR」は、自動かつ深く何度も学習していき、スキャンするだけで文字が電子データとして認識されていきます。よってこれまでやっていた読み取り範囲や読み取る項目の細かな設定もしなくてすむのです。

「AI OCR」とOCRの違いを一言でいうと

ここまで見てきた「AI OCR」とOCRの違いを、再確認しましょう。

・「AI OCR」は、AIにて自動かつ深く何度も学習されるため、書類をスキャンするだけで電子データ保存ができるという画期的なシステムのこと

・OCRは、読み取り範囲や項目を設定したうえでスキャンすると、書類が電子データで保存されるシステムのこと

＞＞AI OCRで紙やPDFで届く請求書も電子データ化「BtoBプラットフォーム 請求書」

「AI OCR」がもたらすメリットや効果7つ

「AI OCR」はその仕組みから、経理業務効率化やペーパーレス化に大きく役立ちます。改めて「AI OCR」が持つメリットや効果を7つ見ていきましょう。

文字の認識率が高まる

これまでのOCRは設定されたロジックに該当する部分しか、文字を認識できませんでした。しかし「AI OCR」では自動かつ深く何度も学習されます。そのため一度間違えた認識を覚え、次は間違いないよう学習して認識していくことで文字の認識率が高まります。

異なるフォーマットでも活用可能

請求書や領収書のように種類が異なると、書類のフォーマットも変わります。これまでのOCRでは、こうした異なる書類ごとに読み取る項目や範囲の設定が必要で、手間がかかっていました。

しかし「AI OCR」は「どの項目をどの範囲で読み取るか」AIが自動で認識できます。よって異なるフォーマットでも「設定なし」でスキャン可能です。

システムとの連携にて、経理業務効率化に貢献

OCRでは読み取ったデータに「意味づけ」する必要がありました。たとえば「このデータは部門を意味するもの」だと人間が仕訳するようなものです。

しかし「AI OCR」では「これは何を意味するのか」「システムへの入力に欠かせない情報はこれだ」などの意味づけを設定したり抽出したりできます。またRPA（よく行う手順を設定すれば、自動で処理を進めてくれるシステム）と連携すれば、データの読み取り・入力・意味づけ・集計までを一括で進められるのです。

手間を省く

「スキャンしても文字が認識されず何度もやり直す」「書類を見ながら手入力」といった作業を省けるようになります。その時間を別の業務に充てられるため、経理業務も効率化されるでしょう。

ペーパーレス化の促進

電子データでの保存がはかどるため、ペーパーレス化が促進されます。経理管理や営業管理、名刺管理や勤怠管理、情報共有や電子契約ツールなどと併用すれば、よりペーパーレス化も進むでしょう。

ペーパーレス化については以下の記事をご参照ください。
「ペーパーレス化を進めるためのポイントと業務効率化ツール」

検索性が向上し、管理も楽になる

電子データで保存されるため、書類の検索がかんたんになります。また管理も楽になりますし、保存に使う容量も少なくなるのです。そのためHDDやSSD、クラウドストレージの容量を圧迫しにくくなります。

経理のテレワーク化が進む

紙の書類が減り、電子データでの保存になるため、インターネットにつながっていれば請求業務を進められます。これにより経理のテレワーク化が進むでしょう。

＞＞AI OCRで紙やPDFで届く請求書も電子データ化「BtoBプラットフォーム 請求書」

便利な「AI OCR」にも限界がある

このように「AI OCR」は大変便利なシステムです。しかし「AI OCR」にも限界があります。

100％完全な読み取りは難しい

「AI OCR」も100％の精度ですべてを読み取れるわけではありません。

・AIが読み取りやすくなるように、画像をあらかじめ処理

・読み取った結果を補正できるよう辞書テーブルを作成

といった読み取りを助ける仕組みが必要になるのです。「AI OCRにもできない点がある」「できない点を補足できるように進めていけばフォローできる」と考えておくとよいでしょう。

「AI OCR」の活用でペーパーレス化と経理業務効率化を進めよう

「AI OCR」とは、AIにて自動かつ深く何度も学習されるため、書類のスキャンだけで電子データ保存ができるという画期的なシステムのことで、下記のような7つのメリットや効果をもたらします。
1. 文字の認識率が高まる
2. 異なるフォーマットでも活用可能
3. システムとの連携にて、経理業務効率化に貢献
4. 手間を省く
5. ペーパーレス化の促進
6. 検索性が向上し、管理も楽になる
7. 経理のテレワーク化が進む

インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」では、オプション機能として「AI OCR」を搭載しています。またダウンロード資料には、概要や特徴から導入によって改善できる内容・料金体系まで網羅されています。

資料を参考に「AI OCR」を搭載した「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討してみてはいかがでしょう。