電子帳簿保存法の事務処理規程とは？作成方法や記載事項を詳しく解説

最終更新日:2024年9月4日

電子帳簿保存法において、電子取引の書類データを保存する際の要件のひとつに、「事務処理規程」に関するものがあります。事務処理規程とは、電子帳簿保存法に則ってデータ保存を行う際、企業で定める取り決めのことをいいます。

そこで今回は、電子帳簿保存法の事務処理規程がどのようなもので、どのようなときに必要になるのか、具体的な作成方法を紹介。併せて、事務処理規程を設けずに電子取引の要件に対応する方法などについても解説します。

目次

• 事務処理規程は、電子帳簿保存法の保存要件のひとつ
• 電子取引の保存要件とは？
• 真実性の確保
• 可視性の確保
• 電子帳簿保存法の事務処理規程を作る場合はどうすればいい？
• 国税庁サイト内のサンプルをもとに自社で作成する
• 税理士に相談して作成する
• 電子帳簿保存法の事務処理規程に記載する項目
• 法人の事務処理規程の記載項目
• 個人事業主の事務処理規程の記載項目
• 事務処理規程を作成するメリット
• システムを導入せず要件を満たすことができる
• 対応手順が明確になる
• 責任者が明確になる
• 事務処理規程を作成するデメリット
• 運用までに手間と時間がかかる
• 運用プロセスが増える
• 規程の改定などメンテナンスに手間がかかる
• 真実性の確保のために、事務処理規程を設けるかシステムを導入するかを検討しよう

事務処理規程は、電子帳簿保存法の保存要件のひとつ

事務処理規程とは、企業などの事務処理に関する規程のことです。電子帳簿保存法においては、電子取引の保存要件「真実性の確保」のひとつである、訂正や削除（改ざん）の防止に関するルールを定めた規程を指します。
 
そもそも電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や書類をデータで保存することを定める法律です。国税関係帳簿と書類を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存区分に分け、それぞれデータで保存する際の要件を定めています。
 
このうち、事務処理規程が要件に含まれる電子取引は、電子データで納品書や請求書などの取引関係書類をやりとりした場合の書類保存方法です。請求書の電子データがメールで送られてきた場合や、クラウドからの領収書をダウンロードした場合などが該当します。
電子取引の対象例は、下記のとおりです。これらの書類は、すべてデータのまま保存しなければなりません。

電子取引の保存要件とは？

前述したとおり、電子帳簿保存法の電子取引は、電子データでやりとりした取引関係書類をデータのまま保存しなければならない保存区分です。電子取引した電子データは、真実性と可視性を確保した上で保存しなければなりません。

ここではあらためて、電子取引の保存要件である真実性の確保と可視性の確保について解説します。どのような場合に、事務処理規程を定める必要があるのかについても解説しますので、参考にしてみてください。

真実性の確保

電子帳簿保存法の電子取引では、データで保存した書類の訂正や削除が行われていないことを証明するための「真実性の確保」が求められます。
 
電子取引のデータ保存は、原則としてすべての事業者に義務付けられているため、事業規模を問わず下記のいずれかの対策をとらなければなりません。

事務処理規程は、このうち4つ目に定められている要件です。4つのうちどれを選択するかは、事業者の任意で決められます。しかし、（1）（2）（3）は、すべて該当の機能を有したシステムを導入しなければ対応できません。電子取引に対応できるシステムを導入しない事業者は、事務処理規程を定める必要があるでしょう。
 
電子取引への対応は2024年1月以降、すべての事業者に対して原則として義務化されています。そのため、すぐにシステムを導入するのが難しい場合なども、事務処理規程を定める必要があります。

また、事務処理規程は定めるだけでなく、書類のデータ保存について規程に則った運用を行わなければなりません。作成して終わりではない点に注意してください。詳しい作成方法などについては後述します。

可視性の確保

電子取引では、真実性の確保のほかに可視性の確保も求められます。可視性の確保は、データを正しく検索・出力するための要件です。原則として、下記のすべてを満たさなければなりません。



ただし、可視性の確保のうち、検索要件については下記の措置が設けられています。
 
＜電子取引の検索要件が不要になる条件＞
・税務職員からのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示および提出に応じられるようにしてあれば、「取引年月日」「取引先名称」「取引金額」での検索のみで良い
・上記に加え、前々年の売上高が5,000万円以下または税務職員からの求めに応じて紙に印刷した書類を提示・提出できる事業者は、検索要件のすべてが不要
 
さらに、義務化された電子取引に対して、即時対応が難しい事業者に向けた猶予措置として、一定の要件を満たす場合は、真実性の確保と可視性の確保のすべてを満たさなくても良いという規程もあります。ただし、その場合でもデータの保存自体は必須です。

※猶予措置の詳細については下記記事をご覧ください。

電子帳簿保存法の事務処理規程を作る場合はどうすればいい？

電子取引の保存要件である真実性の確保を事務処理規程で満たす場合は、企業独自の事務処理規程を作成する必要があります。事務処理規程は、自社で作成するか、税理士に相談して作成します。自社の業務内容などに応じて、どちらかの方法を選びましょう。

国税庁サイト内のサンプルをもとに自社で作成する

国税庁では、電子帳簿保存法に関連する各種サンプルを公開しています。「電子帳簿保存法関係 参考資料（各種規程等のサンプル）」のページ下部「電子取引に関するもの」の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」、法人の例または個人事業者の例を参考に、事務処理規程を作成しましょう。
 
それほど規模の大きくない事業者や、現状特別な事務処理を行っておらず、ごく一般的な対応を行っている事業者などは、サンプルをもとに自社に合わせて内容を調整することで事務処理規程を作成できます。

税理士に相談して作成する

事務処理規程は、税理士に相談して作成することも可能です。国税庁が公開しているサンプルとは実務の取り扱い方が大きく異なる場合や、自社独自の業務内容に合わせた事務処理規程を作成したい場合は、税理士に相談しましょう。
 
税理士に相談することで、それぞれの実務に即し、なおかつ必要な項目を満たした事務処理規程を作成できます。

電子帳簿保存法の事務処理規程に記載する項目

電子帳簿保存法の事務処理規程の記載項目は、法人か個人事業主かで異なります。それぞれの必要項目を満たした規程を作成しましょう。
 
ここでは、国税庁のサンプルをもとに、法人の場合と個人事業主の場合、それぞれの記載項目を解説します。

法人の事務処理規程の記載項目

法人の事務処理規程には、事務処理規程を定める目的や適用範囲、対象データなどを詳しく記載します。なお、法人の場合は、個人事業主よりも細かい項目の記載が求められます。法人の事務処理規程の記入項目は、下記のとおりです。

※出典：国税庁「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」

・目的
該当の規程を定める目的について記載します。具体的には、事務処理規程が電子帳簿保存法に定められた電子取引の保存義務を満たし、データを適正に保存するために必要な事項を定めているもので、自社が顧客とやりとりした取引情報を規程にもとづいて保存することを目的としている旨を明記します。
 
・適用範囲
規程の適用範囲を明記します。通常は、すべての役員と、契約社員やパートタイマ―、派遣社員を含むすべての従業員に対して適用されます。
 
・管理責任者
事務処理規程の管理責任者名を明記します。社内で規程の管理者を定めて記載しましょう。
 
・電子取引の範囲
取り扱う可能性がある電子取引の内容について、一つひとつ具体的に記載します。なお、将来的に取引内容が増えた場合は、適宜改定を行わなければなりません。
例えば、電子メールへの添付とクラウドサービス上でのやりとりが生じるのであれば、下記のように記載しましょう。
 
＜電子取引の範囲の記載例＞
一　電子メールを利用した請求書等の授受
二　クラウドサービス◯◯を利用した請求書等の授受
 
・取引データの保存
顧客から受け取った取引関係情報のデータと、自社が顧客に提供した取引関係情報について、次項の「対象となるデータ」をどこに、何年間保存するのかを明記します。「◯◯に××年間保存する」という形で記載しましょう。
 
・対象となるデータ
取引データの保存対象となるデータを明記します。メール本文に記載された情報なども対象になるため、必ずしも書類とは限りません。そのため、「◯◯情報」といった形で記載します。「見積情報」ではなく「見積依頼情報」「見積回答情報」など、電子取引に該当する情報について漏れなく挙げていきましょう。
 
・運用体制
電子取引の対象となるデータの管理責任者と処理責任者を定め、明記します。それぞれ、部署名と役職、氏名を記載します。
 
・訂正削除の原則禁止
保存した取引関係情報の訂正と削除を原則として禁止する旨を明記します。
 
・訂正削除を行う場合
やむをえない事情によって、取引関係情報の訂正または削除を行う場合の方法について記載します。
具体的には、処理責任者が「取引情報訂正・削除申請書」を管理責任者に提出し、承認する流れを記載します。
 
・施行日
事務処理規程を施行する日を記載します。

個人事業主の事務処理規程の記載項目

個人事業主の事務処理規程では、訂正・削除を原則として禁止する旨や、訂正・削除を行う場合の対処法などを記載します。具体的な記載項目は下記のとおりです。
 
※出典：国税庁「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業主の例）」
 
・訂正削除の原則禁止
保存する取引情報について、原則として訂正や削除を禁止する旨を明記します。
 
・訂正削除を行う場合
やむをえず、保存している取引関係情報の訂正や削除を行う場合の対処法について記載します。具体的には、申請日や取引先名、訂正・削除の日付、内容、理由などを明記した「取引情報訂正・削除申請書」の作成と、該当書類の保存期間の決まりなどが該当します。
 
・施行日
事務処理規程を施行する日を記載します。

事務処理規程を作成するメリット

電子取引の保存要件を満たすために、必要に応じて定めなければならない事務処理規程ですが、真実性の確保において、事務処理規程の作成を選択することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
 
ここでは、事務処理規程の作成によって得られるメリットを3つご紹介します。

システムを導入せず要件を満たすことができる

事務処理規程を作成することで、システムを導入しなくても、真実性の確保の要件を満たすことができます。システムの選定に時間がかかっている事業者や、コスト・労力の問題から現状でシステムの導入が難しい事業者は、事務処理規程を作成しましょう。
 
事務処理規程は、自社で作成する方法と税理士に相談して作成する方法がありますが、国税庁の公式サイトのサンプルを参考に自社で対応すれば、作成のコストも削減できます。

対応手順が明確になる

事務処理規程には、データで取引情報を受け取った際の対応手順を明記します。どのように対応すれば電子帳簿保存法の電子取引区分を満たす方法で処理ができるのかが明確になれば、処理方法に迷うことがなくなるでしょう。処理方法を明文化しておくことで、「誰が」「いつ」該当の情報を受け取っても、同一の対応が可能です。

責任者が明確になる

法人向けの事務処理規程には、事務処理規程の管理責任者とデータの管理責任者、処理責任者をそれぞれ明記します。これにより、責任の所在をはっきりさせることができるでしょう。
 
また、申請書に処理担当者名を記載することを定めることで、訂正・削除が行われた際の責任の所在や処理方法も明らかになります。

事務処理規程を作成するデメリット

事務処理規程の作成には多くのメリットがありますが、難点もあります。事務処理規程を策定して運用を行うデメリットは、下記のとおりです。

運用までに手間と時間がかかる

事務処理規程を定めて運用を行う場合は、まず、責任者を定めて自社の業務に適した形で規程を作成しなければなりません。その後、社員に周知し、新しい業務フローでの運用をスタートします。特に法人は、決めなければならないことが多く、事務処理規程の作成までに手間と時間がかかるでしょう。また、事務処理規程を作成した後も、業務に慣れるまで時間がかかることが予想されます。
 
システムを導入した場合も業務フローは新しくなりますが、システムを利用することで自然と同一の処理が可能になります。
 

運用プロセスが増える

事務処理規程を策定後には、規程に沿った運用プロセスをとらなければいけません。
 
訂正や削除を行う際には、まず申請をして、管理者が内容を確認した上で承認し、担当者の責任で訂正や削除を行うというステップが必要になります。従来の方法に比べると手間がかかり、運用が複雑になってしまうデメリットがあります。

規程の改定などメンテナンスに手間がかかる

事務処理規程の内容に変更があったときは、随時見直さなければなりません。
 
例えば、責任者が変わったときや、対象となる電子取引の範囲が変更になったときは、随時メンテナンスが必要です。一度作ってそのままで良いというわけではないため、手間がかかります。

真実性の確保のために、事務処理規程を設けるかシステムを導入するかを検討しよう

電子帳簿保存法の事務処理規程を作成することは、運用フローや責任者の明確化、システムを導入しなくても真実性の確保に対応できるといったメリットがあります。一方で、運用には手間がかかるのも事実です。システム導入とどちらが自社に適しているか、検討する必要があるでしょう。
 
また、一度作成した後も内容の変更があるたびにメンテナンスが必要なため、とりあえず事務処理規程で対応しているという事業者も、将来的にはシステム導入を検討してみるのがおすすめです。
 
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よくあるご質問

Q. 電子帳簿保存法の事務処理規程とは何ですか？

電子帳簿保存法における事務処理規程は、電子帳簿保存法に則ってデータ保存を行う際に企業で定める取り決めのことです。電子取引の保存要件「真実性の確保」のひとつで、訂正や削除（改ざん）の防止に関するルールなどを定めます。
 
詳細は「事務処理規程は、電子帳簿保存法の保存要件のひとつ」をご覧ください。

Q. 電子帳簿保存法の事務処理規程は必ず作らなければなりませんか？

事務処理規定が保存要件に含まれる「電子取引」（電子データで納品書や請求書などの取引関係書類をやりとりした場合）に該当しても、条件を満たせば事務処理規定を作る必要はありません。例えば、タイムスタンプの付与やデータの訂正・削除等を確認できるなど、真実性の確保ができるシステムを導入している場合は事務処理規定を作る必要はありません。
 
事務処理規定が必要な場合の詳細は、「電子取引の保存要件とは？」をご覧ください。

Q. 電子帳簿保存法の事務処理規程を作成した場合、どんなことに注意して運用すべきですか？

電子帳簿保存法の事務処理規程には、データの訂正削除は原則禁止であること、やむを得ず訂正削除する場合の方法を明記し、従業員へ周知徹底しましょう。また、責任者が変わったときや対象となる電子取引の範囲が変更になったときなど、規定のメンテナンスも随時行うようにしてください。