電子帳簿保存法の猶予2年間の終了を待たず、請求書の電子化を進めたほうがいい理由

最終更新日:2022年03月30日

目次

• 電子データ保存義務化における2年間の猶予とは？
• そもそも電子帳簿保存法とは？
• 「2年間の猶予」とは？
• 電子帳簿保存法の猶予「2年間」における条件
• インボイス制度が始まる前に、2年間の猶予を使って進めたい請求書の電子化
• そもそもインボイス制度とは？
• インボイス制度への登録方法
• 負担なく適格請求書を発行するには、請求書の電子化が不可欠
• インボイス制度と電子帳簿保存法から見る「急いで請求書の電子化を進めたほうがよい理由」
• 「電子取引」に対応するためのポイント4つ
• ポイント①現状、電子取引の状況はどうなっているのか、確認する
• ポイント②データをどう保存するか、方法を決める
• ポイント③データをどこに保存するのか、場所を決める
• ポイント④承認や業務のフローを見直す
• インボイス制度も見越したソリューションを選定しよう！

電子データ保存義務化における2年間の猶予とは？

2022年1月、電子帳簿保存法の改正により、電子取引における電子データ保存が義務化されました。しかし突如、電子データ保存の義務化に対して2年間の猶予が設けられる事態になったのです。まず2年間の猶予とは何か、概要とその条件について見ていきます。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、ITの進化にともなって帳簿や証憑書類を電子データで保存できるよう、要件を定めた法律のこと。これまで「スキャンでの電子保存可」や「スマートフォンで撮影した画像も保存可」など、時代や状況に合わせた改正がなされています。
詳細は「電子帳簿保存法とは？対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説」を参照ください。

「2年間の猶予」とは？

2年間の猶予とは、「電子データ保存の義務化（電子取引の紙保存の廃止）に対し、国が「各所が対応できるまで時間がかかる」と見込んで設けたもの。2022年1月1日から2023年12月31日までの間に実施された取引では、要件に従って紙保存ができていれば、電子データ保存ができていなくても問題ないとされています。
国は「改正されるとはいえ、対応や周知が進んでいない」「中小企業や個人事業主といった大企業以外では対応できるまでに時間がかかる」と考え、2年間の猶予が設けられたのです。

電子帳簿保存法の猶予「2年間」における条件

2年間の猶予は、無条件で誰しもが該当するのでしょうか。2年間の猶予を認められるには、2つの条件を満たす必要があります。

1. 1. 保存要件に従った保存ができない「やむを得ない事情」があると税務署長が認めた
2. 2. 記録を求められた際、いつでも書面を提示できるように整えている

猶予を認められるための２つの要件については、税務署長への事前申請といった手続きは特段不要です。しかし2022年2月現在、「やむを得ない事情」とはどのような状況をさすのかはっきりしていません。よって内容によっては、2年間の猶予があっても対応を急がなくてはならなくなる可能性も高いといえます。現状としては、続報を待つ状況になっているのです。
なお書面とは、「文字の認識がしやすくて整然としており、かつ本来、電子データとして保存するものをプリントアウトした」状態の書面を指します。

インボイス制度が始まる前に、2年間の猶予を使って進めたい請求書の電子化

2023年10月には、インボイス制度が始まります。インボイス制度に対応して仕入税額控除を受けるためには適格請求書を受領・発行できる体制が必要です。

そもそもインボイス制度とは？

インボイス制度とは、売り手が買い手に対し、正確な適用税率や消費税額などを伝えるものです。「適格請求書等保存方式」の通称で、これまで使われてきた「区分記載請求書」に登録番号や適用税率といった項目を書類やデータに追加します。
詳細は「インボイス制度とは？適格請求書等保存方式の導入による経理業務への影響と対応方法」を参照ください。

インボイス制度への登録方法

2023年10月１日から適格請求書発行事業者としての登録を受けるには原則、2021年10月１日から2023年3月31日までに、「適格請求書発行事業者の登録申請書」を所轄の税務署に提出する必要があります。

負担なく適格請求書を発行するには、請求書の電子化が不可欠

「適格請求書発行事業者の登録申請書」の手続きや発行された登録番号の保存、請求書のフォーマット変更など経理には多くの作業が生じます。こうした経理の作業負担を軽減して適格請求書を発行するには、請求書の電子化が不可欠です。そもそも紙で適格請求書をやり取りした場合、経理の作業工数が多くなりすぎるため、その対応は現実的ではありません。

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インボイス制度と電子帳簿保存法から見る「急いで請求書の電子化を進めたほうがよい理由」

ここで見ていきたいのが、インボイス制度と電子帳簿保存法です。
・インボイス制度：導入は2023年10月で、扱うのは請求書
・電子帳簿保存法の猶予：2023年12月31日まで
通常業務やペーパーレス化とも合わせて請求書を電子化していくには、多くの時間と手間が必要と考えられます。ゆっくり進めていては、インボイス制度の開始に間に合わないかもしれません。
よって2024年に迎える電子帳簿保存法の猶予2年間の終了を待たず、今から急いで請求書の電子化をすすめたほうがよいといえます。

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「電子取引」に対応するためのポイント4つ

「やり取りした請求書をどう保存して管理するのか」は電子取引における大きな課題です。また「これまで電子取引はなかったものの、今後新たに電子取引が始まる可能性もある」という企業も存在するでしょう。電子帳簿保存法に対応して電子取引をスムーズに進めるには、どうすればよいのでしょうか。ここでは4つのポイントについて見ていきます。

ポイント①現状、電子取引の状況はどうなっているのか、確認する

まず自社で行われている電子取引の状況を確認しましょう。初めに調べたいのは「対象となる取引がどのくらいあるのか」。そのうえで、下記のような内容を洗い出します。

• ・システムやファイル名
• ・取引に関係する部門はどこか
• ・一カ月でどのくらい取引しているのか
• ・やり取りに使っているデータの形式や保存の方法
• ・場所

ポイント②データをどう保存するか、方法を決める

データは種類によって保存方法が変わります。たとえばPDFでの領収書では、下記のいずれかが必要になるのです。

・相手のタイムスタンプが付与されたデータを受け取る
・受け取ったらすぐにタイムスタンプを付与する
・改ざんがないよう事務処理規程を作成して運用
・データを訂正したり削除したりした際、そうした操作の記録が残るシステムもしくは訂正や削除ができないシステムを利用する

よってまず「現在扱われているデータの種類」を確認します。そのうえで、「今後統一したい・今後扱う可能性が高いデータの種類」に合わせて、保存方法を決めなくてはなりません。

ポイント③データをどこに保存するのか、場所を決める

データはシステムもしくは社内のフォルダやサーバーに保存します。そこでどこに保存するのか決めていくのです。なおどの保存方法でも改正された電子帳簿保存法にもとづいて、「日付・取引先・取引金額」で検索できるようにしておかなければなりません。

・システムで保存する場合
電子帳簿保存法に対応しているシステムなら、ほとんどが「日付・取引先・取引金額」で検索できるような仕組みを備えているでしょう。また番号や書類名といった項目でも検索できるようにしておくと、業務効率化につながります。使っているもしくは使いたいシステムがどこまで検索できるか、見ておきましょう。
可能であれば「保存はできるが、電子帳簿保存法に対応した経理処理は他のシステムを利用する」タイプより、「電子帳簿保存法に対応しており、保存や処理まで一括でできるシステム」を選びたいところです。それによって業務効率化も進むでしょう。

・社内のフォルダやサーバーに保存する場合
検索した際、「日付・取引先・取引金額」が検索候補にあがるよう、規則性をもってファイル名をつける必要があります。またExcelでの索引簿や取引先といった項目でのフォルダ作成も有効です。

ポイント④承認や業務のフローを見直す

電子化を進めても、どこかに「紙をベースにしたフロー」がある場合、承認や確認で時間がかかります。そこで承認や業務のフローを書き出し、電子化されていない部分を洗い出すのです。そのうえで電子化されていないフローの改善方法を決めながら、「タイムスタンプを付与する場合、どの時点にするのか」といったルールを決めていきます。

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インボイス制度も見越したソリューションを選定しよう！

2022年1月から電子帳簿保存法が改正されたものの、電子データ保存義務化に2年間の猶予が設けられました。しかしそこには下記のような2つの条件があります。

1. 1. 保存要件に従った保存ができない「やむを得ない事情」があると税務署長が認めた
2. 2. 記録を求められた際、いつでも書面を提示できるように整えている

また2023年10月にはインボイス制度が始まるため、仕入税額控除を受けるには適格請求書を受領・発行できる体制づくりが必要です。考えられるさまざまな経理の作業負担を軽減して適格請求書を発行する仕組みをつくるには、請求書の電子化が不可欠でしょう。
しかしそれにも時間がかかると考えられます。よって2024年に生じる電子帳簿保存法の猶予2年間の終了を待たず、今から急いで請求書の電子化をすすめたほうがよいといえるのです。

1. 1. 現状、電子取引の状況はどうなっているのか、確認する
2. 2. データをどう保存するのか、方法を決める
3. 3. データをどこに保存するのか、場所を決める
4. 4. 承認や業務のフローを見直す

上記4つのポイントをおさえながら素早く請求書の電子化を進めるためにも、インボイス制度への対応が予定されている電子請求書システムを選びましょう。

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