デジタル化とは？経理業務の効率化を果たすデジタル化のメリット・デメリットを解説

最終更新日:2023年1月26日

経済産業省が2018年にDX（デジタルトランスフォーメーション）レポートを公開してからすでに数年が過ぎていますが、多くの企業でDXが浸透しているかといえばまだ道半ばといった状況です。DXの前段階であるデジタル化が進んでいないケースも少なくありません。
本記事ではDXを実現させるうえで欠かせないデジタル化について、特に経理業務に関わるデジタル化の概要やメリット・デメリットについてお伝えします。経理担当者でデジタル化を検討されている際は、ぜひ、参考にしてください。

目次

• デジタル化とは？
• デジタル化とデジタイゼーション、デジタライゼーション、DXの概要
• デジタイゼーション
• デジタライゼーション
• DX
• デジタル化によるメリットとデメリット
• デジタル化によるメリット
• デジタル化によるデメリット
• デジタル化をスムーズに進めるポイント
• デジタル化の目的を明確にする
• 業務のボトルネックを可視化させる
• システム・ツールの選定
• 効果測定
• 経理業務は迅速なデジタル化が必須

デジタル化とは？

デジタル化とは、これまで人が手作業で行ってきた業務をツールやシステムを活用し、アナログからデジタルへ変換させることを指すものです。経理業務でいえば、請求書や領収書といった紙の証憑（しょうひょう）書類をスキャン、もしくはシステムで作成することなどがデジタル化に当たります。

また、パソコンを使った業務でも、これまでExcelに人が手作業でデータ入力していたものを、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で自動入力できるようにするのもデジタル化です。

ほかにもこれまで電話で行ってきたやり取りをメールやチャットに変えることや、対面で行ってきた商談やミーティングをWeb会議システムに変えることもデジタル化といえます。いまや社内業務に限らず、取引先とのやり取りにおいてもデジタル化が進んでいるといえるでしょう。

デジタル化とデジタイゼーション、デジタライゼーション、DXの概要

デジタル化を正しく理解するには、関連するワードの正しい理解が欠かせません。デジタル化に関するワードには、デジタイゼーション、デジタライゼーション、DX（デジタルトランスフォーメーション）があります。ここでは、それぞれの概要について見ていきましょう。

デジタイゼーション

デジタル化とデジタイゼーションは基本的には同義語です。業務プロセス自体はこれまでと変えず、アナログデータでの作業のみをデジタルへ変換する行為がデジタル化であり、デジタイゼーションと呼びます。

デジタライゼーション

デジタライゼーションは、デジタル化を一歩進めたもので、デジタル化により業務プロセスも変革し、新たなビジネスモデルを実現させることを指すものです。音楽CDや映画DVDの販売からサブスクリプションサービスへの移行がわかりやすい例として挙げられます。

経理業務においては、請求書を電子化することで会計システムと連携し、記帳を自動化する。クラウドサービスの活用により、オフィスだけではなく自宅でも作業が行えるようになる、などがデジタライゼーションの例です。

DX

DXはデジタライゼーションをさらに一歩進めたものです。業務プロセスの変革、新たなビジネスモデルの実現により、企業風土や文化、組織なども変革し、競合との差別化を図ることを指します。

経理部門における具体例としては、経理業務のデジタル化により、業務効率化を進めこれまでは難しかった月次決算の作成を可能にする。その結果、迅速な経営判断ができるようになり、競合に対して優位性を保持する、といったことが該当します。

デジタル化によるメリットとデメリット

業務のデジタル化を実現させることで、企業にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょう。ここでは特に経理業務でのデジタル化によるメリットとデメリットを解説します。

デジタル化によるメリット

・業務効率化・コスト削減
これまで手作業で行ってきた業務がデジタル化により、効率的に行えるようになります。経理業務では、請求書の作成・郵送・保管の手間軽減のほか、社外でも経理業務ができるようになり、多様な働き方の実現、コスト削減も進むでしょう。

請求書業務のデジタル化によるメリットについて詳しくは、「電子請求書とは？　導入のメリットとポイントを解説」をご覧ください。

・ヒューマンエラーの削減
業務のデジタル化が進めば手作業が減るため、入力ミスや記載ミスといった人の手によるミスが削減されます。

・BCP対策につながる
クラウドサービスを活用することで、データの分散管理が可能になるため、地震や台風といった自然災害、サーバー攻撃に遭ってもデータを安全に守れ、BCP対策につながります。

・デジタライゼーション、DXの推進
デジタライゼーションやDXを進めるにはまず、デジタル化が欠かせません。そのため、デジタル化を進めることが、デジタライゼーション、DXの第一歩となり、それぞれの推進につながります。

デジタル化によるデメリット

・導入コストがかかる
デジタル化のためのシステム、ツールの導入や運用に新たなコストがかかります。

・デジタル化を進めるための教育コストがかかる
デジタル化に対応するには、社員に対するIT、セキュリティ教育の手間やコストがかかります。

・現場社員の理解が必要になる
デジタライゼーション、DXを前提としてデジタル化を進める場合、これまでの業務プロセスを変革させていく必要性も高まります。そのため、現場社員が混乱しないよう、事前の情報共有を徹底して理解を求めなくてはなりません。現場の理解を得るための手間やコストがかかるのも、デジタル化のデメリットといえるでしょう。

デジタル化をスムーズに進めるポイント

スムーズにデジタル化を進めていくには、いくつかのポイントがあります。ここでは、デジタル化を進める手順に沿って気をつけたいポイントを見ていきましょう。

デジタル化の目的を明確にする

現場社員の変化に対する拒否反応を防止するためにも、なぜ、デジタル化を進めるのか、何を目的としてデジタル化を進めるのかを明確にしなくてはなりません。目的を理解してもらえれば、社内の一体感醸造につながり、変化に対する拒否反応を防止します。

業務のボトルネックを可視化させる

現状業務のどの部分をデジタル化するかを明確にするため、業務プロセスを書き出し、ボトルネックになっている部分を可視化させます。ボトルネックが可視化されれば、同時にデジタル化のメリットも可視化され、デジタル化への理解も深まるでしょう。

システム・ツールの選定

ボトルネックを解消させるために必要な機能を明確にし、解決につなげるためのシステム・ツールの選定を行います。ここで重要なのが、使いやすいシステム・ツールの選定です。操作方法がわからない、UIが使いにくいといったシステム・ツールを選定すると、デジタル化のメリットが大幅に減ってしまうだけでなく、デジタル化のための育成コストもかかってしまうので注意してください。

また、電子データで作成した請求書や発注書をネットでやり取りする際は、国際標準規格「Peppol（ぺポル）」への理解も必要です。「Peppol」とは、受発注や請求にかかる電子文書をネットワーク上でやり取りするための「文書仕様」「ネットワーク」「運用ルール」等の国際標準規格です。

国内においては、2023年10月に開始されるインボイス制度に対応したシステム・ツールの選定が重要です。かねてからデジタルインボイス推進協議会（EIPA：エイパ）は、国内向け電子インボイスの仕様を「Peppol」に準拠させるとしていました。そして2022年10月に、デジタルインボイスの国内標準仕様でありPeppolにも準拠している「Peppol BIS Standard Invoice JP PINT Version 1.0」が正式に発表されました。これは「日本版Peppol」とも呼ばれます。

Peppolについて詳しくは、「「Peppol（ペポル）」とは？ インボイス制度の概要と経理業務にもたらされるメリット5つ」をご覧ください。

効果測定

導入したシステム・ツールによってどのような成果が出たか、新たな課題点はあるかなどの効果測定を行います。効果測定の実施により、デジタル化の成果が可視化されるのはもちろん、より効率的な運用が可能です。かけたコストに対して、より多くの成果が見込めるようになるでしょう。

経理業務は迅速なデジタル化が必須

さまざまな業種、企業で業務のデジタル化が進んでいます。ただ、単純なデジタル化では、その先にあるデジタライゼーションやDXの実現は難しいでしょう。まずは、なぜデジタル化が必要なのか、現状の業務でどの部分をデジタル化させればよいかを明確にすることが重要です。

経理業務においては、2022年1月の改正電子帳簿保存法が、2023年10月にはインボイス制度が開始されます。これらにスムーズに対応するには、デジタル化によるペーパーレスが欠かせません。

どの業務においても、企業として生き残っていくためのデジタル化は必要ですが、特に経理業務においては、喫緊の課題です。請求書や領収書など証憑書類のデジタル化を検討している際は、ツール・システムをうまく活用していくことが求められます。

デジタルとアナログの組み合わせで無理なくデジタル化・ペーパーレスを進めることが可能なBtoBプラットフォームなら、スムーズなデジタル化を進められます。デジタル化にお悩みの企業は、お気軽にご相談ください。

参考：
・JP PINT｜デジタル庁