【2026年最新】領収書の電子化とは？ルールや注意点、電子帳簿保存法への対応を解説

最終更新日:2026年2月19日

領収書のペーパーレス化が進み、電子データでの受領や保存が当たり前になりつつあります。一方で、「電子帳簿保存法にはどう対応すればいいのか」「紙と電子データが混在して管理が大変」といった悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。
領収書の電子化は、正しく導入すればコスト削減や経理業務の大幅な効率化につながります。

そこで今回は、領収書の電子化の基本的な考え方をはじめ、電子帳簿保存法におけるルールや電子化のメリット、具体的な電子化の方法やシステムの選び方について解説します。

目次

• 領収書の電子化とは？
• 電子帳簿保存法による領収書の電子保存の義務化
• 領収書を電子化するメリット
• 保存や印紙税にかかるコスト削減
• 経理業務の効率化
• 領収書を電子化する方法
• 紙の領収書をスキャナ保存する
• WordやExcelで作成する
• 専用システムを利用する
• 領収書を電子化する際の注意点
• 電子データの領収書はスキャナ保存しない
• 紙の領収書を電子化する場合は「スキャナ保存」の要件を満たす必要がある
• 領収書の電子保存のルール
• 領収書をデータで受け取った場合
• 領収書を紙で受け取った場合
• 領収書を電子化するシステム選びのポイント
• 電子帳簿保存法への対応
• 機能性と操作性
• 経理業務の効率化につながる機能
• 導入後のサポート体制
• 領収書を電子保存して、経理業務を効率化しよう
• よくあるご質問

領収書の電子化とは？

領収書の電子化とは、紙でやりとりされていた領収書を電子データとして発行・受領・保存することです。近年はペーパーレス化の進展により、領収書を最初から電子データとして交付するケースも増えています。こうした、電子データで発行・受領される領収書は「電子領収書」と呼ばれ、紙の領収書とは異なる保存ルールが定められています。

また、紙で受け取った領収書であっても、スマートフォンで撮影したりスキャナで読み取ったりすることで電子データ化し、電子領収書として管理することも可能です。電子化により、領収書の保管や検索、経理業務の効率化が期待できます。

電子帳簿保存法による領収書の電子保存の義務化

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。「令和5年度税制改正」により、2024年1月1日以降に行われる電子取引については、取引情報を電子データのまま保存することが完全に義務化されました。

領収書は「国税関係書類」に該当し、電子データで発行・受領した領収書は「電子取引」として扱われます。そのため、電子データで領収書を受け取った場合は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存しなければなりません。

一方、紙で受け取った領収書については、紙のまま保存が可能で、スキャナ保存によって電子化する義務はありません。ただし、紙と電子データの領収書が混在すると管理が煩雑になりやすいため、スキャナ保存の制度を活用して電子データとして一元管理する企業が増えています。

領収書を電子化するメリット

領収書を電子化することで、コストの削減や業務効率化などのメリットが得られます。具体的な内容を見ていきましょう。

保存や印紙税にかかるコスト削減

領収書の保存義務は、事業年度の最終日から2ヵ月が経った翌日以降7年間（繰越欠損金控除の適用を受ける場合は10年間）と定められています。

紙の領収書を長期間保管するには、保管スペースの確保やファイル・台紙などの備品が必要となり、整理や管理にかかる人件費も無視できません。電子化して適切に保存すれば、原本を破棄できるため、こうした保管・管理コストを大幅に削減できます。

また、電子データの領収書は紙での発行と異なり、原則として印紙税がかからないため、税務面のコスト削減につながる点もメリットです。さらに、紙の管理による紛失や劣化のリスクも低減できるため、再発行などの手間やコストも抑えられます。

経理業務の効率化

領収書を電子化することで、経理業務全体の効率化が期待できます。紙の領収書を保管している場合、過去の取引内容を確認する際には、ファイルを探し出して目視で確認する必要があり、時間と手間がかかっていました。

電子データとして保存していれば、発行日や金額、取引先などの条件で検索できるため、必要な領収書をすぐに見つけることが可能です。監査対応や税務調査時の確認作業もスムーズに進められます。

また、領収書をデータで申請・提出できることで、経理担当者の確認作業が効率化されるだけでなく、従業員側もリモート環境から申請できるなど、業務全体の負担軽減につながります。

領収書を電子化する方法

領収書を電子化する方法にはいくつかの選択肢があります。ここでは、領収書を電子化する3つの方法について解説します。

紙の領収書をスキャナ保存する

紙で受け取った領収書は、スキャナやスマートフォンを使って読み取ることで電子データとして保存できます。PDFファイルとして保存したり、スマートフォンで撮影した画像をデータ化したりする方法が一般的です。

その場合、電子帳簿保存法で定められた「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。要件に対応していれば、紙の領収書の原本は破棄できるため、保管スペースの削減につながります。

WordやExcelで作成する

WordやExcelなどを使って領収書を作成し、PDF形式で保存する方法で電子化することも可能です。既存のソフトウェアを活用できるため、導入コストは低く抑えられます。

一方で、領収書を1件ずつ手作業で作成・入力する必要があり、発行件数が多い場合は作業負荷が大きくなります。また、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい点もデメリットです。

専用システムを利用する

書類保管システムや経費精算サービスなどの専用システムを導入し、システム上で領収書の電子化・保存を行う方法です。システム上で電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たしているかを確認できる機能が備わっているため、ヒューマンエラーを防ぎつつ、効率的に領収書の電子化を進められます。電子データで受け取った領収書と、スキャンした領収書を一元管理できるなど、メリットが多いのが特徴です。

例えば、『BP Storage for 経費精算」を活用すれば、紙の領収書をスキャンするだけでデータ化し、簡単に経費精算の処理ができます。交通費は経路検索から登録でき、仕訳データは申請内容で自動生成。いつでもどこからでも申請可能で、承認はワンクリックで完了します。会計システムやERPを連携させれば、経費精算業務にかかる負担を大幅に軽減できるでしょう。

さらに、紙で受け取った領収書だけでなく、PDFで受け取った電子領収書のデータ化と保存にも対応しているため、国税関係書類の一元管理に役立ちます。業務効率を向上させながら法令遵守も実現できるため、電子化を検討する際は、システムの導入も選択肢のひとつとして考えることをおすすめします。

領収書を電子化する際の注意点

領収書の電子化はメリットが多い一方で、運用にあたっていくつか注意すべき点があります。ここでは特に重要な2つのポイントについて解説します。

電子データの領収書はスキャナ保存しない

自社がPCなどで作成して発行した領収書や、取引先から電子データ（PDFなど）で受け取った領収書は、「電子取引」のデータとして、オリジナルの電子データのまま保存する必要があります。電子データとして作成した領収書を一度印刷してから、再度スキャナ保存することは認められていません。あくまで「最初の電子データ」が原本となる点に注意しましょう。

紙の領収書を電子化する場合は「スキャナ保存」の要件を満たす必要がある

紙で受け取った領収書を電子化する場合は、電子帳簿保存法で定められたスキャナ保存の要件を満たす必要があります。単に画像として保存するだけでは要件を満たさないため、注意が必要です。

スキャナ保存では、一定以上の解像度で読み取ることに加え、保存後にデータの改ざんが行われていないことを証明するための措置が求められます。代表的なものがタイムスタンプの付与です。タイムスタンプとは、領収書のデータが特定の時点に存在し、その後変更されていないことを証明する技術を指します。これらの要件に対応せずに保存した場合、税務調査などで認められない可能性があります。

領収書の電子保存のルール

領収書を電子データとして保存する際の要件は、データで受け取った場合と、紙で受け取った場合で異なります。ここでは、領収書を電子保存する際の要件について、受け取り方法ごとに解説します。

領収書をデータで受け取った場合

領収書を電子データで受け取った場合、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。電子取引の保存要件は、下記のとおりです。

■電子取引の保存要件

真実性の確保 （いずれかを満たす）	・タイムスタンプを付与してから、取引情報を受領する ・取引情報の受領後、すみやかにタイムスタンプを付与する ・データの訂正や削除を確認できるシステムか、訂正や削除ができないシステムを利用して保存する ・訂正や削除の防止に関する事務処理規程を作成し備え付け、規程にならった運用を行う
可視性の確保 （原則としてすべて満たす）	・電子計算機処理システムの概要を記載した関連書類を備え付ける ・保存場所にパソコンやプログラム・ディスプレイおよびプリンターと、これらの操作説明を備え付け、すみやかに出力できるよう、データを明瞭な状態で保存する ・下記の検索機能を確保する（※） （1）「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」が検索できる （2）「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定で検索ができる （3）上記2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる ※税務署職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば（2）（3）は不要 ※基準期間の売上高5,000万円以下の事業者がダウンロード等の求めに応じられるようにしている場合、（1）（2）（3）すべて不要

ただし、要件を満たす形での保存が難しい事業者については、2024年1月から設けられた猶予措置として、次の対応を行えば保存要件を満たさない形でのデータ保存も認められています。

＜電子取引の猶予措置が適用されるための要件＞

・保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること

・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること

・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

領収書を紙で受け取った場合

紙で受け取った領収書を電子保存する場合は、「スキャナ保存」の対象となります。領収書は、請求書や契約書などと同じく重要書類に該当するため、次の要件を満たす必要があります。

■重要書類のスキャナ保存の保存要件

入力期間	次のどちらかの入力期間内に入力すること （1）書類の作成または受領から、概ね7営業日以内 （2）企業ごとに採用している業務処理サイクルの期間（最長2ヵ月以内）を経過後、概ね7営業日以内 ※（2）は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用可
画像の解像度	解像度200dpi相当以上
カラー画像	赤、緑、青それぞれ256階調以上（24ビットカラー）
タイムスタンプ付与	入力期間内に付与 ※入力期間内のスキャナ保存を確認できるシステムを利用している場合は不要
ヴァージョン管理	データを訂正・削除した際の履歴や内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用する
帳簿との相互関連性	データと、そのデータに関連する帳簿の記録について、相互に関連性を確認できるようにしておく（管理番号をつけるなど）
パソコンなどの備え付け	14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、説明書の備え付け
システムの概要書等の備え付け	スキャナ保存に利用するシステムの概要書や仕様書、操作説明書、スキャナ保存の担当部署や手順を記載した書類の備え付け
出力	下記の条件ですみやかに出力できるようにする （1）整然とした形式 （2）書類と同程度に明瞭 （3）拡大または縮小して出力することができる （4）4ポイントの大きさの文字を認識できる
検索機能	下記の検索機能を確保する（※） （1）「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」で検索ができる （2）「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定で検索ができる （3）上記2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる ※税務署職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば（2）（3）不要

領収書を電子化するシステム選びのポイント

領収書の電子化をスムーズに進めるためには、自社の業務に合ったシステムを選定することが重要です。ここでは、領収書を電子化するシステムを選ぶ際に押さえておきたい4つのポイントについて解説します。

電子帳簿保存法への対応

まず最も重要なのが、法的要件を満たしているかどうかです。改正された電子帳簿保存法の要件（スキャナ保存や電子取引データの保存要件）に対応しているシステムを選びましょう。

タイムスタンプの付与や検索機能、解像度の要件など、法令で定められた条件を満たしていないシステムでは、税務調査で保存した領収書が認められない可能性があります。システムの提供元が電子帳簿保存法への対応を明確に示しているか、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しているかなどを確認します。

機能性と操作性

スキャンした領収書の日付や金額、取引先名などを自動でデータ化する「OCR（光学文字認識）機能」の精度は、経理担当者の入力作業を削減する上で重要です。

また、操作が複雑なシステムでは現場で定着せず、かえって業務負荷が増えてしまう可能性があります。スマートフォンアプリで撮影するだけで申請が完了するなど、直感的な操作性を備えたシステムであれば、社内への定着もスムーズに進むでしょう。

経理業務の効率化につながる機能

領収書を電子保存できるだけでなく、経理業務全体の効率化につながる機能が備わっているかも重要です。会計システムと連携して自動で仕訳を行える仕組みがあれば、手作業による入力作業を減らすことができます。

さらに、請求書や見積書など、ほかの国税関係書類と一元管理できるシステムであれば、書類管理の手間を削減でき、経理業務全体を効率的に進められます。

導入後のサポート体制

システムは導入して終わりではなく、継続的な運用が前提となります。そのため、導入時の初期設定や操作説明といったサポート体制が整っているかを確認することが大切です。

また、電子帳簿保存法の改正があった際に迅速にアップデート対応が行われるか、運用中のトラブルや不明点について相談できる窓口が用意されているかも、安心して利用するための重要な判断材料となります。

領収書を電子保存して、経理業務を効率化しよう

領収書の電子化は、電子帳簿保存法への適切な対応だけでなく、経費精算にかかるコスト削減や、テレワークへの対応など、経理業務全体の効率化を実現するための重要な取り組みです。

紙の領収書と電子データが混在しやすい現在だからこそ、法的要件を確実にクリアしながら、これらを一元管理できる仕組みづくりが求められています。

株式会社インフォマートが提供する『BP Storage for 経費精算』を活用すれば、紙の領収書をスキャンするだけで簡単にデータ化、経費精算の処理が可能です。単なる画像保存ではなく、交通費は経路検索から登録でき、最安ルートや適格事業者登録番号の確認も自動化。申請者は、領収書の原本や申請書の提出・受領のためだけの出社が不要になり、承認もいつでもどこでもワンクリックで完了です。申請内容から自動で仕訳データを生成するので、会計システム・ERPを連携させれば、経費精算業務の負担を大幅に軽減できます。

現場も経理もわずらわしい作業から解放される経費精算システム『BP Storage for 経費精算』は、お申し込みいただいた当日から無料でお試しいただけます。経費精算の電子化で経理業務の効率化を実現したいとお考えの方は、ぜひ『BP Storage for 経費精算』の導入をご検討ください。

よくあるご質問

Q. 領収書の電子化には、電子帳簿保存法への対応が必須ですか？

必須です。領収書は法律で保存が義務付けられた「国税関係書類」にあたるため、データで保存するには電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性の確保）を満たす必要があります。単にスキャンするだけでなく、訂正削除の履歴が残るシステムの利用や、解像度の基準などをクリアしなければ、税務上の正式な書類として認められません。
詳細は「電子帳簿保存法による領収書の電子保存の義務化」をご覧ください。

Q. 領収書を電子化すれば、紙の原本は捨てても大丈夫ですか？

はい、電子帳簿保存法（スキャナ保存制度）の要件を満たして正しく電子化すれば、紙の原本は即座に廃棄可能です。2022年の法改正により、以前必要だった「定期検査」までの原本保管義務が廃止されました。ただし、スキャン画像が不鮮明な場合などに備えて、社内規定で一定期間の保管ルールを設けるケースもあります。
詳細は「紙の領収書をスキャナ保存する」をご覧ください。

Q. スマートフォンで撮影した領収書も電子化として認められますか？

認められます。スマートフォンで撮影した画像も、一定の解像度（約387万画素以上など）や階調の要件を満たしていれば、スキャナ保存として有効です。外出先からスマホで領収書をアップロードして経費精算を行えば、原本提出のために出社する必要がなくなり、テレワークの推進や業務効率化に大きく貢献します。
詳細は「紙の領収書をスキャナ保存する」をご覧ください。