請求書は手書きでも問題ない？作り方や作成時の注意点を解説

最終更新日:2025年1月30日

近年、請求書のデジタル化が進んでいますが、請求書は手書きで作成しても問題ありません。ただし、手書きで請求書を作る場合は、計算ミスや記載方法などに注意を払う必要があります。
そこで今回は、請求書を手書きで作成するメリット・デメリットや手書きの請求書の作り方のほか、作成時の注意点などについて解説します。

目次

• 請求書は手書きで作成しても問題ない
• 適格請求書（インボイス）も手書きで問題ない？
• 請求書を手書きで作成するメリット
• パソコンの故障といったトラブルに左右されない
• パソコンなどのデジタル機器に慣れていなくても対応できる
• 請求書を手書きで作成するデメリット
• 作成に手間がかかる
• 計算ミスや記入ミスが生じやすい
• 書き損じの修正に手間がかかる
• 顧客に手書きの請求書を拒否される可能性がある
• 手書きの請求書に記載する項目
• 手書きの請求書の作り方
• 店舗で購入した請求書用紙を使用する場合
• ダウンロードしたテンプレートを使用する場合
• 請求書を手書きで作成する際の注意点
• 書き換えられない筆記用具で記入する
• 計算ミス、記入ミスに気をつける
• 書き損じたら作り直す
• 作成時間に余裕を持つ
• 手書き以外の請求書の作り方
• 電子請求書システムを利用する
• ExcelやWordを利用する
• 請求書は手書きかデジタルか、自社に最適な方法を選ぼう
• よくあるご質問

請求書は手書きで作成しても問題ない

請求書は、手書きで作成しても問題ありません。Excel・Wordなどのソフトや、電子請求書システムで作成された請求書も、手書きで作成された請求書も、同じ効力を持ちます。ウェブ上のテンプレートやExcel・Wordなどで作ったフォーマットを印刷し、手書きした請求書も同様です。

そもそも、請求書に決まったフォーマットはありません。そのため、作成方法や請求書の形式は、基本的に発行する側の自由です。ただし、顧客から請求書の形式を指定されている場合は、それに応じることで取引がスムーズに進みます。

なお、手書きの請求書は、自分で一から作成が可能です。しかし、一から自作するのは多大な手間がかかる上、見栄えも良くありません。

一般的には、文房具店や100円ショップで販売されている請求書用紙を使用するのが便利です。複写になっている請求書用紙を利用すれば、先方に送る請求書と手元に残す控えをまとめて作成できるため効率的でしょう。

適格請求書（インボイス）も手書きで問題ない？

インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応した適格請求書（インボイス）は、必要な記載項目を満たしていれば、手書きで作成しても問題ありません。

市販の手書き用の請求書用紙の中には、インボイス制度に対応したものもあります。適格請求書発行事業者が手書きで請求書を作成する場合は、登録番号などの必要な情報を記載できる用紙を使用しましょう。
また、ウェブ上のテンプレートやExcel・Wordなどで作ったフォーマットを印刷し、手書きで適格請求書を作成することも可能です。

※インボイス制度の詳細については下記記事をご覧ください。

請求書を手書きで作成するメリット

請求書は手書きで作成しても問題ありませんが、手書きで作ることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。手書きの請求書ならではの主なメリットは、下記のとおりです。

パソコンの故障といったトラブルに左右されない

手書きの請求書は、請求書用紙とペンがあれば作成できます。そのため、パソコンの故障やプリンターのトラブルといった電子機器に問題が生じても、請求書を発行できなくなるリスクは低いといえるでしょう。また、パソコンなどの設備がない場所でも、請求書の作成が可能です。

パソコンなどのデジタル機器に慣れていなくても対応できる

手書きの請求書は、パソコンや専用のシステムを使用する必要がありません。そのため、デジタル機器の操作に慣れていない場合でも、紙とペンさえあれば簡単に作成できるメリットがあります。特に、パソコンが苦手な方は、手書きの請求書が便利な作成方法といえるでしょう。

請求書を手書きで作成するデメリット

請求書を手書きで作成する際には、多くのデメリットがあります。メリットとデメリットを比較した上で、手書きで作成するか、Excelなどのソフトや電子請求書システムを使用して作成するか、検討するといいでしょう。

作成に手間がかかる

手書きの請求書は、取引項目や金額をすべて手書きするため、作成に手間と時間がかかります。発行する請求書の枚数が多かったり、請求書業務以外の仕事が忙しかったりすると、大きな負担につながりかねません。

計算ミスや記入ミスが生じやすい

手書きの請求書を作成する際、請求金額を電卓で計算し、転記することがあるでしょう。この方法は、Excelなどのツールを使う場合に比べ、計算ミスや転記ミスなどが発生しやすいのがデメリットです。

書き損じの修正に手間がかかる

請求書を書き間違えても、基本的に訂正印や修正テープなどは使えません。そのため、一から書き直して再発行しなければならず、多大な時間と労力がかかります。

顧客に手書きの請求書を拒否される可能性がある

手書きの請求書は、請求書を受け取る側に負担をかけてしまう場合があります。文字が読みづらかったり、管理が煩雑になったりすることから、電子請求書を作成するように求められる可能性があるでしょう。

手書きの請求書に記載する項目

手書きの請求書には決まったフォーマットはありません。発行側と請求書を受け取る顧客に必要な情報が記載されていれば問題ないでしょう。
ただし、適格請求書発行事業者が適格請求書を発行する場合は、記載項目の規定を守らなければなりません。

手書きで適格請求書を作成する場合は、下記の項目について記載しましょう。

＜適格請求書に記載する項目＞
・発行者の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
・軽減税率適用の表記
・受領者の氏名または名称
・適格請求書発行事業者の登録番号
・税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
・税率ごとに区分した消費税額等

※適格請求書の書き方の詳細については下記記事をご覧ください。

 また、顧客が経過措置を利用する場合、請求書には適格請求書と同様の記載が求められます。上記のうち、「登録番号」を除く項目を請求書に記載してください。なお、「税率ごとに区分した消費税額等」は、税込で表記します。

※インボイス制度の経過措置の詳細については下記記事をご覧ください。

手書きの請求書の作り方

手書きの請求書は、市販されている請求書用紙のほか、ウェブからダウンロードしたフォーマットを使って作成することもできます。

ここでは、請求書用紙を使用する場合と、ダウンロードしたフォーマットを利用する場合の請求書の作り方について解説します。

店舗で購入した請求書用紙を使用する場合

請求書用紙は、文房具店や100円ショップ、ネットショップなどで取り扱われています。サイズや記載項目の位置などは請求書用紙の種類によって異なるため、使いやすいものを選びましょう。
多くの項目を記載する必要がある業種なら、A4サイズで内訳を細かく書けるものが適しています。一方で、記載項目が少ないのであれば、小さいサイズの請求書用紙の使用も可能です。

なお、市販の請求書用紙にも、インボイス制度対応のものがあります。適格請求書発行事業者は、インボイスに対応した請求書用紙を選んでください。
一方、適格請求書発行事業者以外が、インボイス対応の請求書用紙を買ってしまったとしても、特に問題はありません。「登録番号」という項目は空欄のまま利用してください。

■手書き請求書の記載例

ダウンロードしたテンプレートを使用する場合

請求書のテンプレートは、さまざまなサイトで配布されています。これらをダウンロードし、印刷して手書きの請求書を作成することも可能です。ただし、顧客に提出する前に、控え用のコピーをとるのを忘れないようにしてください。

ダウンロードしたテンプレートは、そのまま使用できますが、一部をアレンジして、自社に合った形式に調整するのもおすすめです。例えば、社名や振込先、適格請求書発行事業者の登録番号などをあらかじめ入力しておくと、翌月以降も利用できるため便利です。また、印刷する際は、特別な理由がなければA4サイズでプリントしましょう。
なお、適格請求書発行事業者は、インボイス制度に対応したテンプレートを選ぶようにしてください。

請求書を手書きで作成する際の注意点

ここからは、請求書を手書きで作成するときの注意点を解説します。手書きの請求書に計算ミスや記入ミスなどがあると、トラブルの原因となります。正確でスムーズな取引を行うために、注意すべき点をしっかりと押さえておきましょう。

書き換えられない筆記用具で記入する

手書きの請求書は、改ざんを防ぐために書き換えられない筆記用具で記入しなければなりません。手書きで請求書を作成する場合は、読みやすく、消えにくい黒の油性ボールペンを使用するのがおすすめです。

一方で、シャープペンシルや鉛筆、水に濡れるとにじむ水性インクのボールペンなどは、使用しないようにしましょう。

計算ミス、記入ミスに気をつける

手書きの請求書では、請求金額や消費税額などを手作業で記入する必要があり、数字の記入ミスが発生しやすい点に注意が必要です。特に、手計算ではミスのリスクが高く、計算が合っていた場合でも書き写しの際に間違いが生じる可能性があります。そのため、記入や計算を慎重に行い、ミスを防ぐことが重要です。

また、手書きの場合、文字に個人の癖が出やすいため、読み手がわかりやすいように、丁寧に記入することを心掛けましょう。

書き損じたら作り直す

手書きの請求書に誤字や脱字、転記ミス、計算ミスなどが生じた際は、修正せずに作り直します。修正テープや修正ペンを使うと、改ざんを疑われるおそれがあるため、使用しないでください。

また、二重線を引いて訂正印を押す修正も、基本的には行いません。

作成時間に余裕を持つ

請求書を手書きで作成するには、まとまった時間が必要です。急いで作業を進めるとミスが起こりやすいため、十分な時間を確保して慎重に作成してください。

時間の余裕を確保できない場合は、手書きよりも効率的で修正が簡単な、Excelなどのソフトや電子請求書システムでの作成を検討しましょう。

手書き以外の請求書の作り方

請求書は、パソコンを使用して作成することも可能です。パソコンで請求書を作成する場合は、電子請求書システムを利用するか、ExcelやWordを活用しましょう。それぞれの作り方は下記のとおりです。

電子請求書システムを利用する

電子請求書システムを利用することで、請求書が簡単に作成できます。これまで手計算していた請求金額を自動で計算できる機能がついたものや、見積書などのデータから自動で請求書を作成できるものなどもあります。電子請求書システムでは、日付や自社名、適格請求書発行事業者の登録番号なども自動で入力されるため、請求書作成にかかる時間や手間を大幅に削減できるでしょう。

また、作成した請求書は、印刷して郵送することも、データのまま顧客に提出することも可能です。なお、データのまま提出する場合、PDFデータで送るケースとデジタルデータで送るケースがあり、デジタルデータのほうが発行側も受取側も手間が少ない傾向があります。

システムによっては、見積書や納品書、請求書などをすべてまとめて発行できたり、銀行口座と連携して自動で入金の消込を行ったりと、サービス内容は多彩です。導入の際は、自社のニーズに合致したシステムを選ぶことをおすすめします。

データのまま請求書を送付する場合は、電子帳簿保存法の要件に則って、請求書を保存する必要があるので注意が必要です。

※請求書発行側の電子帳簿保存法の対応方法の詳細については下記記事をご覧ください。

ExcelやWordを利用する

請求書は、ExcelやWordで作ることもできます。オリジナルの請求書フォーマットを作成するか、インターネット上で配布されているExcelやWordの請求書テンプレートをダウンロードして使用しましょう。

ExcelやWordを使って請求書を作成するときは、作成した請求書をPDFに変換してから顧客に提出してください。ExcelやWordのデータのまま渡してしまうと、簡単に数字を改ざんできてしまうため注意が必要です。

なお、システムを使用して作成した請求書と同様に、印刷して郵送してもデータで送信しても構いません。ただし、データのまま送信する場合は、電子帳簿保存法の要件に則って、請求書を保存するようにしてください。

請求書は手書きかデジタルか、自社に最適な方法を選ぼう

請求書は手書きでも作成できますが、手間と時間がかかる上、修正が発生した場合は作り直す必要があるなど、多くのデメリットがあります。請求書を手書きで作成している場合は、今後の作成方法について検討してみてはいかがでしょうか。

請求書をデジタル化して業務効率を上げたい方は、「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめです。「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行や消込といった請求関連業務をまとめてデジタル化できるシステムで、手書きの請求書に発生する保管コストや管理の手間もありません。

なお、「BtoBプラットフォーム 請求書」では「コスト削減シミュレーション」をご用意しております。5つの簡単な質問に答えていただくと、請求業務が紙からデジタルデータに代わることで作業時間・コストをどれだけ削減できるか診断します。請求業務をデジタル化する第一歩として、まずはコスト削減シミュレーションをお試しください。

よくあるご質問

Q. 請求書は手書きで作成しても問題ない？

請求書は、手書きで作成しても問題ありません。そもそも、請求書に決まったフォーマットはなく、Excel・Wordなどのソフトや、電子請求書システムで作成された請求書も、手書きで作成された請求書も、同じ効力を持ちます。ウェブ上のテンプレートやExcel・Wordなどで作ったフォーマットを印刷し、手書きした請求書も同様です。ただし手書きでは作成に手間や時間がかかったり、計算・記入ミスが起きやすいといったデメリットがあります。

詳細は「請求書は手書きで作成しても問題ない」をご覧ください。

Q. 請求書を手書きで作成するデメリットは？

請求書を手書きする主なデメリットは、「作成に手間と時間がかかる」「ヒューマンエラーによる計算・記入ミスが生じやすい」「保管場所が必要になる」です。特に、書き損じや内容に修正があった場合、基本的に訂正印や修正テープなどは使えないため一から書き直して再発行しなければならず、多大な時間と労力がかかります。電子請求書システムを利用することでこれらを解消することができます。

詳細は「電子請求書とは？メリットやシステム導入方法を解説」をご覧ください。

Q. 請求書を手書きで作成する際の注意点は？

請求書を手書きで作成する際は、「書き換えられない筆記用具」「計算・記入ミス」「余裕を持った作成時間」に注意しましょう。手書きの請求書で修正が必要になった場合は一から書き直すことになるため、計算・記入ミスに気を付け、修正時にも慌てずに対応できるよう時間に余裕を持って作成できると良いです。また、消せる筆記用具では請求書発行後に改ざんさせるリスクがあるため、書き換えられない筆記用具が推奨されます。