支払明細書とは？書き方や領収書、請求書との違いなどを解説

最終更新日:2023年6月2日

目次

• 支払明細書とは、取引の金額や内容を記した書類
• 支払明細書を発行するメリット
• 取引内容を確認できる
• 経費計上に使える
• 支払明細書の主な種類
• 給与や賞与に関する支払明細書
• 退職金に関する支払明細書
• 業務委託に関する支払明細書
• 配当金に関する支払明細書
• 支払明細書と領収書、請求書との違い
• 支払明細書と領収書の違い
• 支払明細書と請求書の違い
• 支払明細書の書き方
• 1　支払明細書の発行日時を記載する
• 2　取引先の企業名や担当部署名、氏名を記載する
• 3　支払明細書を発行する側の企業名や担当部署名、氏名を記載する
• 4　支払いの明細を記載する
• 支払明細書を効率良く作成するなら「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめ
• 支払明細書はインボイス対応で効率化・コスト削減を実現しよう！

支払明細書とは、取引の金額や内容を記した書類

支払明細書は、商品やサービスの売買が行われ、取引が成立した際に発行される書類で、支払い金額や支払いの内容について詳細に記されているのが特徴です。支払明細書を見れば、いつ、何を、どこで、いくらで買ったのかなどがわかります。

原則として支払明細書に記載される内容は下記のとおりです。

＜支払明細書に記載する内容＞

• ・発行日
• ・取引金額
• ・但し書き
• ・宛先の情報（企業名、担当部署、担当者名など）
• ・発行元の情報（企業名、担当者名、住所など）
• ・発行元の押印

ただし、支払明細書に決まったフォーマットはなく、上記項目がすべて記載されているとは限りません。また、個人でも企業でも自由に作れるため、作る人によってデザインもさまざまです。

支払明細書を発行するメリット

支払明細書に発行の義務はありませんが、企業間の取引や企業と個人の取引で使われています。

では、それらの取引において、なぜ支払明細書が使われているのでしょうか。ここでは、支払明細書を発行するメリットを2つ紹介します。

取引内容を確認できる

ビジネス上の取引において、お金に絡むトラブルは珍しくありません。双方の認識が違っていた、見積書の単価が間違っていたなどの些細なミスが大きなトラブルとなり、解決のために多大な時間とコストがかかるケースも多くあります。

トラブルにならないよう支払明細書を作成すれば、金額や内容に相違がないことを双方で確認することが可能です。原則として、支払明細書は支払いの義務が発生したタイミングで発行されますが、ミスを防ぐ目的で支払いが発生する前に発行される場合もあります。

経費計上に使える

税務調査が入った際には、帳簿上の経費が実際に支払われているかをチェックされます。支払明細書は支払い義務が発生した際にその内容を確認するための書類で、支払いが行われたことを証明する書類ではないことから、支払明細書は経費計上に使えないと考えている方もいるのではないでしょうか。

しかし、個人で公共交通機関を利用した際の運賃など、領収書が発行されない場合や、領収書を紛失してしまった場合などは、支払明細書が経費計上に使える書類として認められる場合があります。

支払明細書の主な種類

支払明細書には、取引のエビデンスを残す目的のもの、給与や賞与の支払いを証明するものなど、さまざまな種類があります。ここでは、支払明細書の種類について解説します。

給与や賞与に関する支払明細書

給与や賞与に関する支払明細書とは、企業が従業員に給与や賞与を支払う際に発行される書類のことです。給与明細書や給与支払明細書とも呼ばれます。

給与や賞与に関する支払明細書には、金額の誤認がないよう、支給項目・控除項目・課税対象額・差引支給額などのほか、支給金額のもととなる労働日数や出勤日数などの勤怠項目も記載します。

退職金に関する支払明細書

退職金を支払う際にも、支払う金額や金額の根拠の明示が求められます。そのため、企業によっては、退職金の支払いに際しても支払明細書の発行を規定として定めている場合があります。退職金に関する支払明細書は、退職金明細書とも呼ばれ、給与や賞与に関する支払明細書と同様の項目のほか、入社と退社の年月日、勤続年数などの記載が必要です。

業務委託に関する支払明細書

業務委託は、企業が他社や個人と契約を結んで仕事を委託する外注の形態のひとつです。業務委託契約を結んだ相手に報酬を支払う際、発行するのが業務委託に関する支払明細書です。この支払明細書には、報酬の金額や内訳を記載します。

配当金に関する支払明細書

企業が得た利益の一部を株主に配当金として分配する際にも、支払通知書と併せて発行するのが、配当金に関する支払明細書です。この書類は、配当金支払明細書と呼ぶこともあります。

株主が証券会社の特定口座を開設し、その口座で配当金を受け取っている場合には、配当金に関する支払明細書が発行されないこともあります。

支払明細書と領収書、請求書との違い

支払明細書はお金の支払いに関連して発行される書類です。そのため、同じような役割に見える領収書、請求書と混同しがちではないでしょうか。支払明細書、領収書、請求書の違いを確認しておきましょう。

支払明細書と領収書の違い

支払明細書と領収書の最大の違いは、発行のタイミングで支払いが行われているかどうかという点にあります。

支払明細書は、事前に取引内容や金額を確認しあうための書類であるため、支払いより前に発行されます。一方、領収書はすでに支払いが終わった取引について、金銭のやりとりが行われたことを証明する書類です。そのため、支払い後に発行されます。領収書には商品名やサービス名が記載されていることも多く、それらの支払いがあったことを証明しています。

支払明細書と請求書の違い

支払明細書と請求書の違いは、相手に支払いを要求しているか否かという点にあります。

請求書は、商品やサービスにかかったお金を請求するために発行される書類です。そのため、請求書が発行されている時点で支払いが発生していることになります。請求書には、支払期日、支払先の情報が記載されます。

一方、支払明細書は先述のとおり、支払いより前に取引内容や金額を確認しあうための書類であるため、発行された時点で支払いは発生していません。

支払明細書の書き方

支払明細書は、法律で作成が義務付けられている書類ではないため、決まった書式はありません。そのため、企業がテンプレートを用意している場合もあれば、フリーのテンプレートを使ったり、作成者自身がデザインしたりする場合もあるでしょう。

といっても、支払明細書が取引先に提出するものであることを考えると、受取側の視認性に配慮してわかりやすく作成することが大切です。また、領収書や請求書と混同しがちなため、書類が支払明細書であることがひと目でわかるよう、書類の冒頭に、支払明細書と記載しておくことをおすすめします。

ここからは、具体的な支払明細書の書き方を紹介します。

1　支払明細書の発行日時を記載する

書類を作成した日付、または発行した日付を記載します。いつ発行された書類なのかを明確にしておくことで、月締めの取引をまとめやすくなるほか、トラブルを未然に防ぐのにも役立ちます。

2　取引先の企業名や担当部署名、氏名を記載する

誰に対して発行した書類なのかを明示するために、宛先を記入します。法人の場合は「◯◯株式会社様」「株式会社◯◯御中」、個人なら「◯◯様」のように、いずれも敬称をつけて取引先への敬意を示しましょう。

法人の宛名では、「御中」と「様」を併用しないよう注意してください。

3　支払明細書を発行する側の企業名や担当部署名、氏名を記載する

取引先の名称を記載したら、発行側の企業名、もしくは個人名も忘れずに記載します。支払明細書に決まった形はないとはいっても、発行側の情報がなければ支払明細書として成立しません。取引先が支払明細書の内容について知りたいときにすぐ問い合わせられるよう、電話番号やメールアドレスも忘れずに記載してください。

4　支払いの明細を記載する

支払明細書を発行するに至った取引の内容について、明細を記載します。記載する項目は下記のとおりです。

＜取引内容についての記載項目＞

• ・納品日やサービスを提供した時間などの支払いが生じた日付
• ・商品名やサービス名などの取引の内容
• ・納品した個数や重さなどの取引数量（単位を含む）
• ・消費税を含まない、商品やサービスの単価
• ・商品やサービスの数量と単価を掛け合わせた税抜金額
• ・消費税を含めた合計金額

これらの情報を網羅していれば、書類は支払明細書としての役割を果たします。必要に応じて情報を増やしたり、ナンバーを追記したりして、管理しやすいように体裁を整えましょう。明細は表にしておくと、ひと目で内容が確認できます。

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領収書と違って法的な効力はない支払明細書ですが、支払いが確定する前に内容を確認できる、後から内訳の詳細を確認しやすいなどのメリットがあります。支払明細書を表計算ソフトやウェブのテンプレートで作成し、紙で運用している場合は、帳票管理の工数削減やインボイス対応に向けて電子化を進めましょう。

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