支払明細書とは？書き方や領収書・請求書との違いを解説

最終更新日:2025年3月4日

支払明細書は、企業が取引をする際に発行する書類のひとつです。商取引では、見積書、請求書、納品書、領収書といった多くの書類が発行され、それぞれ異なる役割を持っています。
すべての書類を発行する必要はありませんが、それぞれの役割を知り、自社と顧客にとって必要な書類を用意する必要があるでしょう。

そこで今回は、支払明細書の種類や書き方のほか、領収書や請求書との違いについて解説します。支払明細書の役割を知り、発行するか検討しましょう。

目次

• 支払明細書とは、取引の金額や内容を記した書類のこと
• 支払明細書を発行する目的
• 取引内容を確認するため
• 支払金額を説明するため
• 経費計上の際の証明のため
• 支払明細書の主な種類
• 業務委託に関する支払明細書
• 企業間での取引に関する支払明細書
• 給与や賞与に関する支払明細書
• 退職金に関する支払明細書
• 配当金に関する支払明細書
• 支払明細書と領収書、請求書、支払通知書の違い
• 支払明細書と領収書の違い
• 支払明細書と請求書の違い
• 支払明細書と支払通知書の違い
• 支払明細書の書き方
• （1）発行日
• （2）管理番号
• （3）相手先の企業名・担当者名
• （4）発行元の企業名・担当者名
• （5）残高情報
• （6）取引内容
• インボイス制度における支払明細書の扱い
• 支払明細書の作成を「BtoBプラットフォーム 請求書」で効率化した事例
• コカ・コーラ ボトラーズジャパン：約150時間の作業をたった1時間に短縮
• スマートニュース：作業時間5時間を3分に短縮することに成功
• オオゼキ：紙の支払通知書を電子化することで大幅な効率化を実現
• 支払明細書を電子化して、効率化とコスト削減を実現しよう
• よくあるご質問

支払明細書とは、取引の金額や内容を記した書類のこと

支払明細書とは、商品やサービスの対価を支払う際に、買い手が支払金額や取引内容を明確にするために発行する書類です。

請求書や納品書などと似ていますが、これらの書類は売り手側が発行するのに対し、支払明細書は買い手側が発行します。なお、商取引における支払明細書には、法的な発行義務はないため、発行するかは企業の自由です。

支払明細書を発行する目的

支払明細書の発行は義務ではありませんが、発行することにどのような目的があるのでしょうか。支払明細書を発行する主な目的は、下記のとおりです。

取引内容を確認するため

支払明細書を発行する目的のひとつは、買い手と売り手が認識している取引内容に齟齬がないか確認するためです。

例えば、買い手側が「Aという商品を100個買った」と思っていても、売り手側が「Bという商品を100個販売した」と認識していると、トラブルの原因になります。さらに、複数の取引をまとめて支払う場合、支払いの対象となる取引範囲をすり合わせなければなりません。

売り手側が請求書を発行してから認識の相違に気がつくと、支払いの手続きが遅れるおそれがあるため、事前に買い手側が支払明細書を発行して、取引内容のすり合わせを行います。

支払金額を説明するため

支払明細書は、支払金額を説明するために発行するという側面もあります。

給与支払明細書や業務委託の支払明細書などには、支払金額の計算根拠が明記されています。例えば、給与支払明細書には、給与や手当の内訳、控除額などが細かく記載されているでしょう。これによって、従業員が支給された給与額の計算根拠を理解し、誤りがないか確認できるのです。

経費計上の際の証明のため

支払明細書は、経費計上時に該当の金額が支払われたことを証明する目的でも使用されます。ただし、支払明細書は買い手側が発行するため、一般的に支払明細書が経費計上の根拠として使用されることは少ないですが、領収書が発行されない公共交通機関の運賃などの支払いで活用されることがあります。

税務調査では、帳簿上の経費が実際に支払われたかどうかが確認されるため、支払明細書があることで経費計上が認められる可能性があります。

支払明細書の主な種類

支払明細書には、取引のエビデンスを残す目的のもの、給与や賞与の支払いを証明するものなど、さまざまな種類があります。ここでは、支払明細書の種類について解説します。

業務委託に関する支払明細書

業務委託は、企業が他社や個人と契約を結んで仕事を委託する外注の形態のひとつです。業務委託契約を結んだ相手に報酬を支払う際、発行するのが業務委託に関する支払明細書です。この支払明細書には、報酬の金額や内訳を記載します。

企業間での取引に関する支払明細書

業務委託に関する支払明細書のほかにも、企業間の取引にはいくつかの支払明細書が存在します。そのひとつにコミッション支払明細書が挙げられます。

コミッション支払明細書とは、企業が営業職やフリーランスなどの成果報酬を支払う際に発行する書類で、歩合給明細書とも呼ばれます。不動産営業や保険営業、広告営業などで発行されるのが一般的です。

コミッション支払明細書には、売上金額や成果件数、歩合率、コミッション額のほか、控除項目として税金や手数料を記載します。

給与や賞与に関する支払明細書

給与や賞与に関する支払明細書とは、企業が従業員に給与や賞与を支払う際に発行される書類のことです。給与明細書や給与支払明細書とも呼ばれます。

給与や賞与に関する支払明細書には、金額の誤認がないよう、支給項目・控除項目・課税対象額・差引支給額などのほか、支給金額のもととなる労働日数や出勤日数などの勤怠項目も記載します。

なお、給与や賞与に関する支払明細書は、ほかの支払明細書とは異なり、所得税法第231条により、企業への発行義務が課せられています。正社員、アルバイト、パートなど、雇用形態にかかわらず、給与支払日までに必ず発行しなければなりません。

退職金に関する支払明細書

退職金を支払う際にも、支払う金額や金額の根拠の明示が求められます。そのため、企業によっては、退職金の支払いに際しても支払明細書の発行を規定として定めている場合があります。退職金に関する支払明細書は、退職金明細書とも呼ばれ、給与や賞与に関する支払明細書と同様の項目のほか、入社と退社の年月日、勤続年数などの記載が必要です。

なお、退職金に関する支払明細書の発行は、義務ではありません。ただし、所得税法第226条により、退職所得の源泉徴収票については、退職後1ヵ月以内に退職者に交付することが義務付けられています。

配当金に関する支払明細書

企業が得た利益の一部を株主に配当金として分配する際にも、支払通知書と併せて発行するのが、配当金に関する支払明細書です。この書類は、配当金支払明細書と呼ぶこともあります。

株主が証券会社の特定口座を開設し、その口座で配当金を受け取っている場合には、配当金に関する支払明細書が発行されないこともあります。

支払明細書と領収書、請求書、支払通知書の違い

支払明細書は、取引内容の内訳や支払金額を記載する書類です。ここからは、同じように取引に際して発行する「領収書」「請求書」「支払通知書」といった書類との違いについて、確認していきましょう。

支払明細書と領収書の違い

支払明細書と領収書の最大の違いは、発行者にあります。

支払明細書は、買い手が取引内容や金額を詳細に示すために発行されます。一方、領収書は代金の受領を証明するために、売り手が発行する書類です。

領収書には商品名やサービス名が記載されていることも多く、それらの支払いが行われた事実を証明しています。

※領収書の保管方法の詳細については下記をご覧ください。

支払明細書と請求書の違い

支払明細書と請求書の違いは、顧客に支払いを要求しているか否かと発行者にあります。

請求書は、売り手側が商品やサービスにかかったお金を請求するために発行する書類で、支払いを求める正式な依頼書となります。一方、支払明細書は、買い手側が取引内容や金額を詳細に示すために発行する書類で、金額を確認する目的で作成されます。

支払明細書と支払通知書の違い

支払明細書と支払通知書は類似した役割を持ちますが、支払明細書は企業間取引だけでなく、給与明細書やクレジットカードの明細書のように、個人向けにも使用されます。一方の支払通知書は、企業間や企業対個人の商取引においてのみ発行される書類です。

また、どちらの書類も買い手側が取引内容や金額を示すために発行する点が共通しています。

※支払通知書の詳細については下記をご覧ください。

支払明細書の書き方

支払明細書には、決まったフォーマットがありません。記載内容についても決まりはないため、各企業が自由に作成可能です。とはいえ、支払明細書を作成する際は、目的を十分に果たせる内容と、わかりやすい書式を心掛ける必要があります。
支払明細書に記載すると良いとされている主な項目と記載例は、下記のとおりです。

＜一般的な支払明細書の記載項目＞
（1）発行日
（2）管理番号
（3）相手先の企業名・担当者名
（4）発行元の企業名・担当者名
（5）残高情報
（6）取引内容

■支払明細書の記載例

ここでは、支払明細書の具体的な書き方について、詳しく見ていきましょう。

（1）発行日

支払明細書の発行年月日を記載します。西暦と和暦はどちらを使用しても構いませんが、社内で統一しましょう。発行日を明記することで、いつの取引に対する支払明細書なのかがわかりやすくなるほか、トラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。

（2）管理番号

支払明細書の右上などに小さく管理番号を記載すると、書類を管理する際に便利です。管理番号は「顧客IDと取引年月を続けた番号にする」「通し番号をつける」といったつけ方が考えられます。管理番号をつけておくと、問い合わせなどを受ける際にもスムーズに対応できるでしょう。

なお、顧客がそれほど多くなく、文書を番号で管理していないのであれば記載する必要はありません。

（3）相手先の企業名・担当者名

支払明細書の宛先を明らかにするために、相手先の企業名や担当部署名、担当者名などを記載します。法人の場合は、「株式会社◯◯御中」や「株式会社◯◯　◯◯部　◯◯様」といった形で記載します。個人に対して発行する際は、「◯◯様」と氏名を記載してください。

「御中」や「様」といった敬称のつけ忘れや二重での使用がないよう、注意しましょう。

（4）発行元の企業名・担当者名

支払明細書を発行する自社の企業名や部署名、担当者名などを記載します。支払明細書について不明点があった場合の問い合わせ先がわかるように、連絡先となる電話番号やメールアドレス、住所などを併記しておきましょう。

なお、法的な義務はありませんが、発行元の企業名に、一部重なる形で会社印を押すのが一般的です。

（5）残高情報

残高情報とは、前回の支払いの残高が残っている場合に記載することがある情報です。取引日と支払日が離れている場合などに、実際に支払う金額がいくらなのかを明確にするために記載します。

取引日と支払日のずれがなく、支払明細書に記載した金額を支払って取引が完了するのであれば記載する必要はありません。

（6）取引内容

支払を行う予定の取引内容について、詳細を記載します。取引年月日や取引内容、取引金額などを記載します。取引内容に記載が必要な項目は、下記のとおりです。

■取引内容に記載する項目

記載項目	記載内容
取引年月日	商品の納品日やサービス提供日
取引内容	納品した商品やサービスの名称
取引数量	納品した商品やサービスの数量
単価	納品した商品やサービスの単価
取引金額	納品した商品やサービスの単価と数量を掛けた金額
小計	支払明細書に記載した取引金額の合計額（税抜）
消費税額と税率	小計にかかる消費税額と税率
合計額	消費税額と小計を合計した支払金額

インボイス制度における支払明細書の扱い

2023年10月にスタートしたインボイス制度では、請求書に限らず、要件を満たしたすべての書類を適格請求書（インボイス）として扱うことが可能です。
支払明細書も、下記の要件を満たしていれば適格請求書として認められます。

＜支払明細書が適格請求書として認められる要件＞
・支払いを受ける側が適格請求書発行事業者である
・支払明細書に適格請求書への記載が必要な事項がすべて記載されている
・支払明細書の内容について、支払いを受ける側が確認している

＜適格請求書として支払明細書を利用する際に記載が必要な事項＞
・支払明細書を発行した事業者の名称
・支払いを受ける側（支払明細書の宛先）の名称と適格請求書発行事業者の登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象である取引についてはその旨の記載）
・税抜または税込価格を税率ごとに合計した取引金額と適用税率
・税率ごとの消費税額等

支払明細書を適格請求書として利用する場合は、発行する買い手側ではなく、売り手側が適格請求書発行事業者の登録をしていなければなりません。また、支払明細書の内容を、売り手側が確認している必要があります。

支払明細書に「お受け取りから1週間以内にご連絡がない場合は、内容に相違がないことをご確認いただいたものとします」といった注釈を記載するか、メールなどで確認済であることを連絡してもらいましょう。メールで連絡をもらう場合は、該当のメールを保存しておいてください。

なお、支払明細書を適格請求書として利用する場合は、発行日の属する課税期間の最終日の翌日から、2ヵ月が経過した日を起点に7年間保存しなければなりません。そのため、発行日や保存期間を、明確に管理する必要があります。

また、適格請求書として利用する支払明細書が電子データの場合は、電子帳簿保存法に沿って適切な形式で保存してください。

※電子帳簿保存法の詳細については下記をご覧ください。

支払明細書の作成を「BtoBプラットフォーム 請求書」で効率化した事例

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」を利用すると、支払明細書を手間なく簡単に作成できます。支払明細書の発行には多くのメリットがありますが、新たに発行するとなると作業負担が増加しかねません。業務フローに支払明細書の発行を新たに組み込む際や、現在の発行業務に手間がかかっている場合は、システムを導入して効率化することをおすすめします。

ここでは、「BtoBプラットフォーム 請求書」を利用して、支払明細書（支払通知書）の発行業務を効率化した3社の事例をご紹介します。

コカ・コーラ ボトラーズジャパン：約150時間の作業をたった1時間に短縮

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様では、顧客への一般的な請求書のほかに、自動販売機を設置している顧客に手数料を支払うための「コミッション明細（支払明細書）」を毎月発行しています。東京エリアだけでも約2万8,000通を発行しており、システム導入前は40人以上で約150時間かけて作業していました。

こうしたコストと手間を削減するために、請求書と支払明細書の電子化が同時にできる「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入。導入後は、支払明細書のデータアップロードから発行予約まで、約1時間で完了するようになりました。過渡期の今でも、すでに一定の成果が得られており、将来の大きな経費削減への期待が寄せられています。

※コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の導入事例の詳細については「月間15万通の請求書を発行。 年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。」をご覧ください。

スマートニュース：作業時間5時間を3分に短縮することに成功

スマートニュース株式会社様では、これまで支払通知書をPDFにしてメールで送付していましたが、100社以上にPDFとパスワードを1通ずつ間違いなく送信することが大きな負担になっていました。

業務の負担を軽減し、ミスが起こるリスクを低減するために、支払通知書を完全電子化できる「BtoBプラットフォーム請求書」を導入。支払データをもとに支払通知書を一斉送信できるようになったことで、今まで5時間程かかっていた作業が2～3分で完了するように。作業時間の劇的な短縮と簡素化を実現し、業務の属人化から脱却できました。

※スマートニュース株式会社様の導入事例の詳細については「毎月の支払通知業務が5時間から3分に。 単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。」をご覧ください。

オオゼキ：紙の支払通知書を電子化することで大幅な効率化を実現

株式会社オオゼキ様では、紙の支払通知書の作成と発送、保管にかかる業務の負担を軽減するために、支払通知書の電子化を進めることになりました。

「BtoBプラットフォーム請求書」を選んだ決め手は、請求書だけでなく支払通知書の発行も可能で、仕訳や支払いまでまとめて経理処理ができる点。その結果、仕入先によって発行方法がまちまちだった支払通知書を、すべて電子化することに成功しました。現在、紙の支払通知書は1通も発行しておらず、年間240時間以上もかかっていた支払通知書の作成・管理業務の、大幅な効率化につながっています。

※株式会社オオゼキ様の導入事例の詳細については「仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。」をご覧ください。

支払明細書を電子化して、効率化とコスト削減を実現しよう

支払明細書は、取引内容を顧客とすり合わせるために重要な役割を果たします。一方で、毎月支払明細書を作成して郵送するのは、手間とコストがかかります。こうした問題を回避して、スムーズに正確性の高い支払明細書を発行するなら、支払明細書をデータで作成・送信できるシステムの活用がおすすめです。

「BtoBプラットフォーム 請求書」では、支払明細書や支払通知書を簡単に作成可能で、プラットフォーム上で書類のやりとりができます。また、顧客に合わせて支払明細書をデータ送信するか、郵送するかを選択可能です。これにより、業務の効率化やコストの大幅な削減が叶うでしょう。
請求や支払い関連業務の効率化に、「BtoBプラットフォーム 請求書」をぜひご活用ください。

よくあるご質問

Q. 支払明細書とは何ですか？

支払明細書とは、商品やサービスの対価を支払う際に、買い手が支払金額や取引内容を明確にするために発行する書類です。支払明細書を発行することで買い手と売り手が認識している取引内容に齟齬がないか確認でき、請求や支払いがスムーズになります。

詳しくは「支払明細書とは、取引の金額や内容を記した書類のこと」をご覧ください。

Q. 支払明細書と領収書の違いは？

支払明細書と領収書の最大の違いは、発行者にあります。支払明細書は、企業や買い手が取引内容や金額を詳細に示すために発行する書類です。一方、領収書は売り手が金銭のやりとりが行われたことを証明するために発行する書類です。

詳しくは「支払明細書と領収書の違い」をご覧ください。

Q. 支払明細書と請求書の違いは？

支払明細書と請求書の違いは、発行者にあります。請求書は、商品やサービスにかかったお金を請求するために売り手側が発行する書類です。一方の支払明細書は、買い手側が取引内容や金額を詳細に示すために発行する書類であるため、金額を確認する目的で作成されます。

詳しくは「支払明細書と請求書の違い」をご覧ください。

Q. 支払明細書は適格請求書（インボイス）として利用できますか？

インボイス制度で定められた要件を満たしていれば、支払明細書を適格請求書（インボイス）として扱うことが可能です。その際には、保存期間や、適格請求書として利用する支払明細書が電子データの場合は、電子帳簿保存法に沿って適切な形式で保存するといった点に注意が必要です。

詳しくは「インボイス制度における支払明細書の扱い」をご覧ください。