請求書を訂正する方法は？日付や金額ミスの訂正方法を解説

最終更新日:2023年1月25日

毎月発生する請求書発行業務は決して難しい業務ではないものの、ミスは許されない業務です。処理数が多くなれば経理担当者の負担も大きくなり、どれだけチェックをしたとしても何かしらの間違いが出てしまう可能性もありえます。相手先に送る前にミスに気づければまだ修正は可能ですが、発送後にミスに気づいた場合はどのように対処すればよいのでしょう。今回は請求書の訂正方法について、どのような対応をするべきかをお伝えします。請求書発行を担当する方はぜひ、参考にしてください。

目次

• 請求書でミスを起こしやすい項目は？
• 請求書のミスを訂正する方法
• 請求書の訂正は再発行で対応する
• 請求書を訂正する際の注意点とミスを起こさないためのポイント
• 請求書を訂正する際の注意点
• 請求書の紛失や出し忘れがあった場合の対処方法
• 請求書でミスをしないためのポイント
• 経理担当者の負担を増やす請求書訂正の解決にはシステム導入がおすすめ

請求書でミスを起こしやすい項目は？

請求書作成において特に気をつけなければならないのは次の項目です。項目ごとに代表的なミスとリスクを紹介します。

宛名

実際に請求する取引先とは別の取引先の宛名を記載してしまうケースです。単に名前を間違えるというだけでなく、発送ミスにつながる可能性があります。

発行日

末日を記載しなければならないのに作成している日付を記載してしまうケースです。締日が異なるために請求額が異なってしまうことや、請求月が替わってしまう可能性もあるでしょう。

金額

小計、合計、消費税などの計算ミス、記載ミスで間違えた金額を記載してしまうケースです。請求金額が異なってしまい、取引先とのトラブルに発展してしまうリスクも考えられます。

支払い条件

取引先により、振込手数料が自社持ちなのに相手先に支払いを求める記載をしてしまうケースです。取引先ごとの取り決めの確認漏れから起こります。一旦ミスが起こると、事実確認や謝罪に多くの手間を取られます。

押印漏れ

社判を押し忘れたまま発送してしまうケースです。法律上、社判がなくても請求書として成立はしますが、現状のビジネスマナーとしては、押印漏れは避けるべきでしょう。

請求書のミスを訂正する方法

請求書のミスに気づいた場合、発送前で記載漏れや押印漏れであれば、そのまま追加で記載もしくは押印すれば問題はありません。しかし、記載ミスがあったり、取引先への発送後だったりした場合はどのように訂正すればよいのでしょう。ここでは、請求書の訂正方法について解説します。

請求書の訂正は再発行で対応する

記載ミスを二重線で消したり訂正印を押したりして修正するのは、法的に問題ありません。しかし、不正や改ざんを疑われてしまうリスクもあるため、記載ミスが見つかった請求書は必ず破棄し、再発行します。

ただ、発送前であれば再発行だけで済みますが、問題は発送後にミスに気づくもしくは取引先から指摘された場合です。発送後にミスに気付いた場合は、相手先に連絡し、お詫びをしたうえで再発行することを告げ、すぐに再発行・再送をしましょう。また、取引先側からミスの指摘をされた場合は、自社で確認のうえで相違なければお詫びをし、再発行・再送をします。

請求書を訂正する際の注意点とミスを起こさないためのポイント

前述のように、請求書を訂正する際は、二重線や訂正印を使わずに再発行することが基本です。その際には、いくつかの注意点があるので解説します。また、そもそもミスを起こさないためにやるべきことについても見ていきましょう。

請求書を訂正する際の注意点

・再発行する際も発行日は変えない
再発行した際、請求書の日付を再発行した日に変更してしまいがちですが、これは間違いです。請求書の透明性を保つ意味で、再発行をした場合であっても発行日は最初に発行した日付とします。

・再発行したことが一目でわかるようにする
再発行する際は、最初に送ったものと混同してしまわないよう、一目で再発行したことがわかるような記載、スタンプをします。発送前、発送後に関わらず請求書を再発行した場合、急いで処理しなければなりません。慌てることで忘れてしまいがちなので注意が必要です。

・請求書の管理番号は前のものと変える
会計ソフトやExcelで請求書管理をしている場合、請求書上でスタンプ押印の処理をするだけではなく、管理番号でも区別をつけるようにしましょう。例えば、最初に発行した請求書の管理番号が「20221130」であれば、「20221130-02」と枝番を付ける。もしくは頭に「再」とつけるなど。すぐに区別できるようにすると管理の手間が省けます。

・再発行した電子請求書はメールでの送信が可能
電子請求書を再発行した場合、取引先へ再度メールで送信して問題ありません。対して紙の請求書の場合は郵送しなくてはなりません。ただし、請求書は信書に該当するため、バイク便や宅配便で送るのは基本的に法律違反です。とはいえ、現在では規制緩和により、一部の宅配便では信書の取り扱いができるようになっていますので、急ぐ際は確認したうえで、宅配便を使うことも検討します。

・再発行した請求書は二重チェックを行う
再発行した請求書でまたミスがあれば、企業としての信頼も失ってしまうリスクがあります。そのため、再発行した段階で金額や発行日、管理番号などを必ず複数人でチェックし、ミスがないことを確認したうえで発送しましょう。

・ミスのあった請求書は再発行後すぐに破棄する
再発行した請求書に再発行だとわかるよう記載、スタンプ押印の処理をした場合でも、再発行後は必ず元の請求書を破棄してください。二重請求の防止のほか、訂正前の請求書で消込作業を行ってしまうことを防止できます。

また、取引先に対しても発送後に前の請求書は必ず破棄してもらうように依頼することを忘れないようにしましょう。金額間違いや二重請求ではないかといった問い合わせの手間を取引先に取らせてしまうリスクがなくなります。

請求書の紛失や出し忘れがあった場合の対処方法

請求書の記載漏れ、記載ミスとは異なり、「取引先が請求書を紛失してしまった」「出すべき請求書を出し忘れてしまった」といった際の対処法は次のとおりです。

・取引先が請求書を紛失した場合の対処方法
ミスがあった時と同様、連絡を受けたらすぐに再発行で対処します。

・請求書を出し忘れた場合の対処方法
原則として2年以内であれば請求は可能です。ただし、出し忘れは100%こちら側のミスのため、必ず取引先に事前連絡し、お詫びしたうえで請求書を発送します。連絡なしに請求書だけ発送すると、場合によってはトラブルになってしまう可能性もあるので注意が必要です。

請求書でミスをしないためのポイント

請求書でミスが起きてしまう最大の要因は人の手で作業している点です。人による作業では100%ミスをなくすのは難しく、どうしても経理担当者の負担増となってしまいます。そこで、請求書でミスを起こさないために必要なのは、システムの導入です。

『BtoBプラットフォーム 請求書』 では、改正電子帳簿保存法、インボイス制度に対応した電子請求書システムで、請求書の発行から受取まで一括管理が可能です。また、会計や販売管理システムとデータ連携ができるため、手作業が削減され、ミスが起きるリスクも大幅に軽減できます。

経理担当者の負担を増やす請求書訂正の解決にはシステム導入がおすすめ

企業規模にもよりますが、月に1,000枚以上の請求書を発行するケースも珍しくはありません。それだけの量を毎月ミスのないよう確認しながら作成、発行するのは担当者にとって大きな負担です。万が一、請求金額を一桁間違えてしまえば、自社にとって大きな損失が生じかねませんし、信頼を失ってしまうリスクも十分にありえます。

そこでおすすめなのがシステムの活用です。『BtoBプラットフォーム 請求書』では、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したクラウド請求システムで、請求書の作成・受領業務の負担を大幅に軽減します。会計・販売管理システムとデータ連携も可能なため、金額ミスを起こすリスク低減も実現。業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。

毎月の請求書訂正作業にかかる負担軽減を検討されている経理担当者様はぜひ、『BtoBプラットフォーム 請求書』 導入による負担軽減対策をおすすめします。

参考：
・信書に該当する文書に関する指針｜総務省（PDF）