請求業務にかかる作業を大幅削減。
財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

― まず、御社の抱えていた課題について教えてください。

ドラッグストアのメイン業務は、店舗でのお客さまへの対面販 売です。BtoCでのやり取りですから、基本的にお客様と請求書のやり取りは発生しません。

ドラッグストアでは定価でメーカーから商品を仕入れ、販売高や販売数など一定の条件に応じてメーカーに割戻金を請求することがあるのですが、その割戻金請求の際に、メーカーに対して請求書を発行していました。割戻金は1商品ごとに契約が結ばれ、請求条件も商品によって異なります。取扱商品数も多く、医薬品や化粧品、日用雑貨、食品など多岐に渡り、1社に対して複数の請求書を発行する事もよくあります。

毎月請求が発生しない取引先もあるため、取引先約290社に対し、通常月の発行通数は約200通、四半期ごとの決算月では約600通、年に1度の総決算月ではおよそ800通にものぼります。総決算期には請求書の発行業務だ けで通常業務を圧迫する状態でした。また、当時は財務部だけではなく、ごく一部ですが、仕入を担当する部署の担当者が、直接取引先に請求書を発行していたことも課題でした。

もちろん最終的には、財務部の方で全体の請求金額を集計し、収益の計上や消し込みといった業務を行うため…