日野自動車株式会社取材日 2018年10月18日

経理部門の業務改革の一環で、アナログだった支払通知書を電子化。98%もの仕入先様に賛同いただけました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 事業内容 自動車・輸送用機器
日野自動車株式会社

トラック・バスなどの大型自動車の大手メーカーとして業界を牽引する日野自動車様。処理する紙の量も業務時間も多い経理部門で、業務改革に取り組んでおられます。中でも、業務量が多い部品メーカー約800社への支払通知に『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用し、ペーパーレス化と業務効率アップを実現されました。取り組みの成果と今後の広がりについて、改革を担う皆さまに伺いました。

ココがPOINT!

経理業務の効率化をはかる、改革室のミッション

― 所属されている「経理部 経理業務改革室」の役割について教えてください。

経理部 経理業務改革室 遠藤様(以下、遠藤様):プロジェクトチームの立ち上げは、2017年4月です。2017年は国をあげた「働き方改革」が本格始動した年でもあります。弊社も本格的な業務改革に着手すべく、社内の者だけでなく外部からもシステムエンジニアやコンサルティングといった専門家を招いたチームを発足し、活動がスタートしました。

業務効率化を実現し、企業の体質強化に向けて管理レベルを向上することが最終目標です。現在、経理の基幹システムの入れ替えを行っており、仕入先様に毎月のお支払い金額をお知らせする支払通知書を、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって電子化したのも業務効率化策の一環です。

経理部 資金室 担当者A(以下 担当者A):弊社経理システム自体はかなり古いものをメンテナンスしながら使っており、マンパワーに頼っている部分も多くありました。支払通知書も、未だに紙に印刷したものを手で折って封詰めし、郵送するという、いわば前時代的な方法でした。

― 経理システムの入れ替えにあわせて、支払通知書の電子化システムを自社開発するという選択もあったのではないでしょうか?

遠藤様:独自のシステムを構築するには、それなりに時間も人手も必要です。また、業務標準化という観点では、システム開発担当者が異動となった場合に引き継ぎがうまくいかないというリスクもあります。いちから開発するとなれば仕様の検討、設計などで何年もかかってしまいます。私達は改革を実現させるためにも、早く効率化の効果を出し、改革活動のリソース投入を拡大させていく必要がありました。インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』は、書式フォーマットが統一されており、いちから仕様を検討する必要がなく短期間でコストを抑えて導入できる点にメリットを感じました。

実際に、システム導入は半年ほどで実現できています。このスピード感は、自社でシステム開発していたら難しかったでしょう。

経理部 経理業務改革室 遠藤様経理部 経理業務改革室
遠藤様

システム化で複数の帳票を一元化。作業時間も大幅に短縮

― 電子化以前の支払通知書の発行業務には、どんな課題がありましたか?

遠藤様:弊社の仕入先様は、部品メーカーなど約800社です。また、取引形態も複数あり、帳票も多く存在していました。大量の帳票を印刷して仕分けし、それらを一つずつ封筒にいれる作業まで、実質ひとりが2日程の時間をかけて行っていました。単純作業で担当者からの不満の声もあがっていました。

経理部 資金室 担当者B(以下 担当者B):ミスは許されないので、かなり神経を使う作業です。システムから紙で出力された後、なるべく早く発送する必要があるため、最優先で作業をしていました。

― 導入による効果はいかがでしたか?

遠藤様:全体で98%の帳票を電子化することができ、作業時間は1時間にまで短縮することができました。現状、複数ある帳票をひとつのスキームで送付できるようになりました。どうしても紙で郵送してほしいという仕入先様には、オプション機能『郵送代行サービス』(※BtoBプラットフォーム 請求書を利用されてない仕入先様へ、紙の支払通知書を自動送付するオプション機能)を利用しており、手作業による支払通知書の発送業務はなくなりました。

― 仕入先の98%が電子化できているのはすごいですね。

遠藤様:電子化は仕入先様にも早期に内容を確認できる点やデータで保存可能な点などメリットがありますし、8割程度は電子化していただけるのではと想定していました。実際は、すでに『BtoBプラットフォーム 請求書』を使っている企業も多く、そういう仕入先様の電子化はとてもスムーズでした。その結果、稼働初月から、電子化率を9割超えでスタートさせることができました。

― 他に、導入で感じるメリットはありますか?

担当者B:紙の支払通知書は、発送が月初の第7営業日だったため、仕入先様によっては事前にFAXで送る対応が発生していました。また、「支払通知書が届かない」といったお問い合わせもあったのですが、電子化してからは郵送に関するお問い合わせはなくなりました。

担当者A:電子化によって、支払通知書の検索性が格段に高まりました。以前は、取引内容についてご質問いただいても、企業コードをもとに膨大な書類の中から探さないといけませんでした。特に、半年前など昔の取引についてお問い合わせをいただいた場合、別の建物にある書庫まで探しに行かなければならなかったのです。今はシステム画面から仕入先コードで検索するだけで、瞬時に探し出せます。仕入先様からも確認がスムーズになったと喜ばれています。

遠藤様:その様なお問い合わせがいつもたくさんあるわけではありませんが、やはり先方をお待たせしなくてすむのは、気持ちがいいですね。

支払通知書の電子化の成功例が経理部全体、会社全体のペーパーレス化を推進する

― 電子化、ペーパーレス化は大きな取り組みになっていきますか?

遠藤様:経理はやはり、全社の中で最も紙を多く使う部門です。加えて、月初などの繁忙期に業務が集中するという特徴もあります。今回、支払通知書のペーパーレス化と業務の平準化に成功したことで、他の帳票も電子化活動を進めています。

担当者A:電子化による費用対効果や業務効率化への理解が深まれば、今後、部署を超えて利用範囲が広がっていくと思います。社内だけではなく、社外の方にも喜ばれる情報管理を目指していきたいと思っています。

遠藤様:経理部門の業務改革成功事例として全社に展開し、全社の業務改善や働き方改革の実現に貢献したいですね。

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日野自動車株式会社
設立1942年5月1日
事業内容トラック・バス、小型商用車・乗用車、各種エンジン、補給部品等の製造および販売
代表代表取締役社長 下 義生
本社所在地東京都日野市日野台3丁目1番地1
企業サイトhttp://www.hino.co.jp/
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