LINE経由の受注を管理する『TANOMU』導入で処理時間が半分に。
多様な注文管理の手間も削減。

受注があるたびにそれらを見返すのですが、毎日発注いただくお客様なら営業担当者が頭の中で処理できても、久しぶりの注文は大変です。

過去の膨大なデータから、顧客の情報を探して対応しなければなりません。慣れている営業担当者でも、久しぶりの注文になると記憶だけではどうにもできないですし、「多分これでいいはず」では許されません。

― 電話やFAXによる受注では、難しい部分がありますね。

電話やFAXで発注いただいた場合には、手書きによるミスや「言った・言わない」がどうしても出てきます。確実性を担保するために注文の詳細を確認しようにも、お客様は外食産業が多いため、夕方から夜中までの営業です。私どもとは時間が合わず、なかなか連絡も取りにくいのです。それで受発注システム『BtoBプラットフォーム受発注』を導入しました。

その後さらに規模の小さな注文や、個店のお客様との取引も効率化しようと考えていた時期に、LINEによる受注が増え始めました。

ただ、LINEですと受注内容を基幹システムに入力し直すという別の作業が必要になってしまいます。

またひとつの商品でも重量や個数など様々なパターンがあるため、1回の注文で数アイテムから数十アイテムにおよぶことも珍しくありません。1件入力するだけでも約1分、積もりに積もって、何十分とかかるようになってしまいました。

もちろん転記内容を間違えてはいけませんから、チェックする時間も必要になります。そこでさらに1時間、1時間半の突き合わせの時間が発生し、受注が多い日は他の業務もどんどん後ろ倒しになっていました。

個店のお客様を中心にLINEでの受注は増加していたのですが、このまま続けていくことに大きな課題を感じていました。そんなときにLINE経由の受注を管理するシステム『TANOMU』をご紹介いただいたのです。

― TANOMUを導入されて以降は、どのような変化がありましたか？

TANOMUは受注内容を一括でCSV出力できるので、そこが一番助かっています。また、受注内容を画面上で管理できるので、入力し直す手間やそれを別の者がチェックする手間もほぼゼロになりました。体感的には、業務にかける時間は半分以上削減できたと思います。業務フロー自体が、まったく新しく良いものに変わりました。

今もLINEでの受注が一定割合を占めているので、個店のお客様を中心に積極的に活用を進めていきたいと思っています。

ご高齢のお客様などは、新しいツールに抵抗を感じる方もいらっしゃいます。しかし、そういう方もスマホは使っていらっしゃることが多いので、ぜひ前向きに取り組んでいただきたいなと思います。TANOMU導入については今のところほぼメリットしか感じていませんので、今後より一層広めていきたいです。

― 今後、TANOMUをどのように活用していこうとお考えですか？

情報発信の機能を使えば、既存のお客様へのアプローチに加え、新規顧客の獲得にも繋げられると考えています。今までもLINEでのアプローチは行っていましたが、なかなか注文に至らないという課題があります。たとえばそこにTANOMUでPRの情報を流して「こちらからすぐ発注いただけます」という誘導の仕方ができればいいと考えています。

また自社のWebショップでも、TANOMU経由で注文いただけるような流れを作りたいですね。その上でさらに販路を広げられたら理想的です。ECサイトはどちらかといえば個人のお客様向けなので、対象からは少し外れてしまいますが、業務用のECは別のサイトで力を入れてやっていますので、そちらでも活用していきたいと思います。