既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。
ASPサービスのメリットを実感しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったきっかけと検討した内容を教えて下さい。

支払通知システムのリプレースとは別に、私の上司から請求書の業務を効率よく行うシステムがあるそうなので調べてほしいという話がありました。それで調べたところ、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』に行き着きました。

ちなみに、以前からインフォマートについては知っていたんですよ。弊社で食品関係を扱う営業部があり、商品の受発注の際に『BtoBプラットフォーム 受発注』を採用していたのです。ただ、請求書でも同様の電子化システムがあることは知りませんでした。

具体的に検討してみると、弊社の基幹システムと『BtoBプラットフォーム』はFTPS送信で自動連携でき、これまでどおり何もしなくても取引先に支払通知が行われるということがわかりました。データを手動でアップロードしようとすると、そこでデータを書き換えたり、間違ったデータをアップすることも考えられます。改ざんとミスの防止にも、FTPS連携は必須と考えていました。以前と業務内容も変わらず、ちょうど支払通知システムのサーバーの入れ替えをどうすべきか検討していた時期だったので、これはいいのではないか、と導入を決定しました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入で感じるメリットはありますか？

一番大きいのはやはりコストの部分ですね。以前の支払通知システムをバージョンアップし、サーバーを入れ替えた場合と、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した場合のコストを試算したところ、5年間で700万円のコスト削減ができることがわかりました。700万円という金額はかなり大きいですからね。今回の自社システムのリプレースで感じたのは、システムを導入する際には、イニシャルコストももちろんですが、何年か経ったときの更新費用を最初に見込んでおかなければいけないということです。システムのバージョンアップやサーバーの切り替えは、必ず起こることですから、そこを踏まえた予算を立てなければいけませんね。その点、ASPはそうしたハードルもさがり、長期でみても大幅にコスト削減ができると考えています。

― コスト以外でメリットを感じる部分ありますか？

意外なところで業務が簡素化された部分があります。弊社の基幹システムでは、同じ会社に対して取引先の登録コードが複数存在することがあります。例えばA社に対して、弊社側がチームごとに取引している場合、A社の登録コードは所属チームごとに作られています。そうすると、弊社の組織改定の際にA社を担当するチームが変わると、また別の登録コードが発行され、以前の取引データとの紐付けができなくなってしまいます。ですから、組織替えの際には、コードの洗い替え処理をして、コードの連携をしなければなりません。この時に、以前の支払通知システムも同様に洗い替え処理をせねばならず、これが大変な手間でした。

その点、『BtoBプラットフォーム 請求書』では、弊社のシステムとは違う独自の15桁のユニークコードで管理され、１社に対して１つの取引先が登録されます。そのため、弊社の管理コードが変わったとしても15桁のユニークコードを元にデータを送れば、過去のデータと自動的に紐づいてくれるのでとても楽なんです。

また、以前のシステムは取引先に315円お支払いいただいていたため、先方の担当者が変わった際に、「この315円はなんですか」というお問い合わせもありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』では、取引先は無料ですから、そういう問い合わせはないですよね。

― 今後の取り組みについても教えていただけますか？

弊社では、請求書の発行先も全体で約4,000社あります。その多くを紙の請求書で発行しており、請求書発行業務には多くの手間がかかっています。さらに、郵便料金も上がりましたので、請求書発行業務の改善は大きな課題です。ですから、発行もインフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』で対応できるか、具体的に検討を進めたいと思っています。