明和地所株式会社取材日 2017年12月20日

請求書の電子化によりミスのリスクを軽減。
コンプライアンス体制の強化で、取引先からの信用も高まります。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 不動産
明和地所株式会社

首都圏を中心に、福岡や札幌で「CLIO(クリオ)」ブランドのマンションを販売される明和地所株式会社様。これまでに879棟、4万3,001戸のマンションを供給されています(2017年9月末日現在)。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、業務改善だけでなく、コンプライアンス体制の強化にもつながったそうです。その効果を、管理本部の経理担当者様と開発事業本部の起票担当者様に伺いました。

ココがPOINT!

外出の多いプロジェクト担当者。受取った請求書の行方は

― まず、御社の事業内容をお伺いします。

管理本部 経理部 担当者(以下、経理担当):明和地所は新築分譲マンション「クリオ」シリーズを中心に土地の仕入、開発から企画、建設、販売、管理にいたるまでを行う製販管一貫体制を敷いています。また、仲介事業や賃貸事業をはじめ、リノベーション事業などのサービスを提供しています。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能をご利用いただいていますが、どのような取引先が多いのでしょうか?

経理担当:建設会社、設計会社様がメインです。マンションの管理組合を取りまとめている弊社グループの管理会社からも多くの請求書が届きます。すべて含めると毎月受取る請求書は200通ほどになります。

開発事業本部 起票担当者(以下、起票担当):請求書の受取りについては、部門ごとに請求書の処理を進める起票担当者がいます。私は開発事業本部の起票を担当し、土地の仕入からマンションの建設に関わるところまでの処理をしています。金額も請求書の数も一番多い部門で、毎月50通前後を受取っています。

― 導入前にはどういった課題があったのでしょうか?

起票担当:開発事業本部は1件の金額が大きいため、プロジェクトごとに担当者がいます。請求書は取引先から各担当者が受取り、私はその請求書を基に会計システムへデータを入力して、会計伝票を作成していました。担当者は外出も多く、受渡しがスムーズにいかない場合がありました。

経理担当:こうした受渡しのミスは、たった一度起こっただけでも大きな問題ですので、このリスクはなくしたいと思っていました。受渡しの遅れは、先方からの問い合わせがあって初めて気づくことがほとんどです。担当者の手元にあるのか、あるいは先方が送るのを忘れていたのか、どちらであっても双方にとって問題となります。弊社の責任であるとすれば、先方はすでに工事が終わっているのに、こちらは請求書がなくて伝票を起こせずお支払いできない、となりますので企業としての信用に関わります。

また、請求書を受取ってから支払処理を行うまでに時間がかかっていました。個人事業主は源泉所得税を引いた請求金額にしなければいけなかったり、不動産業界特有の消費税の扱い方があったりと請求書が複雑で、請求内容の誤りが発生しやすい業界事情もあります。そのため、誤った請求書が送付されることも多く、先方に訂正を依頼するとなると、郵送でのやりとりに時間をとられます。

会計伝票は請求書などと一緒に承認を得ます。その後、プロジェクト担当者や起票担当者、部門上長などを経由して経理へ届き、そこから支払処理が行われるまでに経理担当、経理担当部長、役員と何段階も承認が必要となります。承認者が社内にいないことも多く、時間がかかっていました。

― 支払が終わった後のファイリングや保管作業についてはいかがでしたか?

経理担当:請求書と伝票には、どのタイミングで支払うのかといった確認書類を添付する必要があり、ファイリングする際にはそれらも一緒に保存します。保管書類は毎月A4のフラットファイル4冊がぱんぱんになるほどで、綴じるのも一苦労なので、どうにかしたいと思っていました。

管理本部 経理部 ご担当者様管理本部 経理部 ご担当者様

開発事業本部 事業管理部 ご担当者様開発事業本部 事業管理部 ご担当者様

電子化で受渡しのミスをクリア。承認リレー機能でスピードもアップ

― 導入によって課題は解消されましたか?

経理担当:電子化により請求書はプロジェクト担当者を通さず、直接部門の起票担当者に届きますので、受渡しの際のリスクがなくなりました。承認が滞っていてもWeb上で確認して、承認を催促することができるので、処理のスピードが違います。請求書を受取ってから支払うまでの処理時間は、導入前の半分以下に短縮できています。

また、請求書の電子化にあわせて、その他の関係書類もPDFやデータで保管するペーパーレス化を進めたため、書類のファイリングや保管場所を気にする必要がなくなりました。月4冊あったファイルが、今では請求書と領収書で1冊ずつにまで減っています。

― その他に、導入で感じるメリットはありますか?

経理担当:検索機能が便利ですね。キーワードや会社名でピックアップできるので助かっています。以前は伝票番号を基に大量のファイルを引っ張り出して探し出していました。現在は、膨大な請求書の中からでも一瞬で探し出すことができますので、確実にチェックすることができます。

また、各支店の支払いも事前に把握できるようになりました。請求書は各支店へ届くので、本社では会計システムに入力されてからでないと把握できませんでした。月次決算などの際に、支払いのタイミングなどを把握しなければならない時がありますが、支店に直接聞かないとわからなかったものが、今はシステム上で把握することができます。どの支店にいつどのくらいの支払いがあるか、本社側ですぐに把握できるのは便利です。

― 実際にシステムをご利用いただいた感想を教えてください。

経理担当:正直、導入の際には、どうなるのか想像がつきませんでした。請求書が紙で届かないことは想像できますが、どのような工程になっていくのかが想像つかなくて。なかには導入をお願いしても、「これまでどおりやりたい」とおっしゃる取引先様もいらっしゃいました。ですが、「郵送費がかからなくなり、ペーパーレス化も図れますよ」といった先方にもメリットになることをご理解いただき、対応をお願いした結果、現在は90%以上の取引先様に電子化していただいています。請求書のやり取りがスムーズになったことは、先方にも感じていただいていると思いますので、大変助かっています。

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明和地所株式会社
設立1986年4月
事業内容マンション等の開発・分譲事業、不動産売買仲介事業、リノベーション事業、不動産賃貸仲介・管理事業
代表代表取締役社長 原田 英明
本社所在地東京都渋谷区神泉町9-6 明和地所渋谷神泉ビル
企業サイトhttps://www.meiwajisyo.co.jp/corp/
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