ITによる業務効率化で、飲食店からの細かい配送ニーズに対応。お客様の「ありがとう」の声に支えられ共に成長しています。

― 受注業務にどのような課題があったのでしょうか。

営業支援部　業務課　係長（以下、係長）：注文はすべてFAXと電話で受けていました。手書きのFAXでは、何が書いてあるか読み取れなかったり、メーカー名がわからなかったりすることもあるし、電話のやりとりでは確実な注文履歴が残せません。留守番電話で受けた内容を聞き間違えるというミスもありました。

室長：受注量は膨大で、それが紙ベースで届く状態でした。その紙を配送ルートごとに振り分けていく作業も毎回のことであると大変です。ルートは2便体制になっています。受注した注文書をコース上に重ねていく作業も手作業となるので時間がかかります。その後にようやく伝票入力をしていくことができるという状況でした。延べ当たりで言うと10時間近くかけていました。

― 『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入で、どのような効果がありましたか？

係長：基幹システムとの連携に、大きな成果を実感しています。取引先がシステムに入力した内容をそのまま取り込んで、発注伝票、発送伝票が作成されるため、データ受注に関しては入力作業自体がありません。

転記ミスもないうえ、単価の確認や数量異常がないかといったチェックをするだけで済みます。

また発送処理も、極端にいえばボタンひとつで発送処理が完了するので、当時5～6人が毎日1時間掛けていた作業時間が、今は合計1時間で済んでいます。

室長：特に売上シェアの大きなチェーン店の取引先はほぼ電子化できています。また、個店の飲食店向けには、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』を利用して、無料で発注できるサイト「クサマONLINE」を運営しています。現在、全取引の約50％がデータ受注ですが、ゆくゆくはFAXで受注している注文もすべて電子化したいですね。

― クサマONLINEの評判はいかがですか？

係長：個店のお客様からもweb注文したいというご要望は年々高まっています。最近は、店舗に電話やFAXがなく、パソコンと携帯電話のみ、予約などもすべてwebで受け付けるというケースが増えていますので、メール機能があるのも便利です。

ちょっとした依頼などは営業を通さずメール上のやりとりだけで処理ができます。今は新規の営業もクサマONLINEでの発注をご案内しています。すべての取引がwebで完結すれば、かなりの手間が削減できるでしょう。

室長：新規のお客様のほとんどがwebからの発注ですし、これまでFAXだった取引も少しずつ、電子に切り替わってきました。

電話やFAXで長年やってきた卸業も、これからの時代、IT化は必須です。導入に費用がかかったとしても、システム化で人にかかる負担と作業時間を減らすことができるなら、長期的な視点でみれば導入しない手はありません。