電話・FAXの受注トラブルをシステム化で解消。
生産性を高め、顧客の顔になるコーヒーを提案します。

取締役 山本将人氏（以下、山本取締役）：当社は、国内有数のコーヒーロースターとして、生豆の選別から研究開発、製造、販売まで一貫して手掛けてきました。お得意先様は半世紀近くお付き合いのある横浜の喫茶店から、チェーン展開する飲食企業、また日本や世界を代表する一流ホテルやレストランと多岐にわたります。

特に大手外資系ホテルでは、コーヒーを「あのホテルでしか味わえない」「あのホテルといえばこの味」といったブランディングが重要になります。そのため業務用コーヒーはお得意先様のご要望をうかがい、顧客ごとはもちろん朝食などのシーンごとに豆の選定や配合比率、焙煎の深さなどを細かく調整し、ホテルの顔となる味や香りにカスタムしています。味の感じ方は人それぞれですので、オリジナルブレンドは味覚センサーを用いて味を数値化し、独自の焙煎技術で顧客の細かなご要望にお応えしています。

顧客ごとに小ロットでオリジナルブレンドをつくるのは効率的とはいえませんが、コーヒーは嗜好品です。大手ロースターでは難しい細やかな対応は、我々の規模だからこそ可能ともいえます。その先頭に立てるのが当社のコーヒーの最大の特徴、強みで、見方を変えれば弱みでもあります。

― 弱みとはどういったことでしょうか？

山本取締役：やはり効率の悪さは企業の成長にとってネックになります。コーヒーのカスタムのように多少効率が悪くても手をかけるべき領域がある一方で、フローを見直して効率化すべき業務もあるはずです。

たとえば、当社は北海道から沖縄まで全国に約40の支店や営業所などの事業拠点があります。営業担当者一人当たりの売上は、同業大手と比較して当社は約40％程度というのが現状です。もちろん企業規模や事業構造が違うので単純な比較はできませんが、それでも改善すべき点があると考え、非効率な業務を見直してコスト削減に取り組んでいます。

― システム導入前の営業体制には、どのような課題があったのでしょうか？

本社 財務・経理部 課長代理（以下、担当者）：課題は大きく3つありました。

1．受発注業務、2．請求業務、3．受注の締め切り時間です。

まず1点目の受発注作業ですが、当社では全体の7割ほどが電話やFAXによる注文で、私も支店に勤務していた時には頭を抱えていました。地元の喫茶店やチェーン店など、お得意先様によって商品も納品日も納品単位も違います。電話で受けた受注のメモを見ても、お得意先様がわからない、商品や単位がわからない中、調べているうちにどんどん次の電話がかかり、時間が過ぎてしまうのです。言った・言わないといったトラブルもあります。

FAXの場合も、受信エラーだけでなく商品コードもなく「コーヒー1袋」と送られてくることがあります。それらに対応し手入力していると、受注業務に大きく労力が割かれてしまいます。

2点目は請求業務です。請求書は支店ごとに紙で発行しており、支店によって作業量は異なるものの、発行業務に8時間ほどかかります。手作業は封入ミスのリスクもあります。送付先を間違えると大きなトラブルになりかねません。また、ホテルなどは1日も早く請求書が欲しいということが多く、月初が週末にわたる場合は休日出勤になります。

3点目は受注の締め切り時間です。これが最も大きな課題でした。以前も受注締め時間を設け、お得意先様に書面で通達したことがありましたが、次第にお得意先様も支店の社員も、意識が薄れてずれ込んだまま、結局なあなあで終わっていました。