グループ間の請負契約の電子化で、対面の押印が不要に。年間700万円かかっていた収入印紙の削減もできました。

― 電子契約書の導入効果はいかがですか？

伊藤氏：印紙代は大きく削減できました。加えて、印刷するとカラーで何十枚も必要な図面や約款といった添付書類もペーパーレス化しましたので、紙やインクにかかるコストも減っています。

金井氏：これまで各営業所で担当者が行っていた、グループウェアへの契約内容の登録作業は、本部の事務スタッフひとりで行うフローになり、効率化しました。担当者が休みの時は別のスタッフが問題なく代わりに行っています。

社内承認を経た契約書類は内容の確認後、画面上で社判を押してマスターズへ送信するだけです。マスターズとのスケジュールの調整や会社間を行き来し書類を手渡しする必要がなくなり、書類を溜めることもなくなったので締結までスムーズになりました。マスターズ側が電子で押印した契約書は早ければ即日戻ってきます。これまでかかっていた時間の半分以下に短縮されました。

また、紙ベースでの保管がゼロになり、必要なデータがすぐ取り出せるようになったのも助かっています。

伊藤氏：コロナ禍で、対面での直接手渡しを避けたほうが良いとされる中、非接触が実現できたのもよかったです。契約締結までの承認や押印といった流れは、紙も電子も変わらないので手間が増えるわけではなく、双方の効率化につながっています。

― 導入にあたって工夫された点はありますか？

伊藤氏：現場の手間や確認漏れを減らせるよう、差し戻しや却下など対応が必要な場合は、RPAを使ってグループウェア上で担当者へ通知するようにしました。メールでも通知が来ますが、こういった情報はどうしても見逃しがちになります。弊社ではグループウェアが業務の中心になっているため、『BtoBプラットフォーム 契約書』以外のシステムもRPAを活用して情報を集約しています。

ちなみに、弊社ではグループウェアやRPAを駆使して業務効率の向上に積極的に取り組んでいます。最近では「ビジネスソリューション事業部」という部署を発足し、我々のDXノウハウを生かして他の中小企業でもグループウェアやRPAをご活用いたけるよう、コンサルティングや導入支援サービスを行っています。私もその事業部のメンバーとして活動しています。

― 今後の展望をお聞かせください。

伊藤氏：マスターズとAXSホーム間のやりとりは電子化できましたが、マスターズとさくらホーム、あるいはマスターズと他グループ会社間では、まだ紙の契約書が残っています。今後は、その電子化も進めていくことで、コスト削減と業務効率化を促進できると感じています。まずは、グループ会社内の書類の電子データ化を実現させたうえで、将来的にはグループ外の法人顧客との請負契約も電子化を目指していきたいです。