業務用冷凍パンの取引増加で受注処理をIT化。
確認作業を減らし、取引先の要望に応えます。

― どのような取引先が多いのでしょうか？

取締役：主にホテルとレストランです。おかげさまで取引件数は年々増えていったのですが、一方で注文内容の確認など受注チームの作業も多くなり、商品の梱包や配送も遅れるという課題がありました。ホテルのお客様と取引する際、それぞれが利用している発注システムに対応していく必要があります。また、ホテル指定の専用伝票で提出しないと受け付けてもらえないのです。そもそもホテルはその業務の性質上、当日の朝にならないと注文が確定しません。午前中になんとか受注をとりまとめ、不明点を確認し、午後いっぱいですべてを梱包・配送しなくてはなりません。

レストランの場合はさらに大変で、発注方法が多岐にわたっています。FAXや電話がメインですが、メールや営業が聞いて受注チームに連絡することもありました。いずれの場合も、商品名や個数、入数、カットの有無が不明だったり、発注元がどこか分からない、という注注文もありました。

― なぜそのシステムを選ばれたのでしょう？

取締役：もともと営業担当から『ライト』を使いたいお客様がいるという声があったのですが、決め手は、以前から通常タイプの『BtoBプラットフォーム受発注』を使っていてオペレーションがスムーズになることが最大の要因でした。それだけでなく機能性、金額、操作性という点で、他とくらべて当社の現場には合っているという判断でした。

― システムで発注する取引先は増えましたか？

マネージャー：会員登録数は導入した月は12件で、翌月以降100件、240件、300件と伸びています。受注金額も導入初月が数万円ほどでしたが、1年もたたずに1500万円を超えています。ただ、増え方は早いとは考えていません。システムで発注いただくお取引先様が増えたとはいえ、それでも受注全体の4割ほどはまだFAXなど従来の方法のままです。ホテルの場合、すでに導入している発注システムがあるのでそう簡単には変更できませんが、ゆくゆくはFAX注文を今の半分にしたいです。

取締役：受注チームを逼迫させていた業務からは、多少は解消されました。ただし、まだまだ全体の業務量からいえば、楽になったのはわずかな部分に限られています。むしろ、この受注システムを導入したことで、やるべきことの道筋が見つかった、というのが何よりの効果でした。

また、請求書のデジタル化も考えています。５・10日や月末が締日なので、毎週請求業務をしているのですが、システム化すればかなり時間を削減できます。IT化で人間の作業をなくすことで、受注を管理する方向に舵を切っていきたいと考えているのです。お取引先様の誤発注の確認だけでなく、そこから要望をくみ取って、営業や製造の業務に反映していくことが本来すべきことですから。

取締役：コロナ禍にあって、宿泊業や飲食業が厳しい中、当社でも東京、大阪のスーパーなど小売業向けの販路を開拓しています。やがてコロナが収まれば、販路拡大した分、取引先はさらに拡大するかもしれません。そうなったとしても、頻繁に取引先と接して、きめ細かい対応をしていきたいですね。