原料規格書の回収・更新・変更確認の手間が削減。
商品規格書の提出もスムーズに対応できました。

― 主な取扱商品を教えてください。

商品開発室　課長（以下同）：当社では、豚丼、しゃぶしゃぶ、ジンギスカン、焼肉などのたれや、ドレッシング、スープカレーの素、鍋の素などを製造、販売しています。最も人気なのが、2021年で発売50年になる「十勝 豚丼のたれ」です。北海道十勝の名物である豚丼を簡単に作れる商品で、絶妙な甘さが特徴です。飲食店では丼もの屋さんだけでなく、ラーメン店もこのたれを使った豚丼をサイドメニューとしてご提供いただき、そこからポークチャップソースなど、他の当社商品もお使いいただくケースが多いです。

消費者からは「豚丼のタレをもらって美味しかったのですが、どこで買えますか？」とお問合せをいただくことが多々あります。豚丼以外にも肉じゃがなどの煮物や照り焼きなど、幅広い料理にお使いいただけて、業務用から小売用まで、用途に合わせたサイズを取り揃えております。

― 商品の規格書管理で課題となるのは何でしょう？

ひとつの規格書を作成するのに、膨大な手間がかかる点です。当社で定形のエクセル書式を作って、原料の仕入れ先に記入を依頼して集めているのですが、返ってきたものに対してまた修正依頼をお願いするという工程に時間を取られていました。原料の変更があるたびに、メールで3回、4回とやり取りが増えるにつれ、商品の販売先への規格書提出も遅れてしまっていたのです。

また、当社から販売先へ提出する規格書も、毎年のように求められる項目が増えているので、フォーマットも都度改良しなければなりません。情報の社内チェックも大変ですし、原料メーカーさんとの間に問屋さんを通していれば、回収・提出はさらに時間がかかります。

それで、原料メーカーさんも問屋さんも当社もやりとりしやすくなるようなシステムを探し、2021年7月に『BtoBプラットフォーム 規格書』の規格書回収機能と、原材料情報を一括更新できる『原材料マスタ機能 』を導入したのです。他の規格書管理システムも検討しましたが、このシステムに決めた一番のポイントは、当社だけでなく原料メーカーさんに対してもサポート体制がしっかりしていた点です。何かわからないところがあっても、システム提供元のカスタマーサポートセンターに聞けばいいという安心感がありました。このシステムが最も汎用性が高そうだったというのも理由のひとつです。

― 管理システムの導入で、運用体制はどのようにしていますか？

これまで取引先から規格書の提出依頼があった場合、まずは当社の営業担当者がそれを受け、商品開発室が1から作成し、また営業担当に戻すという流れでした。それもインフォマートの規格書システムにデータを登録しておけば、基本的な情報であれば営業担当が自由にアクセスして対応できるようになります。商品開発室の対応がなくなるので、スピードが格段に早まります。

このシステムは、エクセルやPDFで書き出せるのも便利ですね。提出する際にはそのままお渡しできますし、他社の規格書管理システムにも読み込ませることができるのもメリットです。使っていくうちに、提出スピードも上がるでしょうし、正確性もますます向上すると感じています。

また、規格書の更新時に履歴が残るのも助かっています。たとえば、ひとつの商品に使われている何十という原料のうち、1種類の原料の細かい部分が変更になったとします。すると提出する規格書の内容も変わります。取引先から「どこが変わったのか」と問い合わせを受けても、このシステムなら履歴が一目瞭然なのですぐに回答できます。