スマホ受発注で電話FAXによる1日40件の注文をIT化。受注の属人化が解消し、注文処理の時間も削減しました。

― 雲岡様の業務内容について教えてください。

営業事務　雲岡氏：私は営業事務を担当しています。納入された仕入れ品の伝票を見て、数量をパソコンに入力するのが主な仕事です。ほかには、お客様から注文を受けてその伝票を作成したり、在庫の確認や発注をかけたりすることもあります。

また別の社員が、朝までに入っていたFAXや留守番電話の内容を書き起こして、伝票に打つ作業をしています。この作業が終わらないと配送ドライバーがピッキングに入れませんから、朝9時までに1時間半かけて集中して行っています。

星店長：この作業が属人化してしまっているのが課題でした。電話の内容は、お客様ごとにその人なりの言い方があります。たとえば「いつもの○○」という注文があったり、「猫△本」といったら猫のラベルのついたワインのことだったり、外国人の取引先だと発音が聞き取りづらかったりもします。受注の業務はまさに職人芸で、毎日やっている社員は聞き取れるのですが、他の人がやると何枚も伝票を打ち直さないといけない場合もあります。新入社員のうちは、しばらく電話が取れないほどです。

雲岡氏：お取引先も忙しいのでこちらが何度も聞き直すのは失礼になりますし、受注はできるだけ短時間で済ませたいところです。電話だけでなく、FAXもお取引先によっては略称で注文をいただいたり、印刷がかすれていたりと大変です。こうした課題を抱えていたところ、インフォマートさんからスマホで受注ができるシステム『TANOMU』をご案内いただきました。

星店長：朝の時点で、業務用の注文だけでも40～50件、家庭向けも入れるとピーク時には毎日70～80件になります。お取引先にとっても、スマホやLINEで簡単に発注できるのであればいいですね。それに新商品や特価品などの案内をスマホでできるという販促機能に期待もあって『TANOMU』の導入を決めました。

― スマホでの販促機能を活用したいそうですね。

星店長：今後はさらなる受注業務の改善に加え、『TANOMU』の販促機能を使いこなしていきたいです。季節のお酒やボジョレーヌーボーの早期予約など、スマホで発信できるのが魅力的ですね。

今は配送ドライバーのマンパワーで、お取引先一人一人にチラシでPRしているので、回りきれていないところもあります。毎日ご注文をいただくお客様はフォローできても、1、2週間に1度のお客様はどうしても営業機会が少ないですから、PRの機会がないままに期間限定の販売が終わってしまうこともよくあります。在庫商品は店頭で販売するしかありませんでしたが、『TANOMU』を使ってスマホで案内できれば販売チャネルが増えます。システムを活用して手間を減らしつつ、営業に注力していきたいですね。