年間の原価が10％改善し、管理職の工数も削減。自治体に提出する検収表も容易に作成できました。

― 栄養成分の計算はどのようにされていますか？

駒田氏：一般食や患者食などの献立を作成する際、仕入れ品の規格書※を参考に、献立ソフトで計算しています。当社では『BtoBプラットフォーム規格書』を献立ソフトと連携させ、エネルギーなど20項目の栄養成分を自動で取得しています。法改正で診療報酬や栄養価の基準が変わることもありますから、人の手ではなくシステムで管理してミスを徹底的になくしています。
※食品の栄養成分やアレルギーなどの仕様を記録した書類

栄養成分の計算にミスは許されないので、献立ソフトと規格書を連動させたことで入力ミスがゼロになり、安心感が生まれました。入力の手間もそうですが、システムを利用して正確性が改善されたことは良かったと思います。

― そのほかに食材の仕入れでは受発注システムをご利用されています。

駒田氏：事業所の従業員に仕入れ品の価格帯をしっかり把握してコスト意識を持ってほしいと思い、2014年に発注業務のITツールを導入しました。それまではFAXで発注しており、品物が来て納品書を見てから価格を知ることもしばしばありました。1日にどれほど食材費がかかっているかを把握できていなかったのです。

さらには事業を拡大していく中で、マネジメント層が自分の拠点にいながら、他の店舗もサポートできるようにしたいという思いもありました。発注業務がシステム化されれば、金額把握や計算にかけている時間が短縮され人材教育もやりやすくなり、人手不足も解消されると考えたのです。

― システム導入時、社内の反応はいかがでしたか？

駒田氏：当初はFAXからの切り替えに反発もあり、受発注システムの利用はなかなか浸透しませんでした。その後、私が千葉エリアのマネージャーになった際に千葉県をモデルケースとしてシステム化を進め、その成果を全国へ広めていったのです。

平川氏：私もリーダーとして店舗に赴き、パソコン作業に慣れていないスタッフに指導をしていました。やり始めてしまえば難しいところはありませんし、今までFAXの発注にかかっていた作業時間がどんどん減ってきます。「使いにくい」という声もほぼありませんでした。

― 『部門別発注機能』『検収記録簿機能』もお使いです。

駒田氏：病院や老健施設などへ給食サービスを提供している場合、朝昼晩や職員・患者様などに分けて発注する『部門別発注機能』は欠かせません。施設から書類の提出依頼があったり、年に一度は自治体や保健所からも行政確認が入ったりします。その際に、きちんと朝昼晩で利用者様・職員ごとに分けて予算などを管理しているかという証明書類は必須です。受発注システムの『部門別発注機能』で印刷した納品書に数字を入力して手間を省いています。

平川氏：また給食サービスでは、自治体や保健所に、日々の仕入れの検収記録簿を提出する必要があります。この作業も『検収記録簿機能』で対応しています。仕入れ品の温度や期限表示、鮮度、異物、包装といった管理項目を会社で統一して、事業所でしっかり保管しています。安心安全に食を提供するためにも、書類管理のシステム化は不可欠です。