受発注システム『TANOMU』で留守電処理を50％削減。現場の負担を減らし、業務改善にチャレンジします

― コロナ禍の影響はいかがですか？

同業者様と同じように、当社も丸々2年間は苦しい状況が続きました。売上の減少に加えて、飲食業界の将来に不安を感じた従業員が辞めていくのを見るのも辛かったです。コロナ禍前の2019年と比べると7割程度の売上ですが、ここ数ヶ月は回復傾向にあります。

さまざまに思いを巡らす中、仕事のやりがいを得るためにも何か新しいことにチャレンジしようと考えていました。それで検討したのが、受注業務の自動化です。毎朝、FAXや留守電からの注文内容を基幹システムに打ち込んだり、FAX用の発注書を印刷してお取引先様に配ったりするなどの業務が、現場の負担になっていると感じていました。こうした業務は、頑張れば人の手でギリギリ対応できてしまうのも事実ですが、人がやらなくてもいいことをわざわざ頑張る必要があるのか。コストとのバランスはあるものの、ITツールで自動化できれば楽になるのではないかと考えたのです。

― 導入の効果はいかがですか。

今までは毎日、留守番電話からの受注処理が約40件あったのですが、20件ほどに半減しました。FAXでの受注も『TANOMU』に置き換わったことで、営業担当が発注書をお取引先様に配る業務も減らせました。今までは新商品が出るたびに、営業担当が新たな発注書を作って印刷し、お取引先様のところへ持って行くものの、古い発注書を使い続けられてしまい、受注時に手作業で修正するなど意外と時間を取られていた事に気づきました。留守電やFAXからの受注を減らせたことで、事務だけでなく営業の負担も減らせたのは大きいですね。

他には、今まで決まった商品だけを注文されていたお取引先様が、『TANOMU』上のラインナップから新たな商品に関心をもっていただけるのもうれしいです。お取引先様の要望で取り扱いアイテム数を増やすこともありますし、『TANOMU』が販促ツールとなって、新たなコミュニケーションを生んでいると感じます。こちらが考えた広告に、お取引先様からレスポンスが返ってくるのはうれしいものです。営業だけでなく事務も、セールスのやりがいを実感できるのは素晴らしいことだと思います。

「面白くて業務がラクになる工夫」をどんどん試したい

― 今後の展望を教えてください。

仕事は毎日同じことの繰り返しです。特に事務職は営業よりも、お取引先様と直接顔を合わせて話をする機会が少ない分、どうしても単調になりがちです。だからこそ、どこかで新しい刺激が必要だと思います。今回のように新しいツールに挑戦するのもいいですし、職場のレイアウトを工夫してみるとか、制服を変えるでもいいです。小さなことでもいいから「面白くて業務が楽になるエッセンス」をどんどん取り入れるべきだと思っています。

これからも仕事を楽しくする業務改善にチャレンジしつつ、お取引先様とのつながりを大切にしていきたいですね。今はコロナ禍がやや落ち着いていますが、店内の打合せスペースでは5～6名の少人数で1日3回に分けて試飲会をしたり、商談をしたりしています。海外の方からワインを紹介してもらうこともあります。

新規開業のサポートも手がけていて、テナントの紹介から開業までに必要な営業許可の手続き、メニュー作成、備品の準備から税金関係まで、何も分からない状態でも、当社に来ていただければ全てご案内できるようになっています。開店してからはお店のコンセプトに合った商品を一緒に考えたり、実際に試していただいたり、サーバーを使った新製品の試飲やサーバーメンテナンス講習も行っています。酒類の配送にとどまらず、今後もお取引先様のパートナーとして、多様なニーズに応えていきたいですね。