『BtoBプラットフォーム 規格書』のベーシック対応を50％削減。『食品情報DB』の活用で業務の「誰でも化」を目指します。

― 規格書対応のフローについて教えてください。

伊藤氏：規格書には大きく分けて2つ、原料メーカーから回収する原料規格書と、卸企業様へ提出する自社製品の製品規格書の2種類があり、自社製品の規格書のみでも年間約13,000件を超える件数に対応しております。

卸企業様に提出する製品規格書に関しては、約13,000件のうち『BtoBプラットフォーム規格書』で対応している件数は年間約3,000件となります。『BtoBプラットフォーム規格書』のベーシック対応については、基幹システムと『BtoBプラットフォーム規格書』をRPAで連携させ、半自動化したところ、規格書対応にかかる時間は大幅に短縮できました。

更に、これまでは実際に規格書の依頼から提出するまでには、社内で多くの時間をかけて対応していました。まずは卸企業様から営業に依頼があり、営業担当が我々品質情報センターに対応を依頼し、我々は作成した規格書を営業に回答し、営業が卸企業様に送り届けるというフローでした。

営業担当を介すことで連絡漏れや対応遅れが発生するリスクもありますし、卸企業様にとっても納期までに規格書が出てきたかどうかを確認する手間がかかります。このフローを効率化できないかということと、食品業界の規格書の標準化、シングルインプットでPITSの考えに近いという事もあり、規格書情報をWeb公開して取引先様が情報取得できる『食品情報DB』を導入することにしたのです。

― 『食品情報DB』の導入効果はいかがですか。

伊藤氏：まずは具体的な効果を測るため、お取引先様の中でも利用頻度の高い1社との間で試験導入をしました。その結果、取引先の卸企業様が規格書を自由に取得できる状態となり、これまで規格書対応にかかっていた煩わしい過程をすべて無くせることが分かったのです。業務フローの削減は、自社の営業だけでなく卸企業様にとっても大きなメリットとなるため、取引先全体に広げることにしました。

梅津氏：NB（ナショナルブランド）の業務用商品の規格書736点をすべて登録し、システムでの提出数を50％ほど削減できています。営業担当者からも「社内間での依頼ミスがなくなった」「規格書対応がなくなり、楽になった」との声が届いています。

得意先からも「常に最新の情報を取れるため、非常に助かっている」と好評です。規格書情報を取得できるだけでなく、直接確認できるため、給食関連の得意先におかれましては、栄養士さんたちからも便利だというお声をいただいています。何より私たち品質情報センターの業務が一部定型化できたことで、特徴のある規格書を求められるお客様への対応など、定型化できない業務にかける時間を増やせたのが大きいです。

― 今後の展望を教えてください。

伊藤氏：『BtoBプラットフォーム規格書』と『食品情報DB』の活用で業務効率化ができましたが、今後データベース同士の連携がより重要になっていくと思います。たとえば現状だと、規格書の基幹システムに入っている情報の正確性を書き写してチェックしなければならないため、データ連携によって確かな情報が自動的に出力される仕組みが理想です。

これからの社会は労働人口が減少し、働く人の年齢も上がっていきます。その際、我々には「仕事をどこまで分かりやすくできるか」がますます求められるようになるでしょう。我々が取り組みたいのは、デジタル化を通じた業務の標準化、つまり「誰でも化」です。定型的で誰でも対応できるような仕事にする。そうすることで、難しい専門的な仕事に社員が特化できるようになります。

規格書の仕事は奥が深く、やってみると意外と難しいのです。今はまだ定型業務の方が少ないため、『BtoBプラットフォーム規格書』のベーシック対応以外についても、DXを通した「誰でも化」を目指していきたいと考えています。