受発注システム『TANOMU』で受注の7割をデジタル化。
FAX-OCRとCSV取り込みで、朝の入力業務が減りました。

―社内DXは長年の懸念材料だったと伺いました。

丸山代表：じつは私は、当社の代表取締役に就任するまでは、営業マンとして入社し、約20年の営業経験を踏まえた後、子会社（洋菓子製造販売）の社長を任されていました。子会社には4年ほど従事して、ようやく業績アップが見えてきたころ、2020年11月に当時の社長（先代）がコロナに罹患し、体調悪化により復職できなくなったため、私に本社への帰還命令が出され、しかも急遽事業承継を命じられたという自分でも信じられない経歴です。

4年振りに本社に戻って社長職を継いだのですが、以前とは環境も変わり、何もかもが手探り状態の再スタートでした。新たに経営指針や経営計画書を作りはじめたところ、以前からデジタル化が目標として掲げられていたことを認識し、現場に詳しく話を聞いて「やってみよう」と考えました。

―導入後の効果はいかがでしょうか。

石田氏：現在、月に1,000件ほどの受注がありますが、700件は『TANOMU』で自動処理しています。これまでFAX受注は電話で確認し、手作業で基幹システムに落とし込み、そこから伝票を起こしていました。1件伝票を起こすのに10分ほどかかりますが、TANOMU導入後は受注が入ってクリックしてCSVに落とし込むだけですから、2分もかかりません。

そしてFAX-OCR機能には驚きました。取引先の中には、発注はどうしてもFAXでという得意先もあり、件数では月300件ほどになります。これが自動で入力されて、しかもCSVデータで注文内容を抽出できるとなれば相当手間が省けます。そのためFAXで発注される取引先様の場合は、FAX-OCRに対応した用紙に切り替えてもらえるよう案内しています。

川森氏：以前なら1件あたり平均3分かかっていたとして、ひと月1,000件ほどなので月間3,000分、50時間ほどに上ります。それが『TANOMU』だと、1日あたり30数件をダウンロードしてシステムに入力するだけ。30分とかかりません。ひと月にすれば15時間前後の時間短縮と、さらには入力ミスも減らせると考えれば大幅な業務改善です。もちろん担当者の精神的負担の軽減もあるので、効果は計り知れません。

―導入にあたって取引先や社内の反対はありましたか。

川森氏：取引先様への案内は、営業部で担当しました。最初は理解するのが難しかったですが、覚えてしまえば実際に操作画面を見せて動かしながら案内できるので簡単でした。それにLINEと連携しているのも、多くの取引先様で好評です。

丸山代表：社内の反対もありませんでした。というより、受注をデジタル化できると思っていたスタッフが社内では少なかったこともあるのかもしれません。

石田氏：しいて言えば、最初に基幹システムと連携させるまでが大変でした。商品カテゴリーや型番号の入力、、3温度帯別に分類しそれを基幹システムの項目と紐付けなくてはなりません。さらには配送便のカテゴリーとも連携させなくてはならず、その設定時は気が遠くなる思いでした。
ただ、入れてしまえばあとはもう便利で、今から導入前には戻れません。『TANOMU』がないと仕事にならないと思います。

弊社はBtoBが中心で、まだまだBtoCが弱い。その強化を図りながら、食を通じて、いろいろな事業展開をしていきたいと思っています。DXで業務をスリムにし、その分、新たな食の事業を生み出すことによって雇用も発生しますし、地域の発展につながっていくでしょう。

個人的には地元が好きで、色々なイベントに関わっています。今後は会社としてマルシェやフリーマーケットのイベントを開催し、地域との関わりを深め、キッチンカー事業なども取り組めたらいいですね。小さなことですが、受注業務のDXの成功は、そうした思いをスタッフと共に実現する第一歩となるかもしれません。