毎月1,000通発行する販売報奨金の請求書をデジタル化。
売掛情報の入力業務がなくなり効率化を実感しています。

― 事業内容と事業を行う上で大切にしていることを教えてください。

1963年創業の食品スーパーマーケットで、東京、神奈川、千葉、埼玉に『サミットストア』を124店舗（2024年5月現在）展開するほか、衣料品を扱う『サミット衣料館コルモピア』が34店舗（2024年5月現在）あります。

当社の使命として、「生きる糧を分かち合うお店」を掲げています。お客様の生活に不可欠な存在であり、お客様の気持ちに寄り添う空間を提供したいと考えています。そういうお店を一方的にではなく、お客様、お取引先様とともに作りあげていくことが何より大切です。

具体的な取り組みとして、店舗には品出しなどの業務を行わない「案内係」を配し、お客様とお話して困りごとを一緒に解消するなどコミュニティの一員となれる役割の人員がいます。他にも店舗に裁量を持たせて、独自のイベントを実施し、縁日や店舗見学会を開くなど、商品を提供するだけでなく地域の方々とともに、生きる糧を分かち合うということを実践しています。

― 御社が発行する請求書について教えてください。

今回、請求書のデジタル化の対象とした請求は2つあります。1つは、メーカーや卸売事業者などの取引先に対して、毎月発生する販売報奨金の請求です。リベートとも呼ばれる販売報奨金は、売上に対する一部の額を取引先から報奨金として割り戻しするもので、取引先ごとに発生します。

もう1つは、スーパー内に入居する100円ショップやクリーニング店などのテナントに対する賃料や電気代など、ビルマネジメントに関する請求です。この2つの請求で対象となる取引先数は約550社で、毎月およそ1,500通の請求書を発行します。

― 販売報奨金の請求業務について教えてください。

商品カテゴリごとに商品部の営業担当がおり、それぞれに営業補佐としてパートタイム社員がついて伝票処理などの事務作業を行います。請求書の発行もパートタイム社員の業務で、発行数は全社で毎月1,000通にものぼります。販売報奨金は販売数量に対してのパーセンテージなどが契約で決まっているので、その内容に従い請求書を発行します。

これまでは当社が用意した複写式4枚綴りの請求書にパートタイム社員、もしくは取引先の担当者が請求内容を手書きで記入し、商品部のマネジャーが内容を確認して承認印を押印。その後、経理部で確認した後、請求書を作成したパートタイム社員が取引先へ郵送か手渡しで発行します。同時に経理部では、基幹システムへ請求情報を1枚ずつ手入力していました…