2005年の創業から20年足らずで、年商1000億円規模にまで成長を遂げたレバレジーズ株式会社様。自社メディア事業や人材関連事業など、幅広い領域で国や業界を超えた事業を展開しています。改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応すべく、請求書の発行業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。その結果は法令対応を超え、工数削減や債権の未回収防止など大きな効果が得られています。
ココがPOINT!
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1
法制度に対応しながら業務効率化も実現
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2
請求書作成の作業時間が短縮、余裕ある発行予約
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3
請求書の開封状況が可視化され、債権未回収を予防
幅広い事業展開にともなう請求書業務の法令対応と業務効率化
事業概要と、所属されている部署の担当業務を教えてください。
経理部 リーダー(以下、経理部リーダー)：
レバレジーズ株式会社は2005年に創業し、自社メディア事業や人材関連事業、システムエンジニアリング事業のほか、M&Aや不動産といった幅広い領域で事業を展開しています。グループ会社はIT関連に限らず医療・介護領域にも事業を広げ、海外にも子会社を出すなど時代を代表するグローバル企業を目指し成長を続けているところです。
創業以来、黒字経営を継続し、2023年度は年商1,100億を突破しました。40以上の事業を展開しながら新規事業にも積極的で、年間100億円規模の投資の元、10以上もの新規事業を立ち上げています。
比較的規模の大きな事業部は、部署内に経理機能や法務、労務といった機能をもつ管理チームがあります。私が所属する経理部財務会計チームの業務のひとつが、各事業部の管理チームから受け取った売上のデータや請求データを処理し、請求書を作成する業務です。
ユニット リーダー
CT 組織戦略室 HRSS チーム 管理ユニット リーダー(以下、管理部門リーダー)：
私が所属しているのは、新卒学生・若手社会人向けキャリア支援サービス「キャリアチケット」を運営する事業部の管理チームです。新卒、およびミドルレイヤー、ハイレイヤー向けの中途採用、人材紹介やダイレクトリクルーティングなど総合的な就職の支援サービスを提供する事業部において、まとめた売上数値に問題がないかチェックし、経理部へ提出しています。
ユニット メンバー
CT 組織戦略室 HRSS チーム 管理ユニット メンバー(以下、管理部門メンバー)：
同じく、CT組織戦略室に所属しています。事業部では、月に平均160社前後の会社に対して請求書を発行しています。
どういった理由から、電子請求書導入の検討をはじめましたか?
経理部リーダー：
大きな理由は、電子帳簿保存法(電帳法)の改正と、インボイス制度への対応です。従来の請求書発行フローの一例では、自社の基幹システムに各事業部の担当者が入力した請求データを管理チームが CSVで出力し、メールに添付する形で経理部に提出していました。経理部では専用の自社アプリで請求書のPDFを作成し、事業部にファイルを渡します。顧客への請求書発行は事業部が担う流れでした。
自社アプリで作成した請求書のままでは、電帳法で求められる保存要件や、インボイス制度における適格請求書要件に対応できないため、2022年から電子請求書システムの導入を検討しはじめました。加えて、現状の請求書発行業務の効率化も図れたら、という思いもありました。
請求書の発行業務で課題となっていたことはありますか?
管理部門メンバー：
たとえば件数の多い月末締めだと、月初3営業日目の18時までに顧客に請求書をお送りする、という対応が厳しいことがありました。事業部から経理部に請求書データを送り、PDFで戻ってくるまでだいたい2営業日ほどかかりますし、さらにそこから中1営業日かけてメールの送信や郵送作業を行うため、ぎりぎりの作業になってしまうのです。郵送の場合だと、配達日数がかかるため請求書が顧客に届くのはさらに先になります。顧客側から営業担当に「いつ届きますか」とお問い合わせをいただき、管理チームと営業でやりとりすることも多々ありました。
顧客によっては、もっと早く請求書がほしいというご要望もあります。その場合は経理部も巻き込んでイレギュラー対応を行っていました。
電子請求書システムで『BtoB プラットフォーム 請求書』を選んだ理由も教えてください。
経理部リーダー：
弊社で使っている基幹システムとスムーズに連携できる点を重視しました。これまでのフローを大きく変えずに運用できればと考えていたんです。事業部から届くCSVのデータをなるべくそのまま活かせる形にしたかったので、専用フォームに変更が必要といったツールは選択肢から外しました。
また、実は複数の発注先が請求書の発行ですでに『BtoB プラットフォーム 請求書』を利用しており、弊社も一部の請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っていました。導入企業数が多いという実績にも背中を押されましたし、価格面も他社製品と比較すると、一番お値打ちだと感じたのも採用の理由です。
導入にあたり、心がけたポイントはありますか?
管理部門リーダー：
新しいシステムの導入によって、顧客からの問い合わせが増え、営業担当の対応工数が増える点を事業部として懸念していました。管理チームでどれだけ仕組み化して負担を削減できるかに重点を置き、インフォマート社のマニュアルを元に、営業用のマニュアルや、顧客用のマニュアルを作成・展開しました。新システム導入に対する反発が生まれない基盤作りは意識した点です。おかげさまで、大きな混乱もなく運用に至っています。
請求書のデジタル化で法令対応はもちろん、売上の拡大にも貢献
現在の利用状況を教えてください。
経理部リーダー：
現在は事業部の中でも、ハタラクティブ事業・キャリアチケット事業で発行する請求書を『BtoB プラットフォーム 請求書』に切り替えて運用しています。導入によって、経理部で担っていた「請求書の作成」というフローがなくなりました。事業部の管理チームが基幹システムから出力したCSVデータを『BtoB プラットフォーム 請求書』用の変換フォーマットに貼り付けてアップロードし、一括作成しています。
管理部門メンバー：
請求データの作成、アップロードにかかる作業時間は30分程度です。事業部内では、一括作成時に一度、発行の承認時にもう一度と、ダブルチェックを経た上で、上長承認を受けて発行予約を行います。アップロードから発行予約までの時間は半日程度になりました。
顧客への請求書発行日は契約で決まっているため変更していませんが、余裕もって発行準備ができるようになりました。到着遅れもないので営業担当が顧客から「いつ届きますか」と問い合わせを受けることもありません。
またもし、顧客から本来の契約より早く請求書がほしいとご要望があった場合も、以前は経理部へ連絡して早めに発行してもらう必要がありましたが、今は作成から発行まで事業部内で完結できるので、イレギュラーにもスムーズに対応できます。社内に負担をかけず先方の要望に応えやすくなって、事業部も社内も顧客も、いわば「三方良し」です。
法令対応以上の導入効果を得られていますね。
管理部門リーダー：
はい。その他にも、請求書発行の効率化により生まれた時間を使い、営業部門のノンコア業務を管理チームで巻き取って作業しています。できるだけ業務を簡素化し、その余白を売上の最大化につなげようという考えです。たとえば、外部企業のサービス利用料の支払等はこれまで、事業部の責任者が社内管理ツールで経理に報告をしていました。今は管理チームが一括して支払う形に変更しています。事業側の対応コストを下げるだけでなく、管理側としても販管費の分析が可能になり、コスト見直しの提案などもできるようになりました。
また、管理チームとしても『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書の状況が可視化され、債権の未回収を防ぐ対策がとれるメリットがありました。請求書送付してから7営業日経っても未開封の状態の顧客には、まず私たちから開封を促すメールをお送りします。さらに数日経っても動きのない場合は、営業担当から架電し、期日までの入金を依頼する体制が整っています。請求書を送付したエビデンスが双方にデータとして残っているので、請求書の紛失、再発行といった煩わしさからも解放されました。
新規取引は『BtoBプラットフォーム 請求書』利用を前提にし、デジタル化率を高める
今後の展望をお聞かせください。
管理部門リーダー：
現在は、新規の顧客には契約締結の際に、請求書は原則『BtoBプラットフォーム 請求書』のみとしています。法務部と連携し、基本契約に盛り込んでもらいました。請求書の受領時に紙や PDF が混在すると対応が増え、管理コストもかかります。営業や管理チームの工数削減と仕組化が狙いですが、結果として、営業と顧客、双方の負担を下げながら、デジタル化率は継続的に高まっています。
一方で、請求書業務に限らず人がしなくても良い作業、変えられる部分はまだ結構ありそうです。『BtoBプラットフォーム 請求書』の活用を広めつつ、その他の業務も見直していければと思っています。
経理部リーダー：
経理部も、請求書の作成業務はなくなりましたが、新規事業の数がどんどん増えており、空いた時間はそちらにスライドして工数は足りていない状態です。今後、新規事業が成長し、請求書の発行規模が大きくなってくれば、『BtoBプラットフォーム 請求書』の運用を横展開できればと考えています。
また、請求書の発行だけでなく、現在事業部ごとに受け取っている請求書を一元管理して月次の決算スピード早められないか、と受取のデジタル化の検討も進めています。間接部門全体のDX、またコストの削減は昨今の大きな主題であり、今後も取り組み続けてまいります。
※掲載内容は取材当時のものです。
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