支払通知書と請求書の発行にかかる時間を、電子化によって大幅短縮。
繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

― 御社の事業内容について教えてください。

アパレルメーカーとして、婦人服を企画・製造し、百貨店や服飾専門店様などに卸しています。その他に、直営店舗での小売りも行っています。

― まず、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の支払通知業務について教えていただけますか。

弊社では、洋服の生地やボタン、裏地といった素材、それから縫製工場などの完成品の仕入先に対して、支払日の前日までに支払通知書を送付します。送付先は約200社で、毎月700枚ほど送っていました。

弊社の支払通知書は、頭紙に来る用紙が少し厚みのある専用用紙になっており、そこに今月の支払額を印刷し、明細を同封して取引先に送ります。専用用紙は、外部に発注しなければならないうえに納品まで1か月かかるため、在庫に気を配らなければならず負担でした。

業務の流れとしては、まず月末で締めた後、翌月日頃に社内20確認が終了し、経理部に支払内容の明細が回ってきます。それをもとに支払金額を確認し、最終決裁が下りた段階で支払通知書の頭紙を印刷、明細と一緒にして、取引先に送付し25日に支払い、という流れです。

送付物を折込み、封入し、封筒を郵便局へ持っていく一連の作業に6時間ほどはかかります。しかし、その他の業務と並行して進めているため、丸1日かかっていました。25日の支払日より前に先方に届くように手配しなければなりませんので…