婦人ファッションアパレルの企画・製造・卸売および小売事業を展開されている株式会社ラピーヌ様。支払通知業務と請求書発行業務に負担を感じ、『BtoBプラットフォーム請求書』を導入されました。その効果について、経理部のご担当者様にお話をうかがいました。
ココがPOINT!
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1
「電子請求書」＋「郵送代行」により、送付業務を大幅削減
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2
支払通知書の送付にかかる時間が、毎月6時間→10分に短縮
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3
請求書発行にかかる時間が、毎月18時間→30分に短縮
専用用紙を使用した支払通知書。毎月700枚を送付
御社の事業内容について教えてください。
兼 経理部長
経営統括本部副本部長 兼 経理部長（以下、経理部長）：
アパレルメーカーとして、婦人服を企画・製造し、百貨店や服飾専門店様などに卸しています。その他に、直営店舗での小売りも行っています。
まず、『BtoB プラットフォーム請求書』導入前の支払通知業務について教えていただけますか。
経理部課長：
弊社では、洋服の生地やボタン、裏地といった素材、それから縫製工場などの完成品の仕入先に対して、支払日の前日までに支払通知書を送付します。送付先は約200社で、毎月700枚ほど送っていました。
弊社の支払通知書は、頭紙に来る用紙が少し厚みのある専用用紙になっており、そこに今月の支払額を印刷し、明細を同封して取引先に送ります。専用用紙は、外部に発注しなければならないうえに納品まで1か月かかるため、在庫に気を配らなければならず負担でした。
業務の流れとしては、まず月末で締めた後、翌月20日頃に社内確認が終了し、経理部に支払内容の明細が回ってきます。それをもとに支払金額を確認し、最終決裁が下りた段階で支払通知書の頭紙を印刷、明細と一緒にして、取引先に送付し25日に支払い、という流れです。
経理部課長：
送付物を折込み、封入し、封筒を郵便局へ持っていく一連の作業に6時間ほどはかかります。しかし、その他の業務と並行して進めているため、丸1日かかっていました。25日の支払日より前に先方に届くように手配しなければなりませんので、その作業はどうしても早く済ませなければなりません。
6時間かかっていた支払通知書の送付が10分に
『 BtoB プラットフォーム請求書』の導入経緯について教えてください。
経理部課長：
支払通知書を限られた時間で取引先様に送らなければならず、その期間はどうしても担当者に負担がかかることが悩みでした。どうにか改善したいと考えていたときに『BtoB プラットフォーム 請求書』の資料を拝見し、これは改善に役立ちそうだなと興味をもったのがきっかけです。
経理部長：
弊社では自社で開発した仕入管理システムを利用していますが、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入するに当たって、大きく改修する必要がなかったことも魅力でした。
導入後、作業はどのように変わりましたか？
経理部課長：
20日頃から作業がスタートするのは導入前と変わりませんが、そこからのスピードが早いですね。データをアップロードしたらすぐに仕入先へ支払通知書のデータが届きますので、作業自体は10分から15分ほどで終わります。
2人で計18時間かかっていた請求書の発行が、30分にまで短縮
次に、請求書の発行業務について、導入前はどのような流れだったのでしょうか。
経理部課長：
導入前は、圧着ハガキ形式で請求書をお送りしていました。圧着ハガキは、まず用紙に請求内容を印刷後、専用機械にかけて圧着します。しかし、しっかりくっついているかどうかの点検が必要ですし、紙詰まりも多く、常にそばで見ていなければなりません。プリンター、ハガキも専用ですので購入や管理にも手間がかかりました。
経理担当者：
弊社の請求書の締めは、15日、20日、月末とあります。それぞれの締め日に量の多少はあるものの、圧着ハガキの作成はつねに2人がかりで行っていて、合計すると1月あたり18時間ほどかかっていました。
導入後の変化について教えてください。
経理担当者：
導入後の現在は、1人で担当し、1月あたり合計30分ほどで終えています。今はまだ、導入後初めてお支払いする取引先様の登録作業を行ったりしていますので、今後はもっと時間を短縮できると思います。それに、圧着ハガキの購入や管理の手間が一切なくなった点も楽になりました。
支払通知業務と請求書の発行業務の双方で、郵送代行サービスをご利用されていますね。
経理部課長：
弊社の取引先様の規模や業務形態は様々で、電子化への対応が難しいケースもありました。そこで、すぐに電子化できない請求書については、オプションの郵送代行サービスを利用しています。弊社としては『BtoB プラットフォーム 請求書』上にデータをアップロードするだけで、自動で郵送を手配してもらえます。「電子請求書」に加えて「郵送代行」を利用することで、発行業務担当者が送付に費やす時間を削減でき、コスト以上のメリットを感じています。
今後は、さらに電子請求書の割合を高めていくことが課題です。その点、郵送代行で送られる書面には、電子化の案内と仮ID・パスワードが記載されていますので、そちらで取引先様に対し継続的にご案内しています。
業務改善で担当者に生まれた心の余裕
その他、『BtoB プラットフォーム請求書』導入による効果はありますか？
経理部課長：
私としては、心の余裕ができたことが大きいと感じています。個人的に業務の中で一番ストレスを感じるのは、封入作業などのルーティンワークが決算期などの忙しい時期に重なったときです。それに加えて臨時の業務が入ってくると「どれから手をつけるべきか」と悩み、仕事とはいえイライラしながら作業を続けなければならず…。そのルーティンワークがなくなることで、担当者にとっては時間だけでなく心にも余裕ができ、その他の業務を引き継ぐこともできるようになりましたし、部内にいい循環が生まれています。
経理部長：
マニュアル化などの事前準備に時間を使えるようになりました。弊社では例えば、決算手続きの際、小売店舗の手許現金の管理を経理がしなければなりません。店舗から報告書を出してもらうため、店舗とのやりとりも多くなります。今回の決算では、手許現金の管理についてマニュアルを作成し、全店に配布したことで細かなやりとりが減り、かなりの業務改善につながりました。
経理業務には色々と手のかかる作業があります。こうした事前準備は、今までのように時間に追われている状況ではできませんでした。導入からまだ半年ですが、直接的な業務効率の改善以上の効果があると感じています。
今後、目指していることなどはありますか？
経理部課長：
現在の支払通知業務は仕入の請求書に対するものですが、マネキンや店頭の什器といった経費の支払いに関する請求書の受取も電子化したいと考えています。やはり、紙の請求書ですと到着が遅れたり、処理したと思っていたものが止まっている、といったことがありますので。
それから、請求書業務のマニュアル化をしたいと考えています。それが構築できれば、現在は私と担当の2人しかできない業務を、他のものができるようになりますので。今回の導入をきっかけにさらなる改善を進めていきたいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
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