創業 130 年を超える老舗抹茶メーカーの株式会社あいや様。国内有数の抹茶の生産地、愛知県西尾市に本社を置き、業務用をメインにトップクラスのシェアを誇ります。毎月 300 通を越える請求書の発行先は、昔なじみの小さな取引先が多く、独自のやり方を長年積み重ねていました。担当者の負担が多く残業が発生する状況を改善するため、請求書の電子データ化に着手し、効率化されました。
ココがPOINT!
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1
1日がかりだった請求書発行業務が3時間あまりに短縮
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2
IT環境が整わない取引先も、請求書の郵送代行で対応
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3
独自の慣習も落とし込んだシステム構築を実現
引き継いでわかった、昔ながらの請求書発行業務
沿革と事業内容を教えてください。
市場開発部 市場開発課担当（以下システム担当）：
弊社の創業は 1888（明治 21）年に遡ります。本社のある愛知県西尾の地は、明治初期からお茶の栽培が本格化し、昭和になって抹茶の原材料となる碾茶（てんちゃ）の生産が飛躍的に高まりました。京都や静岡に比べると、あまり知られていないものの、実は「西尾の抹茶」は全国生産量の約 20％を占めています。
抹茶は様々な食品に使用され、ひとつのフレーバーとして認知されています。弊社はその先駆けとして、約半世紀前から抹茶を食品加工原料として、乳業メーカーや製菓メーカーへ提案し、市場を開拓してきました。現在は業界トップクラスの抹茶メーカーとして、業務用をメインに製造・卸販売を行っています。最近は小売にも力をいれ、また、海外向けの展開も積極的に行っています。
老舗ながら、先進的な取組みをされているようですね。
システム担当：
抹茶製造も全自動化している一方で、お茶を挽くのに最も大事な臼は、今でも石の茶臼なんですよ。1 台の茶臼で1時間に製造できる抹茶はわずか数十グラムと、手間と時間はかかりますが、抹茶は繊細で、摩擦熱でも風味が飛んでしまいます。熱を持たせずじっくり挽いてパウダー状に仕上げるには、いまだに石の臼を超えるものがないのです。また、高品質の抹茶を製造するために「目立て」と呼ばれる臼のメンテナンスが欠かせませんが、専門の職人はいまや全国でもわずかといわれます。弊社ではこの伝統職人を 6人、社員として擁し、師匠が弟子に匠の技を引き継いでいます。
管理部門の取組みで『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入されたのはなぜですか？
業務課 課長：
私が請求書業務を前任者から引き継いで四苦八苦していたところを見るに見かねて、大変そうだねと（笑）。責任者が1人で作業していたので毎回、発行の時期は残業が発生していたんです。
システム担当：
たまたま私も残業をしていた時に見かけまして。1 人でずっと何をしてるんだろうと思ったら、封筒をばーっと重ねて、請求書を手作業で送っているというので、驚きました。聞けば、請求書はミスが絶対に許されないため、責任者が慎重に処理し、神経を使う時間のかかる作業とのことでした。
何かよい方法がないか探していたところ、おつきあいのあるシステム会社さんから紹介されたのが『BtoB プラットフォーム 請求書』でした。他のサービスもいくつか比較検討しましたが、『BtoB プラットフォーム』は食の業界で認知度が高く信頼もあるのがポイントでした。調べてみると4割近い取引先が、すでに『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入していることもわかりました。
システム化で振り分け作業がゼロに。作業時間が激減
導入前は、どのようなご苦労があったのでしょうか。
業務課 課長：
請求書は毎月、20 日締めと末日締めの2度、食品メーカー、卸企業、昔ながらのお茶屋さんまで、あわせて300 社以上に発行します。印刷から封入、郵送まで手作業で行っていて、量の多い末日締めは発行業務だけで丸 1日がかり、20日締めも4、5時間かかっていました。
もっとも大変だったのは、基幹システムからまとまって印刷される請求書を、一つひとつ確認してより分ける作業です。茶業界で長く続くお店のため昔からの様々な商慣習がありました。たとえば翌々月払いなどで支払残高が残っていても、当月に購入履歴がない場合は請求書を送りません。明細を見てその請求書があれば取り除きます。
また、先方が指定した専用の書式に転記が必要な場合、原本の請求書を同封するのか破棄するのかは取引先によって扱いが違います。さらに、郵便振込用の振込用紙を同封する必要がある取引先もあります。顧客ごとの対応はマニュアルになっていますが覚えるのが大変で。間違いがあってはいけないため、様々な業務の中でも特に神経を使う作業でした。
請求書の電子データ化で、課題は解決しましたか？
業務課 課長：
専用伝票や、郵便振込用紙の同封が必要な取引先への発行作業は残っていますが、それ以外は電子データ化でき、印刷した請求書を振り分ける必要はありません。大きなストレスがなくなりました。全取引の約 60％が電子データ化していて、残りの手作業を含めても午前中の間に完了します。劇的な変化です。
実は正直なところ、導入当初は疑ってかかっていました。しかし、実際に導入してみたところ、最初のうちはエラーが出ることもあったものの、そのたびにインフォマートさんに丁寧にサポートしていただいて、やりやすいなと思いました。慣れてくると、基幹システムから『BtoB プラットフォーム 請求書』へのデータのアップロードは5 分もかかりません。スッと完了するので、気持ちいいです。
弊社の長年のお取引先には、家族単位で経営する小さなお茶屋さんなど、パソコンに馴染みのない方も少なくありません。そうした取引先にはオプション機能の『郵送代行サービス』 （※）で対応しています。紙の請求書を送っていたときと同様に、当月に取引がなければ残高があっても請求書を送らないようにシステムを組んでもらえたのもありがたかったです。
※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書
老舗の多い業界でも電子データ化の推進は可能
取引先からの反響はありましたか？
業務課 課長：
ネガティブな声は聞こえてきません。古くからのお取引先も多いので、先方がわからなかったらどうしようと気を遣いましたが、電子データ化を進める上でも郵送代行は安心材料になりました。最近はペーパーレスを推進する企業も増えてきて、「もう郵送しなくていいですよ」とおっしゃる取引先もあります。
今後の展望をおきかせください。
システム担当：
社会的にも IT 化、ペーパーレス化は進んでおり、環境問題もふまえて老舗であっても取組んでいく時代だと感じています。どのようにコストが削減でき、人が楽になり効率化につながるのか理解が得られれば、昔ながらの業界であっても電子データ化は進むと思います。弊社の請求書の電子データ化率は現在約 60％と、業界の中ではかなり高いのですが、今後は業界全体へも波及させてより比率を高めていきたいですね。
業務課 課長：
電子データ化率は60％といわず、80％くらいにはなってほしいですね（笑）。請求書の受取に何かしらのストレスを感じるのであれば、Webで見ていただければ早いし確実です。歴史ある企業として、伝統を重んじて守っていかなければならないものは守りつつ、社会の変化に柔軟に対応して変えていけるところは革新に取組んでいきます。
※掲載内容は取材当時のものです。
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