株式会社中特ホールディングス取材日 2019年9月26日

請求書の発行と受取、両方を電子データ化し効率アップ。
地方の中小企業が悩む、人材不足の解消につながりました。

利用サービス 請求書(受取・発行) | エリア 中国地方 | 業種 法人サービス
株式会社中特ホールディングス

山口県で産業廃棄物を収集・運搬し、セメント原料などに資源化する5社を傘下に持つ、株式会社中特ホールディングス様。グループ各社の本社機能を担うため、月末・月初は6社分の請求書業務が大きな負担になっていました。人手不足が深刻な地方の中小企業こそ、ITによる効率化が必要と、IT戦略室を立ち上げた橋本ふくみ代表取締役社長。その取り組みと電子請求書の効果を伺いました。

ココがPOINT!

経営者が意識を変えなければ、時代の変化に取り残される

― 事業概要を教えてください。

代表取締役社長 橋本ふくみ氏(以下、橋本社長):山口県を本拠地とし、持株会社中特ホールディングス(以下、中特HD)と、傘下の5社で中特グループを形成しています。主な事業は下水道の維持管理や産業廃棄物の収集・運搬、処理です。弊社の特徴と強みは、「廃棄するのではなく、いかに再生させ資源化するか」を追求しているところです。主力事業では、化学工場などから集めてきた廃棄物の約97%をセメントの材料として再生しています。また、県内の少子高齢化の実情で急増する空き家問題にも対応し、2018年から遺品整理などの片付け事業を本格的にはじめました。

実は、山口県は全国第4位の高齢化率で、県内人口の約1/3が65歳以上です。労働人口の減少が、山口県はより深刻な状況にあります。

代表取締役社長 橋本ふくみ氏代表取締役社長
橋本ふくみ氏

― 従業員の採用などに、ご苦労がありそうですね。

橋本社長:地方の中小企業はどこもそうだと思いますが、大きな課題です。近年は進学にともなう若年層人口の県外流出も顕著です。苦労して若い社員を獲得しても、ベテラン社員の残業が常態化して帰りづらい勤務環境では、離職につながってしまいます。社員を失うのは会社にとって死活問題ですので、業務を見直し、残業削減に取り組んでいます。

たとえば、ビジネスチャットツールの導入で、営業部は出先からでも見積書を作成して関係者と共有できるようにしました。帰社後の事務作業や煩雑なやりとりを軽減させたのです。AI(人工知能)やIoT(モノのインターネット)、ロボティクスと昨今のテクノロジーの進化は、目まぐるしいものがあります。本格的に取り組むため、2018年にIT戦略室を立ち上げました。専任者を配して、ITによる効率化を進めています。

― 失礼ながら、地方の中小企業の中では非常に先進的な取り組みではないでしょうか。

橋本社長:地方の中小企業だからこそ、時代の変化を痛感しているんです。昔のやり方のままでは、会社は生き残れません。働き方改革はトップダウンでやらなければ進まないし、トップが意識を変えなければ改革なんてできません。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入も、その一環ですか?

橋本社長:はい、属人化しがちな業務はなくしたいと思っていました。中特HDは、グループ5社の本社機能を担っており、請求書業務は全6社分を一度に処理します。経理財務の業務の中で、もっとも時間と人手をとられるのです。担当部署の総務管理部は毎月、繁忙期の月末月初に残業が発生している状態でした。

請求書業務の課題解決に、電子請求書を選択

― 導入前にはどのような課題があったのでしょうか。

総務管理部 部長(以下、総務部長):まず、受取業務は毎月約500通あまり届く請求書1通1通に、日付入りのゴム印を押して、グループ会社別に仕分けるところから始まります。5人の担当者がそれぞれ会社を受けもって入力していくのですが、取引先ごとに請求書の様式がバラバラで確認する欄が違うため、とても苦労していたんです。

総務管理部 経理財務グループリーダー(以下、経理リーダー):手書きのものや、消費税が別の欄にあるものもあり、入力ミスが起きやすい状態でした。蛍光ペンでラインを引くなどの対応をとっていましたが、非常に時間がかかる作業です。また、得意先への請求書発行の締め日は先方別に20日、25日、末日の3回にわかれており、量の多い25日締めと末日締めは処理に3~5営業日かかります。お客様によっては必着日があるので、会計システムとは別途エクセルで請求書を作ってお送りする場合もあります。まず請求書を発行してから受取業務にとりかかるので、損益開示をする毎月10日まではほぼ毎日残業している状態でした。

総務部長:効率化を考え、いわゆる指定請求書、こちらが決めた専用の様式で送ってもらうことを検討していました。そんな時、ある大手企業さんへの請求書発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』が指定されているのを、実務担当者が見せてくれました。「そんなのもあるのか」と。指定請求書を検討する以前に、もはや時代はペーパーレスなのではないか、と感じました。再生事業に取り組んでいる弊社にとっては、エコ活動にもつながります。そこで、他のシステムとも比較検討すべく、上京して国内最大級の経理ツールの展示会で情報収集してみました。

総務管理部 部長総務管理部 部長

総務管理部 経理財務グループリーダー総務管理部
経理財務グループリーダー

― 最終的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を選ばれた、決め手は何ですか?

総務部長:電子請求システムは何社かありました。その中で、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、発行だけでなく、受取業務にも対応している点が他社にない大きなポイントでした。実は当初、発行を電子データ化するという発想はなかったんです。大手企業ではない弊社がお得意先に「電子データで受け取ってください」なんて、言っていいのかな、と思っていましたので。しかし、話をきいてみると、他社でも実績があり、オプション機能の『郵送代行サービス』 (※)もあるとわかり、発行も受取も両方やってみようと決意しました。

※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書

人手の足りない中小企業だからこそITによる効率化を

― 導入の効果はいかがでしたか?

経理リーダー:グループ5社のうち、もっとも取引の多い3社で請求書の発行・受取を電子データ化しました。現在、発行は個別に処理が必要なごく一部をのぞいて約6割が電子データ化、約4割が郵送代行です。受取は現在、約半数が電子データです。どちらも、作業時間が劇的に短縮されたので、残業はなくなりました。

総務部長:これまでは総務管理部5人が総出で作業にあたっていましたが、手作業の負担がなくなりました。そこで、部署内を経理財務グループと総務人事グループにわけ、それぞれの業務に専念できるようになりました。今、経理財務グループは3人で、電子データ化した3社を1社ずつ担当しています。

― お客様からの反応はいかがですか?

総務部長:電子データ化したことでお叱りを受けるのではないかと覚悟していましたが、実際には、クレームはほぼありませんでした。むしろ「おたくは先進的じゃね」と感心していただき、「うちも導入してみたい」との声もありました。営業部門の協力が、かなり大きかったと思います。

― 今後の展望をお聞かせください。

総務部長:現在半数に留まっている受取の電子データ化率を高めつつ、グループ全体で共通のツールを使う体制にしたいです。

請求書の発行や入力は今後、IT化、自動化されていくでしょう。経理財務の担当者は、単純作業に労力を割くのではなく、より高度な仕事をしてほしいと思っています。出てきた数字を読み解いて分析する、ゆくゆくはそういうところを目指してほしいですね。

橋本社長:IT戦略室の本格的な取り組みはまだこれからですので、さらに働きやすい職場を目指します。社員は仕事だけでなく、自分のやりたいことに時間を使って、人生を楽しんでほしいです。そして、弊社と同じような中小企業には、どんどんIT化を進め、社会を変えていってほしいと思います。とにかくやってみて、何か問題があればまた考えればいい、それくらいの意識でぜひ取り組んでいただきたいです。

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株式会社中特ホールディングス
設立2012年4月2日
事業内容中特グループ各社の経営企画、総務、営業、環境安全に関する業務
代表者代表取締役社長 橋本 福美
本社所在地山口県周南市大字久米3078番地の1
企業サイトhttp://www.chutoku-g.co.jp/
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