年間約5万通におよぶ受取請求書のデジタル化に着手。
電子化による業務負担の軽減を実感しています。

職場環境を見てみると、紙の文書に溢れ、執務スペースも狭く、業務遂行にとって良くない状態が続いていました。そうした状態を改善するために、そもそも紙は必要なのか、より効率化が図られる業務改善はないのかという議論があり、電子決裁の導入やオンライン申請の受付といった具体的な方向性について考えられていった経緯があります。

― 鹿屋市での請求書業務について教えてください。

本市の登録事業者は約1,200社で、1年間に受け取る請求書はおよそ5万通にのぼります。現在でこそ電子請求書や電子決裁の運用を始めておりますが、それまでは、支払業務においては、各所属担当者が郵送または持参された請求書を受け取り、金額や振込先等の内容を確認した上で各部署にて財務会計システムへ入力して支出命令書を作成・印刷し、請求書を糊付けして各部署で印鑑（決裁）をもらい、最終的に会計部署での審査を経て、支払いされるという流れでした。これが年間5万通ですから、同じ作業を平均で月に約4000通、1日に200通ほど処理をしていました。

その他の課題として、市内には支所や出張所などの出先機関がいくつかありますが、出先機関で受け取った請求書については、支出命令書と一緒に、職員が車で会計部署がある本庁へ持ってこなければいけません。その移動にかかる負担も大きかったです。

2022年より、段階的に電子決裁システムを導入していたのですが、紙のやり取りは場面場面で依然として残っており、電子化のメリットが十分に活かされていませんでした。そのため、さまざまな課題を解決して業務負荷を軽減するとともに、電子決裁システムによる効果を高める必要がありました。

― そこで『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入いただいたわけですが、導入の経緯について教えてください。

2021年に横浜で開催された自治体のDX推進もテーマとしていたイベントで、当時の担当者が『BtoBプラットフォーム 請求書』の情報を得たと聞いています。

当時、私は総務課の働き方改革担当として内部事務の電子化・事務改善を進めるワーキンググループに参加しており、その中で電子請求書の存在を知りましたが、そもそも請求書をデジタル化するという発想がなかったので、驚くと同時に、ぜひ本市でも活用していくべきだと思いました。同じような感覚を持った人は多かったと思います。

― 他社サービスも比較検討されたと思いますが、決め手となったことはなんでしょうか。

他サービスは、導入済みの財務会計システムと機能が重なる部分があることやコスト面の課題がありました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は、そういった部分もクリアしておりましたし、導入実績が多かった点も決め手となりました。

― 導入にあたっては、取引先1,200社のうち、まず500社に周知・説明を行っています。

運用開始年の前年度の全取引を見て、取引件数の多い事業者を優先して、まずは500社に電子請求書の運用開始と説明会の案内を送付しました。説明会は、オンライン形式と対面形式で、運用開始前に実施しています。電子請求書への理解を求めたところ、約半数がBtoBプラットフォームIDの取得につながりました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後について教えてください。

2023年の10月から運用を開始しており、市役所の全ての部署で利用可能となっています。電子請求書を受信すれば、各部署の代表メールに通知が届きますし、受信状況はプラットフォーム画面ですぐに確認できます。届いた電子請求書は、画面上で件名や金額、振込先等を確認しながら財務会計システムに入力し、そのPDF化した請求書を添付して、支出命令書を起票し、電子決裁で上長や関係部署へ回送されるという流れです。

電子決裁の開始前は、紙で印刷した支出命令書に請求書を糊付けして、決裁を回しており、上長が不在のときには、押印を待つ時間も発生していたので、当時と比べると時間が大幅に削減されています。また、電子請求書の運用前は、紙で届いた請求書はスキャンしてPDFにして、それを添付するという手間もありましたし、会計部署に持参する必要もあったので、電子決裁と電子請求書により時間も手間も大きく縮減されました。

― 最後に今後の展望についてお聞かせください。

今年度中には、会計財務システムと『BtoBプラットフォーム 請求書』の連携を予定しています。連携されれば、届いた請求書がクリックひとつで、自動的に会計財務システムに取り込まれるので、職員が感じる手軽さ、便利さは更に向上するはずです。その実感を職員が得ることで、普段、各部署で取引している事業者に対する電子請求への切り替えの個別の依頼がより促進されると思います。また、郵便料金の値上げが予定されているため、事業者の方々としても電子請求書への関心が高まっていくものと考えています。我々デジタル推進課としては、今後も職員、事業者それぞれに電子請求の有用性を周知していく予定です。

冒頭でお話した「鹿屋市役所スマート化計画」に代わって、現在は「鹿屋市DX推進計画」を進めています。そこで掲げる基本的な考え方として「手段ではなく目的で進めるデジタル化」「サービスデザイン思考の徹底」があります。これをベースに、紙か電子かということではなく、それを利用する方々の視点に立ち、より利用しやすい方を選べる環境整備を目指していきたいです。