AI-OCRで2000社のFAX受注・リファックスを一括対応。
手作業・ミスが減り、業務効率が劇的に改善しました。

― 受注業務についてどのような課題があるのでしょうか？

マネージャー：現在、3,300社に及ぶ取引先のうち、約1/3からは『BtoBプラットフォーム 受発注』を通じてオンラインにて注文を受けています。しかし、残りの約2,000社、特に個人レストランや大学の学食など、デジタル化がまだ進んでいない取引先からは、依然としてFAXでの注文が中心です。

このFAXによる注文は、数名のスタッフが手作業で基幹システムへ入力する必要があり、大きな業務負担となっていました。

個人店からのFAXに加え、ホテル専門の購買サイトからの注文も、一つひとつメールを開き、手作業で基幹システムに入力しています。さらに、入力済みの受注データとすべての注文書を照合し、配送部門へ日々の手配分を送る作業も発生していました。

マネージャー：このままではまずい。その危機感が具体化したのは、社内ミーティングでのことでした。「10年後に会社の売上を倍にする！」という目標が掲げられた瞬間、私たちの間に走ったのは、喜びよりもむしろ冷や汗でした。

すでに受注業務は限界なのに、売上が倍になったらどうなってしまうんだろう。想像を絶する業務量。手作業には物理的な限界があります。しかも、商品の入れ替えは頻繁にあり、正確な商品知識がなければスムーズな手入力は不可能。一部のベテランしか対応できない属人化の問題が、会社の成長を阻む壁として立ちはだかっていたのです。このままでは、目標達成どころか、日々の業務すら立ち行かなくなる、そんな絶望的な未来が、一気に現実味を帯びました。

― そんな状況で『発注書AI-OCR（invox）』と出会われたのですね。選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

マネージャー：そうなんです！2〜3社をピックアップし、実際にトライアルを試したサービスもありましたが、既存の基幹システムとの連携がうまくいかず、泣く泣く断念。また振り出しに戻るかと諦めかけたその時、私たちは運命的な出会いを果たしたのです。それが『発注書AI-OCR（invox）』でした。

すでに導入している『BtoBプラットフォーム 受発注』と同じインフォマートが運営していると判明し、驚きと共に、大きな安心感を覚えました。これなら連携もスムーズにいくはずと直感的に確信し、すぐに連絡を取ったのです。他社にはなかった『リファックス機能』にも対応していたことも、導入の大きな決め手でした。

導入にあたっては、幸いにも社長が業務効率化に非常に理解があり、社内全体に新しいツールの導入に前向きな雰囲気があったのは大きな救いでした。